«ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ І ЖИТТЄВИЙ УСПІХ: Як організувати себе і своє життя?»ТРЕНІНГ-ЗУСТРІЧ

Опис документу:
Як раціонально використовувати ресурс часу? Для скорочення непродуктивних витрат цього ресурсу існують спеціальні методики. У статті розглянуто теоретичні основи використання робочого часу, порядок реалізації різних етапів тайм-менеджменту і з'ясування причин дефіциту часу.

Відображення документу є орієнтовним і призначене для ознайомлення із змістом, та може відрізнятися від вигляду завантаженого документу. Щоб завантажити документ, прогорніть сторінку до кінця

Перегляд
матеріалу
Отримати код Поділитися

[Введите название документа]

Психолого-педагогічний тренінг-зустріч

Тема: «Тайм-МЕНЕДЖМЕНТ і життєвий успіх: Як організувати себе і своє життя?».

Як раціонально використовувати ресурс часу? Для скорочення непродуктивних витрат цього ресурсу існують спеціальні методики. У статті розглянуто теоретичні основи використання робочого часу, порядок реалізації різних етапів тайм-менеджменту і з'ясування причин дефіциту часу.

Мета: розкрити все розмаїття можливостей раціонального використання та економії власного часу, ознайомити з методикою скорочення непродуктивних витрат часового ресурсу.

Завдання: розгляд теоретичних основ використання робочого часу, виявлення причин дефіциту часу, практичне здійснення різних етапів методики тайм-менеджменту.

ХІД ЗАХОДУ

Привітання

Нетрадиційним способом: торкнутися по черзі долонями, потім колінами. Метод виконання «карусель».

Вступне слово

Психолог. Усім відома істина «Час гроші», схоже, починає змінювати своє значення: час стає дорожчим від грошей. За словами одного з найкращих аналітиків і практиків у сфері брендингу Марка Гобе, «час стає дорожчим від грошей». Із цим важко не погодитися.

Час — сьогодні найнеобхідніший ресурс для досягнення життєвого успіху, який має особливу специфічну властивість: він є незворотним. Тобто якщо обладнання можна придбати чи виготовити, сировину і матеріали також не потрібно довго розшукувати, то згаяний час неможливо повернути, як неможливо повернути і втрачені можливості. При цьому специфічність часу полягає ще й у тому, що кожна людина наділена ним рівною мірою, а саме 1440 хвилин або 86400 секунд на день не більше і не менше. Проте комусь цього часу цілком вистачає для реалізації певних завдань чи задумів, а комусь катастрофічно бракує. Давайте спробуємо проаналізувати свій час.

Вправа «Мій час»

Учасникам пропонують намалювати кругову діаграму з такими секторами:

  • моя професійна діяльність;

• побутові (хатні) справи;

• особисте життя;

• розваги, задоволення.

Діаграма має відображати реальний розподіл часу людини. Далі малюють таку саму діаграму, але вже не з реальним, а з бажаним розподілом. Обговорення:

  • Чи є відмінності між першою та другою діаграмами?

  • Чи влаштовує вас такий розподіл реального часу?

  • Що треба зробити, аби задовольнити своє невдоволення?

  • Від кого (чого) це залежить?

Психолог. Свого часу Ніцше сказав: «Людину, яка не може витратити понад 16 годин на добу особисто на себе, слід називати рабом». Отже, потрібно зробити так, щоб побутова робота стала розвагою, а професійна діяльність приносила задоволення. Хтось із відомих людей сказав: «Правдива свобода волі — коли людина радісно робить те, що повинна».

Рухлива вправа «Я їду, я теж...»

