Лекція № 7Тема: « Організація роботи оперативних відділів аптечного складу.

План

1. Організаційна структура аптечного складу

2. Організаційні вимоги до діяльності аптечних складів

3. Приймальний відділ. Порядок приймання товару на аптечному складі

4. Оперативні відділи аптечного складу.Організаціяїх роботи. Порядок зберігання товару на складі

5. Порядок відпуску товарів з аптечного складу

6. Відділ експедиції, його завдання та функції

7. Особливості відпуску наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів, а також спецбланків ф-3 на державних (комунальними) аптечних складах

В ринкових умовах структура оптових фармацевтичних підприємств визначається логічними взаємовідносинами рівнів управління і функціо­нальних підрозділів (замовлення, зберігання, реалізація, фінанси, персо­нал), які дозволяють найбільш ефективно досягати цілей організації.

1.Організаційна структура аптечного складу

Модель організаційної структури аптечного складу (бази) визначається суб’єктом підприємництва самостійно і залежить від площі приміщень та обсягу роботи.

Основними відділами аптечного складу є:

-приймальний від­діл,

-оперативні (товарні) відділи,

-відділ експедиції.

Серед опера­тивних відділів обов’язково відокремлюють:

- відділ зберігання отруйних, наркотичних, психотропних лікарських засобів.

Інші оперативні відділи виділяють залежно від фізико-хімічних влас­тивостей лікарських засобів і впливу на них факторів зовніш­нього середовища (наприклад, відділ готових лікарських засо­бів, відділ зберігання ін’єкційних лікарських засобів, відділ збе­рігання галенових лікарських засобів, відділ зберігання пере­в’язувальних засобів, засобів санітарії і гігієни, відділ зберіган­ня тари і допоміжних матеріалів).

Також на аптечному скла­ді виділяють:

- транспортний відділ;

- допоміжні відділи (фасувальний, пакувальний).

Важливе місце займають відді­ли (сектори), які безпосередньо не пов’язані з рухом товару, а виконують функції управління (відділ маркетингу, бухгалте­рія, юридичний відділ, обчислювальний центр).

2.Організаційні вимоги до діяльності аптечних складів

Склад, площі, розміщення виробничих приміщень, їх упорядкування, обладнання та експлуатація повинні:

1. відповідати вимогам Державних будівельних норм, санітарних норм
   і правил, інших нормативних документів;

2. забезпечувати послідовність технологічного процесу, що включаєт такі етапи: приймання, зберігання, контроль якості, комплектацію, відпуск- відвантаження).

-Електрозабезпечення, опалення, освітлення, вентиляція, температу­ра і вологість повітря у складських приміщеннях повинні відповідати нормативним вимогам щодо будівельних і санітарних норм і правил та не впливати негативно (прямо чи опосередковано) на діючу речовину (суб­станції), готові лікарські засоби.

- Приміщення, де безпосередньо здійснюється зберігання лі­карських засобів, обладнуються шафами, стелажами, холодиль­никами, сейфами та іншим необхідним обладнанням.

-У при­міщеннях має підтримуватись певна температура і вологість повітря, що постійно контролюються.

- Для підтримання чистоти приміщення обладнуються при­пливно-витяжною вентиляцією та здійснюється щоденне во­логе прибирання із застосуванням дезінфекційних засобів.

Аптечні бази (склади) повинні бути обладнані приладами централь­ного опалення або іншими автономними системами опалення, які відпо­відають нормам пожежної безпеки. Не допускається опалення приміщень газовими приладами з відкритим полум'ям або електронагрівальними приладами з відкритою електроспіраллю.

При здійсненні торговельних операцій з лікарськими засобами спе­цифічних груп, а саме: отруйними та наркотичними, імунобіологічними та бактерійними препаратами, препаратами, що вимагають захисту від дії температури, вогненебезпечними та вибухонебезпечними, лікарсь­кою рослинною сировиною, дезінфекційними засобами, – суб'єкт госпо­дарювання повинен забезпечити особливі умови їх зберігання.

Лікарські засоби у виробничих складських приміщеннях повинні збе­рігатися на стелажах, піддонах, підтоварниках, у шафах, у холодильно­му та іншому спеціальному обладнанні для забезпечення умов збері­гання лікарських засобів відповідно до діючих вимог.

Установлення стелажів здійснюється таким чином, щоб вони розмі­щувалися на відстані 0,6-0,7 м від зовнішніх стін, не менше ніж 0,5 м від стелі та не менше ніж 0,25 м від підлоги. Стелажі щодо вікон повинні бути розташовані так, щоб проходи були освітлені, а відстань між стелажами становила не менше 0,75 м для забезпечення вільного доступу до товару.

