Організація табличної інформації в Ехсеl. Формати даних.

  Багато обчислень, пов’язаних із повсякденною діяльністю людини, доцільно виконувати в табличному вигляді. До таких обчислень належать, скажімо бухгалтерські розрахунки, облік обороту матеріалів і продукції на заводі, товарів на складі, різні інженерні і статистичні розрахунки. У вигляді таблиць можна оформляти ділові документи: рахунки, накладні, відомості тощо. Взагалі зображення даних у вигляді прямокутних таблиць є надзвичайно зручним і звичним.

Електронна таблиця – це змодельована на екрані двовимірна таблиця, яка складається з рядків і стовпців. Основним призначенням електронної таблиці є введення даних до комірок й обробка їх за формулами.

Для обробки інформації в електронних таблицях призначені спеціальні програми, які називають табличними процесорами.

Табличний  процесор – це  прикладна програма, яка  забезпечує  автоматизацію процесу  створення, опрацювання, коригування, зберігання  і  друкування документів  у  формі таблиць, призначена  для  опрацювання даних, структурованих  у  вигляді двовимірної  таблиці.

Основна перевага  табличних  процесорів перед  іншими  засобами обчислень  полягає  в автоматичному  переобчисленні  результатів у  разі  зміни даних, якщо  ці  дані використовуються  у  формулах.

• Рядок заголовку. Це перший рядок вікна Excel. Він містить назву програми, назву файлу, з яким ви працюєте, та кнопки керування розмірами вікна.

• Стрічка. Це головний елемент інтерфейсу MS Excel 2007. Вона складається із вкладок, на яких розміщені основні інструменти.

• Рядок формул. У цьому рядку висвітлюється дане чи формула, які ви вводите у клітинки таблиці, а також адреси клітинок. Сюди ж можна ввести дане, яке треба помістити у клітинку

• Поле імені. Це поле призначене для надання імен клітинкам, діапазонам клітинок, малюнкам і діаграмам.

• Заголовки стовпців. Латинські літери використовуються як імена для стовпців кожного робочого аркушу.

• Заголовки рядків. Для заголовків рядків використовуються арабські цифри.

• Ярлики аркушів. Нова робоча книга за замовчуванням складається з трьох робочих аркушів, що називаються Аркуш1, Аркуш2, Аркуш3. Можна надати аркушам інші назви, а також збільшити чи зменшити їхню кількість.

• Рядок стану. В цій області виводяться різні повідомлення,а також відображується стан тих чи інших параметрів програми Excel і клавіш <Num Lock>, <Caps Lock>, <Scroll Lock>.

Основною заміною меню та панелей інструментів у Office Excel 2007 є стрічка. Стрічка передбачає зручний огляд і складається із вкладок, команди та функції на яких згруповано навколо певних сценаріїв або об'єктів. Елементи керування на кожній вкладці також об'єднано в тематичні групи. Вміст стрічки може бути різноманітнішим, ніж у меню та панелей інструментів, і включати кнопки, колекції та діалогові вікна.

1. Кожну вкладку зорієнтовано на певне завдання.

2. Групи на кожній вкладці поділяють завдання на підзавдання.

3. Кнопки в кожній групі виконують команду або відкривають меню команд.

За допомогою різних числових форматів можна змінювати зовнішній вигляд числа, не змінюючи його числове значення. Числовий формат не впливає на фактичне значення клітинки, яке використовується у програмі Excel для обчислень. Фактичне значення відображається в рядок формул.

Формати даних в MS Excel:

1. Загальний – використовується для показу текстових або числових значень довільного типу.

2. Числовий – використовується для показу чисел.

3. Грошовий – використовується для показу грошових значень.

4. Дата – використовується для показу дати.

5. Час – використовується для показу часу.

6. Текстовий – всі значення інтерпретуються як текст. Значення відображаються точно так, як вводяться.

Для вибору типу даних необхідно клацнути правою кнопкою миші по необхідних клітинках і у вкладці число вибрати потрібний тип.

4. Закріплення одержаних знань.

1. Що таке електронна таблиця?

2. Для чого використовується табличний процесор?

3. В чому полягає основна перевага використання табличного процесора?

4. Назвіть та опишіть основні елементи інтерфейсу MS Excel 2007.

5. Опишіть елемент стрічка.

6. Які Вам відомі формати даних MS Excel?

7. Як вибрати необхідний формат даних?