Інформаційний блок

Психолог. Незважаючи на те, що робочий час сучасного педагога складає приблизно 18— 20 год на тиждень, усім відомо, що насправді робочий день учителя — ненормований, адже майже весь його вільний час іде на підготовку до уроків, перевірку зошитів, написання конспектів, методичних посібників, розробку планів і заходів з виховної роботи, самоосвіту. Хоч як старається педагог, йому часто все ж не вдається завершити всі намічені справи до заданого терміну. При цьому наростає гнітюче відчуття безпорадності перед лавиною проблем, які терміново потребують втручання, і відчуття того, що брак часу, як нестача повітря, незабаром призведе до того, що проблеми просто розчавлять людину. Усе це спричиняє хронічний стрес, що ще більше погіршує психологічний стан людини. Така ситуація в сучасному суспільстві — типова. Напевно, кожна людина може пригадати чимало випадків, коли за один день вона повинна була розв'язати купу проблем, побувати у багатьох місцях, при цьому ніяк не могла вирішити, в якому порядку все це найкраще зробити. А усвідомлення того, що неможливо одразу і швидко розв'язати проблему розподілу часу, що через це можна не встигнути або пропустити щось важливе — дуже сильно пригнічує, зміцнює нервуватися, псує настрій, що, зрештою, негативно позначається на фізичному і психічному стані, працездатності та зменшує ймовірність того, що все задумане на день буде реалізовано. Напевно, майже кожна людина може пригадати і купу справ, відкладених «на потім», «у довгий ящик», які начебто потрібно зробити, але «ніяк руки не доходять». У такій ситуації єдиним рішенням може стати лише застосування спеціальних прийомів і методів, які мають загальну назву «тайм-менеджмент». Саме слово «тайм-менеджмент» перекладається з англійської мови як «управління часом», однак слід зауважити, що часом керувати неможливо. Справді, кожна людина має однакову кількість часу. Неможливо якось вплинути на його кількість або плин. «Управління часом» — це просто гучна назва того, що, по суті, є самодисципліною, самоорганізацією, які прискорюють вирішення проблем, здійснення планів, дій та задумів. Це технологія раціонального використання часу.

Одним із корифеїв тайм-менеджменту вважається засновник школи наукового управління Фредерік Тейлор, який здійснив хронометраж трудової діяльності працівника. Також можна згадати знаменитого Генрі Форда, котрий запровадив на своїх підприємствах конвеєр, пришвидшивши збирання автомобілів і зменшивши витрати часу робітників, зробивши їхню діяльність більш спеціалізованою.

Тайм-менеджмент як система управління часом.

Психолог. Тайм-менеджмент як система управління часом включає декілька елементів, які в сукупності значно скорочують час, необхідний для здійснення різних дій, планів і задумів людини. До цих елементів належать:

  • аналіз використання робочого часу;

  • постановка цілей, яких хоче досягти людина внаслідок застосування тайм-менеджменту;

  • планування робочого часу;

  • вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання часового ресурсу.

Однак, незважаючи на таку досить струнку систему, тайм-менеджмент не слід сприймати як аксіому, адже кожна людина є єдиною, хто може вирішити для себе проблему раціонального використання часу найкращим чином, і тому найефективнішим є особистий та індивідуальний тайм-менеджмент. Проте в загальних випадках можна застосовувати зазначені вище елементи тайм-менеджменту.

Аналіз — це процес, який дозволяє виявити нераціональне використання робочого часу, його причини, а також виокремити з усіх причин основні, які найменше сприяють раціональному використанню часу.

Постановка цілей — необхідний етап у тайм-менеджменті, у процесі якого необхідно відповісти на запитання: «Навіщо тайм-менеджмент узагалі потрібний для конкретної людини?». Постановка цілей допомагає надалі орієнтуватися в тому, які методи управління слід застосовувати, а які не варто.

Планування — це процес, під час якого відбувається складання переліку завдань, які необхідно виконати за певний проміжок часу. Вироблення методів боротьби з причинами втрат часу передбачає попередній аналіз цих причин, виявлення таких факторів і їхню ліквідацію. Для типових причин існують типові способи боротьби з ними, однак слід пам'ятати, шо кожен конкретний випадок особливий, тому необхідний індивідуальний підхід. Застосування тайм-менеджменту означає, що людина творчо підходить до його використання.

Вправа «Причини дефіциту часу».

Психолог. Можна виділити чимало різних факторів, що призводять до втрати часу. Частина з цих факторів є наслідком неграмотних дій самої людини, деякі не залежать від неї. Розглянемо ці групи факторів.

Учасники об'єднуються у дві групи, кожна з яких отримує таблицю для заповнення ідеями. Потрібно скласти перелік причин дефіциту часу. Далі групи обмінюються аркушами і придумують шляхи та методи усунення кожної перерахованої причини. Презентація напрацювань.