Для підтримання чистоти повітря приміщення для зберігання по­винні бути обладнані припливно-витяжною вентиляцією з механічним спонуканням.

Складські приміщення повинні бути забезпечені термометрами і гігрометрами, які кріпляться на внутрішніх стінах сховища віддалено від нагрівальних приладів на висоті 1,5-1,7 м від підлоги та віддалі не мен­ше 3 м від дверей. У кожному приміщенні (кімнаті) має бути заведена карта обліку температури та відносної вологості.

Складські приміщення для зберігання вогненебезпечних та вибухонебезпечних речовин повинні бути ізольовані, захищені від світла прямих сонячних променів, атмосферних опадів та ґрунтових вод.

При відсутності окремих сховищ для легкозаймистих речовин допускається зберігання їх у загальних вогнетривких будівлях, а також у будівлях, поділених на секції при обов'язковій ізоляції приміщень, виділених для зберігання речовин, від сусідніх приміщень вогнетривкими стінами, які відповідають вимогам пожежної безпеки та узгоджені з органами Дер­жавного пожежного нагляду. Такі приміщення повинні мати вентиляцію.

За наявності на аптечній базі (складі) імунобіологічних препаратів загальний об'єм холодильного обладнання повинен забезпечувати відпо­відно до діючих вимог зберігання всієї кількості зазначених ліків, що містяться на базі (складі).

Матеріали для покриття стін, стелі, підлоги виробничих приміщень аптечної бази (складу) повинні допускати вологе прибирання з викорис­танням дезінфекційних засобів.

Поверхня виробничого устаткування, як ззовні, так і всередині, по­винна бути гладкою, виготовленою із матеріалів, стійких до дії лікарсь­ких засобів, витримувати обробку дезінфекційними розчинами.

Устаткування виробничих приміщень повинно розташовуватися та­ким чином, щоб не залишалося місць, недоступних для прибирання.

Санітарний стан приміщень та устаткування аптечної бази (складу) повинен відповідати діючим вимогам. Підлога миється не рідше одного разу на день, стіни і двері – не рідше одного разу на тиждень із застосу­ванням дезінфекційних засобів, стеля – один раз на місяць очищається від пилу. Устаткування підлягає прибиранню кожного дня. Раковини для миття рук та санітарні вузли миються і дезінфікуються кожного дня.

Для прибирання різних приміщень (виробничі приміщення, санітар­ний вузол) повинен бути виділений інвентар (відра, тази, щітки, ганчір'я), який маркується. Зберігання його здійснюється в спеціально визначено­му місці (кімната, шафа) окремо за призначенням.

Для лікарських засобів, що потребують особливих умов зберігання (отруйні, наркотичні, психотропні, вибухоне­безпечні, вогненебезпечні, легкозаймисті, термолабільні, імуно- біологічні, лікарська рослинна сировина), виділяють окремі при­міщення (або зони), які мають певні особливості обладнання.

3.Приймальний відділ.

Порядок приймання товару на аптечному складі

Приймальний відділ є найважливішим структурним підрозділом аптечного складу (бази), який здійснює приймання від постачальників і оприбуткування товару, оператив­ний контроль за його надходженням, розшук своєчасно не отриманих вантажів, вхідний контроль якості та розподіл товару, що надходить до складу,документальне оформлення і передачу прийнятого товару в оперативні (товарні) відділи складу для організації належного зберігання.

. Договір постачання - це угода, згідно з якою продавець повинен передати у зазначений термін певні товари покупцеві, а покупець - здійснити приймання товару та оплатити його. У договорі мають бути вказані такі реквізити:

• дата укладання договору;

• найменування покупця та продавця;

• найменування товару, його ціна, кількість;

• загальна вартість;

• вимоги до якості товару;

• термін та умови постачання;

• порядок і строки розрахунків;

• банківські реквізити;

• юридичні адреси сторін;

• відповідальність за порушення умов договору;

• термін дії договору;

• підписи сторін.

Договір укладається, як правило, строком на один рік.

Усі товарно-матеріальні цінності постачаються на аптеч­ний склад згідно з укладеними договорами.

Приймання товару за кількістю, якістю і вартістю здійснює прий­мальна комісія, головою комісії якої призначається завідувач приймаль­ного відділу або його заступник (він же – уповноважена особа з вхідного контролю якості ліків), а членами комісії – завідувачі відповідними опе­ративними відділами.

При малих обсягах товарообігу цю роботу здійснює уповноважена особа, тобто фахівець фарма­цевтичною освітою, на якого згідно з наказом керівника оптової фармацевтичної фірми покладено здійснення вхідного контролю якості ліків. Його прізвище, контактний телефон та форму зв'язку (телефон, факс, електронна пошта) слід повідомляти територіальній інспекції. До компе­тенції уповноваженої особи належить підготовка та оформлення виснов­ку щодо результатів вхідного контролю якості серій лікарських засобів з відміткою про передачу їх до реалізації.

До обов’язків приймальної комісії належать:

-приймає товар за кількістю, якістю, вартістю;

• визначення доброякісності товару, перевірка відповідності товару

наданим документам (сертифікатам, накладним), перевірка термінів придатності;

• приймання товару за номенклатурою і кількістю;

• оформлення акту приймання;

• вирішення питань про подальші дії у випадках, коли надійшов неякісний товар або є розбіжності у його кількості;

• передання товару до відділів зберігання;

• проведення роботи з митного очищення (випуск у вільний обіг на території України) ЛЗ і ВМП, які надійшли від іноземних постачальників.

При прийманні товару слід звертати увагу на термін придатності.

ЛЗ, що надійшли на склад, повинні мати запас терміну придатності не менше 80%, а бактерійні препарати — не менше 50%.

При відвантаженні зі складу залишковий термін придатності має складати не менше 60% та 40% відповідно.

Одержані фармацевтичні товари до їх передання в оперативні відділи складу (бази) повинні пройти процедуру вхідного контролю (перевірка відповідності одержаних ЛЗ супровідним документам щодо кількості, дозування, номерів серій, термінів придатності, реєстраційного статусу, найменування, лікарської форми, виробника, а також цілісності тари та упаковки, зовнішнього вигляду, маркування).

У разі виникнення сумніву щодо якості ЛЗ уповноважена особа направляє зразки у територіальну інспекцію для проведення лабораторних досліджень. До остаточного вирішення питання партії сумнівних ЛЗ перебувають у карантині ізольовано від інших ЛЗ із позначенням «Торгівля заборонена до окремого розпорядження».

Факт приймання товару підтверджується актом приймання.

У разі виявлення розбіжностей фактичної наявності товару і даних супровідних документів, оформляється «Акт про виявлені розбіжності у кількості та якості при прийманні товару».

Особливу увагу приділяють прийманню наркотичних, пси­хотропних лікарських засобів і спецбланків форми № 3. Для приймання цих товарів, згідно з наказом керівника аптечного складу, створюється по­стійна комісія у складі не менше п’яти осіб головою якої є заступник керівни­ка аптечного складу. У разі відсутності заступника керівника очолює комісію особисто керівник аптечного складу.

Комісія здійснює суцільну перевірку наркотичних, психо­тропних лікарських засобів, прекурсорів і спецбланків форми № 3, що надійшли від постачальників, на відповідність їх на­йменувань, якості, кількості, ваги та ін. даним, вказаним у су­провідних документах.

Результат приймання обов’язково оформлюється «Актом приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів та прекурсорів від постачальників»

4.Вимоги до приміщень та обладнання складських приміщень

Склад, площi, розмiщення виробничих примiщень, устаткування i експлуатація винні:

• вiдповiдати вимогам Державних будівельних норм (ДБН), санітарних правил i норм (САНПІН), iнших нормативних документів;

• забезпечувати послiдовнiсть технологiчного процесу,;

• площi (зони) для приймання i зберігання рiзних груп лiкарських засобів i їх вiдпустки, допоміжних матеріалів i тари повинні бути загальною площею не менше чим 250 кв. метрів (см. табл. 1).

Аптечний склад (база) обов'язково повинен мати: виробничi примiщення для приймання лiкарських засобiв та для зберiгання рiзних груп лiкарських засобiв з урахуванням їх фізико-хімічних властивостейi дії на них різноманітних чинників зовнішнього середовища: сильнодіючих, отруйних, наркотичних i психотропних, iмунобіологічних, бактерійних препаратів, термолабільних, вогненебезпечних, легкозаймистих, вибухонебезпечних, лікарської рослинної сировини, дезінфекційних засобів, тари, виробiв медичного призначення тощо.

Також аптечна склад має службово-побутовi примiщення: кiмната персоналу, обладнана умивальником; примiщення для зберiгання господарського інвентарю; туалет.

Загальні вимоги до о примiщень та обладнання складських примiщень наведенi у табл.1.

Таблиця 1

Вимоги до приміщень та обладнання складських приміщень

Складські приміщення повинні бути забезпечені термометрами I гiгрометрами, які крiпляться на внутрiшнiх стiнах сховища на висоті 1,5-1,7 м від підлоги i вiдстанi не менше 3 мвiд дверей. У кожному приміщенні (кімнаті) повинна бути заведена карта обліку температури і відносної вологостi. Контролюючi прилади повинні пройти калiбрування i перевірку.

Матеріали для покриття стiн, стелi, пiдлоги виробничих примiщень аптечної бази (складу) повиннi допускати вологе прибирання з використанням дезінфікуючих засобiв.