Психолог. Ви, певно, помітили, що всі причини браку часу поділяються на дві великі групи — об'єктивні та суб'єктивні. Давайте розглянемо їх детальніше.

І група. Причини, які є наслідком неграмотних дій самої людини

  • надмірна бюрократія, звітність;

  • брак організації, планування;

  • виправлення помилок, яких можна було б уникнути;

  • непотрібні дискусії про свою роботу і роботу інших. *

Рухлива вправа «Австралійський дощ»

Мета: релаксація, активізація уваги, створення відчуття єдності групи.

Вправа «Експерти».

Учасники об'єднуються в 4 експертні групи для вивчення та викладення своєї частини загальної інформації. Кожній групі дають паперовий відбиток ступні з написом:

  • облік часу;

  • аналіз часу;

  • принципи планування;

  • техніка планування.

Перед початком своєї презентації кожна група прикріплює до фліп-чарту крок із написом.

Основні методи тайм-менеджменту

    1. Облік використаного часу.

Розглянемо методики класичного тайм-менеджменту. Першим кроком людини, яка серйозно зайнялася цією проблемою, повинен стати аналіз використання часового ресурсу. Такий аналіз допоможе виявити часові втрати, показати сильні та слабкі сторони вашого робочого стилю. Аналіз просто необхідний, якщо невідомо, на що взагалі витрачається час, незрозуміло, скільки часу вимагає виконання певних справ, невідомо, які чинники стимулюють або обмежують працездатність. Щоб аналізувати проблему, потрібен чіткий облік часу. Найефективніший спосіб обліку часу — це ведення записів. Види робіт і час можна занотовувати у таблицях із такими колонками:

  • вид діяльності — для визначення виду діяльності;

  • час початку та закінчення відповідного виду діяльності;

  • тривалість (фактична та бажана) відповідного виду діяльності — для визначення необхідного часу.

Найбільш доцільним є ведення обліку часу в процесі роботи, оскільки при підрахунку часу згодом можна забути деякі важливі деталі.

  1. Аналіз сильних і слабких сторін використання часового ресурсу. Для цього необхідно відповісти на деякі запитання:

    • Чи була робота необхідна? (Якщо понад 10 % робочого часу було витрачено не на необхідну роботу, це свідчить про проблеми з визначенням пріоритетів.)

  • Чи були виправдані витрати часу? (Якщо понад 10 % робочого часу складали справи, витрати часу на які невиправдані, потрібно проаналізувати причини, з яких витрати часу були завеликими, і намагатися враховувати їх у майбутній роботі.)

  • Чи було доцільно виконувати цю роботу? (Якщо понад 10 % робочого часу пішло на завдання, виконання яких було недоцільним, отже, слід приділити увагу плануванню, організації.)

  • Чи був свідомо визначений часовий проміжок для виконання роботи? (Якщо понад 10 % робочого часу було витрачено на завдання, часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, отже, існують проблеми з плануванням.)

Унаслідок аналізу виявляються «крадії часу», різні помилки використання робочого часу, визначають їхні причини, виробляють методи боротьби з ними, найбільш підходящі для конкретної людини.

III. Планування часу. Принципи планування.

Основним методом, що допомагає ефективно використовувати робочий час, є планування. Це структурування часу для найефективнішого його використання при досягненні будь-яких цілей і завдань, що стоять перед людиною. Планування може бути довгостроковим, середньо- строковим і короткостроковим. Воно приносить виграш у часі. Досвід показує, що збільшення витрат часу на планування призводить до економії часу на виконання роботи. Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно зростати, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефектив¬ним. Не слід витрачати на планування понад 10% загального робочого часу. Планування завжди здійснюється відповідно до цілей діяльності. Результати повинні відповідати цілям. При цьому бажано дотримуватися деяких правил планування.

1. Слід ураховувати результати попереднього аналізу використання робочого часу. У процесі аналізу виявляються помилки у плануванні свого робочого часу та способи нейтралізації наслідків цих помилок.

2. Не слід планувати свій робочий день повністю. Вважається, що варто планувати не більше 60 % часу, а 40 % залишити нерозпланованим: 20 % — непередбачений час і 20 % — спонтанний.