Пiдлога миється не рiдше за один раз на день, стiни i дверi – не рiдше за один раз на тиждень iз застосуванням дезинфiкуючих засобiв, стеля – один раз в місяць очищається вiд пилу. Устаткування підлягає щоденному прибиранню.

Аптечнi склади (бази), крiм виробничих приміщень повинні мати у своєму складі побутові, службові, додаткові приміщення. Мiнiмальний набір побутових примiщень включає: примiщення персоналу (0,75 кв. м на одного працiвника однієї робочої змiни, але не менше 8 кв. м), вбиральню, де наявні водопровiд, каналiзацiя (за розрахунком, але не менше 2 кв. м). До побутових примiщень також належать: гардеробна, душова, кiмната для вживання їжі (їдальня) тощо. Мінімальний набір допоміжних приміщень включає приміщення або шафи для зберігання предметів прибирання площею не менше 4 кв. м. До допоміжних примiщень також належать: примiщення для приготування дезiнфекцiйних розчинiв, операторська, архів, серверна, кімнати охорони, навчальні кабінети, приміщення для зберігання робочих засобів для навантажувально-розвантажувальних робiт тощо.

До службових примiщень належать: приміщення пiдготовки та обробки супровідної документації, кабінет завідувача, кабінет заступника завідувача, кiмнати персоналу, що бере участь у технологiчному процесi: опрацювання претензій та рекламацій, повернення, пiдготовка документів для виконання процесi в приймання, комплектації та відпуску/відвантаження продукції, приміщення (зони) для технологічного обладнання автоматизованих складів тощо. До додаткових приміщень належать: коридори, тамбури, сходовi клітки, ліфтові шахти, електрощитовi, бойлерні, венткамери (шахти) тощо.

Приміщення (зони) для зберiгання iнвентарю для прибирання виробничих приміщень та примiщення (зони) зберiгання робочих засобів для навантажувально-розвантажувальних робiт можуть знаходитись у виробничих примiщеннях.

Розмiщення приміщень аптечного складу (бази) повинно виключати необхідність проходу працiвникiв для переодягання у спецiальний одяг через виробничі приміщення.

Матерiали для покриття стін, стелі, підлоги виробничих приміщень аптечного складу (бази) повинні допускати вологе прибирання з використанням дезінфекційних засобів.

Поверхня виробничого устаткування як ззовнi, так i всередині повинна бути гладкою, виготовленою iз матерiалiв, стійких до дiї лiкарських засобів, витримувати обробку дезінфекційними розчинами.

Устаткування виробничих приміщень необхідно розташувати таким чином, щоб не залишалися мiсця, недоступнi для прибирання.

Устаткування (інвентар), що застосовують для миття й очищення, необхідно вибирати і використовувати так, щоб воно не стало джерелом контамінації. Для прибирання різних приміщень та/або зон (виробничих; вбиралень; службових, побутових, допоміжних, додаткових) повинен бути виділений окремий iнвентар (вiдра, тази, щітки, ганчiр’я), який маркується. Зберiгання його здійснюється в спеціально визначеному місці (кімнати, шафи) окремо за призначенням. Інвентар для прибирання вбиральнi зберігається окремо.

Керіництво складу повинно забезпечити, щоб кожна особа, яка входить у складські приміщення (зони), носила захисний одяг, що відповідає виконуваним нею операціям.Забороняється їсти, жувати, пити, палити, а також зберігати харчову продукцію, напої, тютюнові вироби та особисті лікарські засоби у складських зонах.

Приміщення (зони) аптечного складу (бази) мають бути чітко марковані. Доступ у виробничі примiщення (зони) повинен бути дозволений уповноваженому на це персоналу iконтролюватися.

Приміщення та устаткування кімнати персоналу аптечного складу (бази) повинні забезпечити утримання та схоронність особистого та технологічного одягу вiдповiдно до вимог санітарно-епiдемiчного режиму, а також можливість уживання їжi та вiдпочинку (обладнанiшафами для одягу, холодильником, меблями).

У кімнаті персоналу дозволяється не розмiщувати холодильник та меблі, призначенi для уживання їжi, якщо у лiцензiата є окреме примiщення для приймання їжi i для проходу до нього не потрібно виходити за межі будівлі.

Лікарські засоби у виробничих примiщеннях повиннi зберiгатися на стелажах, піддонах, підтоварниках, у шафах, холодильному та iншому спеціальному обладнанні для постійного забезпечення умов зберігання лікарських засобів відповiдно до вимог, визначених виробником.

Зазначена вимога не поширюється на примiщення аптечних складiв (баз), якi займаються оптовою торгівлею виключно медичними газами..

Виробничi примiщення (крім примiщення для зберiгання тари) повинні бути забезпечені вимірювальними засобами для температури та відносної вологості. Для кожного виробничого приміщення повинні бути забезпеченi реєстрацiя та контроль температури i вiдносної вологостi. Записи про температуру i вiдносну вологiсть слiд регулярно перевiряти.

Неробхідно забезпечувати справність усіх вимірювальних засобів та проведення їх регулярної метрологічної повірки.

Виробничi примiщення для зберiгання вогненебезпечних та вибухонебезпечних речовин повинні бути iзольованi, захищенi вiд свiтла прямих сонячних променiв, атмосферних опадiв та ґрунтових вод. Розміщення таких примiщень у підвалах, напiвпiдвалах та в цокольних поверхах не допускається.

Зони (примiщення) приймання лікарських засобів та вiдпуску/вiдвантаження мають бути вiдокремленi вiд зон зберiгання i забезпечувати належний захист лiкарських засобiв вiд несприятливих погодних умов пiд час вантажних робiт. Отримані лiкарськi засоби пiдлягають вхiдному контролю якостi.

За наявностi на аптечному складi (базi) iмунобiологiчних препаратiв – обовʼязково наявність холодильнків.

На аптечному складi (базi) повинен протягом не менше трьох років зберiгати документи, що пiдтверджують факт купiвлi або продажу, iз зазначенням дати, назви, кількостi, серії та терміну придатності отриманих та поставлених лікарських засобів, iнформації про покупця (постачальника) та його ліцензії. Повинна бути забезпечена можливість відстеження руху кожної серії лiкарського засобу.

Лікарські засоби, термін придатності яких минув, не підлягають поставці (продажу) та зберігаються окремо від придатного до реалізації запасу лікарських засобів до їх утилізації або знищення.

5.Основні вимоги до складських зон

Необхiдно вживати заходи для попередження доступу стороннiх осiб до складських зон. Складські зони мають бути достатньої місткостi для забезпечення впорядкованого зберiгання різних видiв матерiалiв та продукції.

Складські зони мають бути спроектовані або пристосовані для забезпечення належних умов зберiгання. Якщо на етикетках продукції зазначено спеціальні умови зберігання (температура, відносна вологість), їх необхідно забезпечити, перевіряти, контролювати та реєструвати. Матеріали та лікарські засоби не слід розміщувати на підлозі; вони мають бути розміщені на належній відстані для забезпечення можливості прибирання та iнспектування. Піддони слід підтримувати у належному стані щодо чистоти та справності.

Складські зони мають бути чистими, без накопичення зайвих речей та без шкідливих тварин i комах.

Також має бути програма щодо контролю наявності шкідливих тварин та комах (у письмовому вигляді).

В місцях отримання та відвантаження матерiали та препарати мають бути захищені вiд дії погодних умов.

Матерiали та лiкарські засоби необхідно зберiгати в умовах, що забезпечують пiдтримання їх якості. Має бути забезпечена відповідна оборотність товарного запасу. Необхідно дотримуватись принципу: «першим отриманий / першим відпущений».

Відбраковані матеріали та лiкарськi засоби слід ідентифікувати та зберігати у карантині, щоб запобігти їх використанню до прийняття щодо них остаточного рішення.

Наркотичні лікарські засоби слід зберігати згiдно з вiдповiдними положеннями чинного законодавства та чинних регуляторних вимог щодо

наркотиків. Зламанi чи ушкодженi одиницi слiд вилучати iз придатного до використання запасу та iзолювати. Складськi зони мають бути достатньо освiтленими, щоб усi операції можна було виконувати правильно та безпечно.

Оперативні відділи аптечного складу .Організаціяїх роботи.

Порядок зберігання товару на складі

Оперативні (товарні) відділи або виробничі приміщення складу при­значені для розміщення і зберігання отриманих від приймального відділу (сектору) лікарських засобів і виробів медичного призначення у відпо­відності з чинними принципами.

Кількість оперативних відділів визначається згідно з обсягами та асортиментом лікарських засобів, що зберігаються.

Оперативні відділи призначені для зберігання різних груп товарів. На аптечному складі, як правило, виділяються такі оперативні відділи: наркотичних, психотропних ЛЗ та прекурсорів; готових лікарських засобів; ін’єкційних препаратів; бактерійних препаратів і кровозамінників; сипучих ЛЗ; галенових препаратів; антибіотиків та вітамінів; зберігання спирту етилового, різних груп лікарських засобів з урахуванням їх фізико-хімічних власти­востей та дії на них різноманітних факторів зовнішнього середовища, відділ зберігання вогне- та вибухонебезпечних ЛЗ; перев’язувальних засобів; предметів догляду за хворими тощо.