3. Слід установлювати чіткі часові норми на виконання справ і вирішення проблем, які не допускали б доопрацювання недоробленого та розв'язання невирішеного в незапланований час. Практика показує, шо на будь-яку справу витрачається рівно стільки часу, скільки його є в людини, тому треба встановлювати чіткі часові рамки, які б дозволяли виконати необхідне, і при цьому не перевищували потрібний для виконання час.

4. Слід регулярно переглядати плани, оскільки у світі немає нічого постійного, і раптом може виявитися таке, що деякі плани вже не відповідають цілям людини і, відповідно, потребуватимуть коригування.

5. Плани повинні бути реалістичними й узгодженими, причому узгодженими не тільки одне з одним, але і з планами інших колег, близьких.

IV. Планування часу — техніка планування.

Планування слід здійснювати в письмовому вигляді. Щоб план був не просто переліком справ, які необхідно виконати за день, варто його робити ще й мотиваційним інструментом — орієнтуватися на результат. Наприклад, писати в списку не «зробити щось», а «зробити щось для чогось». Після закінчення справи можна буде поставити поруч із записом жирний плюс. Це один із сильних мотиваційних прийомів. Для вирішення питання ефективності планування слід розділити справи за ступенем їхньої терміновості й важливості.

При цьому:

  • найбільш термінові та важливі завдання необхідно вирішувати негайно;

  • Важливі, але нетермінові можна відкласти;

  • інші ж 2 категорії справ (неважливі, але термінові, і неважливі й нетермінові) слід передоручати.

Нетермінові справи краще проранжувати за часом, необхідним для кожного з них, і при появі вільного часу займатися скороченням цього списку — для цього бажано завжди мати його напохваті.

Як уникнути відкладання справ?

Психолог роздає учасникам підказку:

    1. Намагайся щоденно складати «Список справ» (завдань, які потрібно виконати за день), визначаючи при цьому найважливіші.

    2. Установи точний термін для виконання кожного завдання.

    3. Не відривайся від свого робочого столу, доки не розподілиш справи та час на їхнє виконання.

    4. Заплануй перерви під час виконання найважливішого або найважчого завдання.

    5. Спершу виконай найважливіше завдання.

    6. Дбай про порядок на своєму робочому місці, а також про те, щоб нічого не відволікало твоєї уваги.

    7. Скористайся допомогою тих людей, котрі її тобі пропонують або могли б допомогти (не забудь запитати, чи згодні вони на це).

    8. Працюй над найважливішим завданням, доки воно не буде завершене цілком або ж принаймні на 95 %.

    9. З'ясуй іще раз, чи справді потрібно виконувати те, що здається тобі неважливим.

    10. Вибери найкращу пору дня для роботи (враховуй період своєї найбільшої працездатності, визнач, хто ти: «сова» чи «жайворонок»),

    11. Не забудь залишити трохи вільного часу для відпочинку. Якщо ти стомився відклади роботу до того моменту, доки твої сили відновляться.

    12. Якщо тобі потрібно провести час наодинці, обери спокійне місце, щоб втекти від справ, які розпорошують увагу, й уникнути перерв. Можна прогулятися, піти в читальну залу бібліотеки, власну кімнату, яка вважається «особистою територією» у сім'ї тощо.

Рефлексія заняття

  • Про що найголовніше дізналися?

  • Що запам'ятали?

Підсумки

    1. Тайм-менеджмент це система управління часом, що включає аналіз використання і планування робочого часу, вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання часового ресурсу.

    2. Існує безліч причин дефіциту часу: від наслідків неграмотних дій людини й аж до так званих «крадіїв часу».

    3. Є багато факторів, які впливають на нераціональне та неефективне використання робочого часу. Боротися з ними доводиться не лише на робочому місті. Управління робочим часом це постійна боротьба, компроміс і злагода із собою.

Як ви скористаєтеся цією інформацією?

Домашнє завдання

Спробуйте провести тайм-менеджмент хоча б одного дня свого життя.

Ритуал прощання.

Розробила: Кузнецова.О.В

Зверніть увагу, свідоцтва знаходяться в Вашому особистому кабінеті в розділі «Досягнення»

Курс:«Ефективні комунікації (soft skills) учителя з батьками»
Швень Ярослава Леонідівна
30 годин
590 грн