ЛЗ та ВМП зберігаються в оперативних відділах у відповідності до їх фізико-хімічних властивостей та чинних нормативних документів (Належна практика зберігання, Наказ МОЗ України №44 від 16.03.1993 р.).

Крім цього, на складі повинен бути відділ, виробниче приміщення або зона зберігання тари та товароносіїв.

Структурним підрозділом аптечного складу, який здійснює пакуван­ня товарів, що надійшли з оперативних відділів, розподіл їх за покупця­ми, оформлення транспортних документів, а також передачу товару ап­текам в разі самовивозу, є відділ (сектор) експедиції.

Оперативні відділи виконують такі функції:

• здійснюють приймання товарів, які надходять на аптечний склад згідно з укладеними договорами постачання (контрактами);

• здійснють оперативний контроль за надходженням ванта­жів і розшук вантажів, які своєчасно не надійшли до складу;

• документально оформлюють надходження товарів та їх пе­редачу до відповідних оперативних (товарних) відділів, здій­снює облік цих товарів.

Приміщення відділів повинні відповідати обсягам роботи і всім вимогам, що забезпечують збереження відповідних груп товарно-матеріальних цінностей: наявність вентиляції, охоронно-пожежної сигналізації, дотримання необхідного температурного режиму, освітлення тощо.

Для контролю за температурою та вологістю у складських приміщеннях мають бути встановлені термометри та гігрометри. Товари у відділах розміщуються на стелажах за найменуваннями, серіями та термінами придатності. На кожне найменування заводиться стелажна картка, де вказується серія, термін зберігання, кількість одержаного і відпущеного товару.

Виконання функцій зберігання і комплектації медичних і фар­мацевтичних товарів покладено на оперативні відділи аптеч­ного складу (бази).

У цих відділах відбувається розміщення і зберігання отри­маних від приймального відділу товарів відповідно до чинних вимог. Товарно-матеріальні цінності розміщуються і зберігають­ся з урахуванням їх фізико-хімічних властивостей. На стела­жах (або в шафах) лікарські засоби розміщуються відповідно до назв, серії, термінів придатності. Для контролю за терміна­ми придатності до стелажа (або шафи) прикріплюється стелажна картка, в якій вказують найменування товару, його кількість, серію, термін придатності та строк його закінчення. Облік товарів, що знаходяться в оперативних відділах, здій­снюється за допомогою спеціально створених комп’ютерних програм. Товар надходить до відповідного оперативного від­ділу на підставі актів приймання-передачі. Дані про товар, що надійшов, заносять до прибуткового реєстру.

Співробітники оперативних відділів складу несуть матеріальну відповідальність за збереження отриманих товарів і здійснюють їх облік як у натуральних, так і у грошових показниках.

Порядок відпуску товарів з аптечного складу

Реалізація фармацевтичної продукції з аптечного складу від­бувається на підставі замовлень, що отримані від аптек, ліку­вально-профілактичних закладів або інших організацій.

Замов­лення може надійти:

1. у письмовій формі (на відповідному блан­ку);

2. переданим телефоном, факсом, електронною поштою тощо.

При надходженні даних про замовлений товар до певного оперативного відділу працівник відділу відбирає потрібний товар, враховуючи залишковий термін придатності. При від­пуску товару з аптечного складу залишковий термін придат­ності повинен становити не менше 60% (від загального термі­ну придатності, що вказаний на етикетці), а для бактерійних препаратів - не менше 40%.

Медична продукція зі строком придатності понад два роки може відвантажуватися покупцеві, якщо залишковий тер­мін придатності становить не менше 1,5 року.

Постачання ме­дично-фармацевтичної продукції з меншим залишковим тер­міном придатності дозволяється лише за згодою покупця.

Облік товарів, які відпущені з опе­ративного відділу, здійснюється у витратному реєстрі.

При пе­редачі товарів до відділу експедиції виписується витратна на­кладна (або видатковий реєстр) у двох примірниках (один за­лишається в оперативному відділі, другий разом з товаром над­ходить до відділу експедиції).

Періодично у кожному оператив­ному відділі складається товарний звіт, в якому відображають­ся всі надходження та витрати товару за звітний період і ви­значається сума залишків.

При централізованій доставці товару покупцям транспорт­ний відділ здійснює вивезення товару з території аптечного складу. Для цього мають бути товарно-транспортні докумен­ти на товар і спеціальна перепустка, яка передається службі охорони.

Відділ експедиції, його завдання та функції

Постачання аптечної мережі, ЛПЗ, інших підприємств, організацій, установ здійснюється за їх вимогами через відділ експедиції.

До функцій відділу експедиції належать:

• пакування товарів, що надійшли з оперативних відділів;

• комплектація замовлення на підставі оформленої товар­но-транспортної накладної;

• розподіл їх за покупцями, оформлення транспортних до­кументів, а також передавання товарів покупцям у разі їх са­мовивозу.

Аптечний склад обладнується сучасними засобами механізації, інноваційними конвеєрними лініями.

Комплектування замовлень здійснюється роботами під управлінням операторів. Пакування товарів на складі відбувається у ящики, мішки, контейнери тощо у відділі експедиції або безпосередньо у відділі зберігання (у даному випадку експедиція приймає товар за кількістю місць, вказаних у накладній). Вивезення вантажів з території аптечного складу здійснює транспортний відділ при наявності товарно-транспортних накладних і спеціальної перепустки, в якій зазначені маршрут, одержувач товару, номер транспортного засобу і дата.

При централізованій системі доставки фармацевтичних товарів транспортом складу найбільш зручною є контейнерна форма, при якій замовлений товар для кожної аптеки збирають у її власний контейнер, який опечатують і доставляють до місця призначення.

Відповідно до чинного законодавства аптечні склади (бази) як суб’єкти підприємницької діяльності можуть одержати дозвіл (ліцензію) на здійснення роздрібної реалізації ЛЗ і ВМП та відкрити свою аптечну мережу.

Облік надходження, руху ЛЗ і ВМП на аптечних складах (базах) із зазначенням постачальників, асортименту їх продукції, якісних характеристик, цін та інших даних, також як і всі дані з відправки фармацевтичних товарів здійснюються за допомогою спеціальних програм складського обліку.

При централізованій доставці товару покупцям транспорт­ний відділ здійснює вивезення товару з території аптечного складу. Для цього мають бути товарно-

9.Особливості відпуску наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів, а також спецбланків ф-3 на державних (комунальними) аптечних складах

Відпуск наркотичних і психотропних ЛЗ, прекурсорів та спецбланків форми №3 з аптечних складів здійснюється лише матеріально відповідальним особам державних та комунальних закладів охорони здоров’я, перелік яких затверджений наказами керівників обласних (міських) управлінь охорони здоров’я або аптечних управлінь, керівниками обласних (міських) державних об’єднань (підприємств) «Фармація».

Відпуск здійснюється на підставі замовлень-вимог, оформлених на відповідному бланку, що завірений круглою печаткою аптеки (або іншого закладу) та підписом керівника. Супровідні документи (рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна) на ці лікарські засоби виписуються окремо від інших товарів і кількість пи­шеться словами. Відпуск цих лікарських засобів здійснюється безпосередньо з відділу зберігання отруйних, наркотичних, психотропних лікарських засобів особі, яка має окреме дору­чення. У дорученні вказують найменування і кількість отри­маних лікарських засобів, причому кількість пишеться слова­ми. Термін дії доручення не більше 10 календарних днів. Перед відпуском працівник складу перевіряє відповідність наймену­вань і кількості лікарських засобів, що підлягають відпуску, даним, які вказані у супровідному документі, правильність їх пакування та проставляє свій підпис у супровідному до­кументі. Представник аптеки, перевіривши найменування та кількість лікарських засобів, які отримує, також проставляє свій підпис у супровідному документі (рахунку-фактурі, то­варно-транспортній накладній).

Якщо наркотичні, психотропні, отруйні лікарські засоби та прекурсори відпускаються з аптечного складу у вигляді по­рошків, таблеток чи драже у масі «ангро», упаковка має бути опечатана і містити етикетку, на якій зазначено назву аптеч­ного складу, найменування лікарського засобу, номер і дату аналізу, номер і дату фасування, кількість, підпис особи, що розфасувала даний лікарський засіб.

Якщо аптека отримує ці лікарські засоби на умовах самовивозу (службовим автомобі­лем), то у вимозі-замовленні вказують номер автомобіля. Крім водія, має бути особа-супровідник. У супровідних документах на відпуск етилового спирту зазначають його концентрацію та кількість (прописом).

Приймання, зберігання, відпуск і облік наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів здійснюється згідно з Порядком провадження діяльності, пов’язаної з обігом наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів, та контролю за їх обігом (Постанова КМУ №589 від 3.06.2009 р.) та Порядком обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів у закладах охорони здоров’я України (Наказ МОЗ України №360 від 19.07.2005 р.).

Для зберігання цих груп фармацевтичних товарів повинні бути виділені окремі приміщення — матеріальні кімнати, обладнані згідно з Вимогами до об’єктів і приміщень, призначених для здійснення діяльності з обігу наркотичних засобів, психотропних речовин, прекурсорів та зберігання вилучених з незаконного обігу таких засобів і речовин, затверджених Наказом МВС України №216 від 15.02.2009 р.

Для приймання наркотичних і психотропних ЛЗ, прекурсорів та спеціальних рецептурних бланків форми №3 наказами керівників аптечних складів повинна бути утворена постійна комісія у складі не менше 5 осіб, у тому числі з дублюючим складом членів, під головуванням заступника керівника аптечного складу.

Склад комісії слід перезатверджувати у разі зміни голови комісії, матеріально відповідальних осіб відділу та інших членів комісії. За відсутності заступника керівника аптечного складу комісію повинен очолювати керівник аптечного складу.

Комісія має здійснювати суцільні перевірки всіх наркотичних і психотропних ЛЗ, прекурсорів та спецбланків форми №3, що надійшли від постачальників, на відповідність їх найменувань, якості, кількості, ваги тощо, зазначених у супровідних документах постачальників.

Результати цих перевірок повинні оформлятися незалежно від наявності чи відсутності розходжень письмовими актами одразу ж після закінчення перевірок.

Наркотичні ЛЗ і спецбланки форми №3 в аптечних складах зберігаються у замкнених вогнетривких сейфах.

Зберігання психотропних ЛЗ і прекурсорів має бути забезпечено у вогнетривких замкнених сейфах або в замкнених металевих шафах, надійно прикріплених до підлоги чи стіни. На внутрішній поверхні дверцят сейфа або шафи має бути розміщений перелік наркотичних засобів, психотропних речовин або прекурсорів, які зберігаються в них. Усі сейфи і металеві шафи повинні мати надійні і справні замки.

Кімнати, сейфи та металеві шафи в аптечних складах, де зберігаються наркотичні та психотропні ЛЗ, спецбланки форми №3 та прекурсори, після операцій з ними повинні замикатись, а після закінчення робочого дня — опечатуватися чи опломбовуватися та здаватися під охорону згідно з Типовими вимогами.

Ключі від кімнат, сейфів і металевих шаф, де зберігаються наркотичні та психотропні ЛЗ, прекурсори та спецбланки форми №3, а також печатки і пломбіратори, мають знаходитися у матеріально відповідальних осіб, уповноважених письмовим наказом керівника аптечного складу.

Відпуск наркотичних і психотропних ЛЗ, прекурсорів та спецбланків форми №3 з аптечних складів здійснюється лише матеріально відповідальним особам державних та комунальних закладів охорони здоров’я, перелік яких затверджений наказами керівників обласних (міських) управлінь охорони здоров’я або аптечних управлінь

Вправи для самостійного виконання:

1. Підберіть правильні відповіді:

Відділ оптової Його задачі

фармацевтичної фірми

1. – відділ маркетингу а. на яких умовах реалізувати;

2. - відділ постачання б. у кого закупити

3. - відділ збуту в. що закупити

2.У збутовій діяльності оптові фармацевтичні фірми викорис­товують такі системи продажу:

1 - _______________________________________________________________;

2 - _______________________________________________________________;

3 - _______________________________________________________________;

4 - _______________________________________________________________.

3.Площа виробничих приміщень аптечного складу (бази) повин­на становити не менше ніж:

а) 50 кв. м. г) 200 кв. м.

б) 100 кв. м. д) 250 кв. м.

в) 150 кв. м. ж) 300 кв. м.

4.Стелажі на аптечному складі встановлюються таким чином, щоб вони розміщувалися на відстані ______ від зовнішніх стін, не менше ніж __ від стелі та не менше ніж__ від підлоги. Відстань між стелажами не менше ______.

5.Підберіть правильні відповіді:

Періодичність прибирання Його об'єкти на аптечному складі

1. – не рідше одного разу на день а. підлога

2. - не рідше одного разу на тиждень б. стіни і двері

3. - не рідше одного разу на місяць в. стеля

г. устаткування

6. У випадку сумнівів щодо якості лікарського засобу уповнова­жена особа аптечного складу з вхідного контролю якості ліків:

1. - повертає лікарський засіб фармацевтичній фірмі-постачальнику;

2. - направляє зразки лікарського засобу у відділ контролю якості фірми-виробника для проведення лабораторних досліджень;

3. - направляє зразки лікарського засобу у територіальну інспекцію з контролю якості для проведення лабораторних досліджень.

Контрольні запитання

1. Характеристика типової організаційної структури суб'єктів гос­подарювання, які здійснюють оптову реалізацію ліків.

2. Завдання та функції аптечних складів (баз).

3. Організаційні вимоги до діяльності аптечних складів (баз).

4. Функції основних відділів аптечних складів (баз).

5. Обов'язки уповноваженої особи аптечного складу (бази) з вхідного контролю якості лікарських засобів.

6. Методика вхідного контролю на аптечному складі (базі).

7. У чому полягають особливості приймання і зберігання наркотичних засобів?