Трудові книжки працівників освіти: оформлення та особливості ведення (частина 1)

Нормативні роз’яснення щодо порядку ведення трудових книжок працівників освіти з наданням правових алгоритмів дій та зразків записів.

Чинним законодавством України передбачено, що основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Колись трудові книжки вважалися бланками суворої звітності і велися тільки за основним місцем роботи і тільки у паперовому вигляді. Зараз ведеться подвійний облік даних про трудову діяльність працівників, а трудові книжки взагалі збираються замінити електронними реєстрами.

І оскільки ведення трудових книжок працівників освіти має свої особливості, а запровадження електронного обліку трудової діяльності передбачає обов’язкове надання роботодавцями сканкопій трудових книжок до Пенсійного Фонд України, наразі виникла гостра потреба приведення у відповідність трудових книжок працівників освіти чинному законодавству України задля уникнення непорозумінь.

То з чого ж почати керівнику закладу освіти? Як правильно провести аудит трудових книжок та підготувати до передачі їх сканкопій до ПФУ? Як усунути виявлені недоліки та уникнути відповідальності? Саме цим та іншим питанням був присвячений вчорашній вебінар Інни Маніленко, методистки відділу управління закладами освіти Комунального навчального закладу Київської обласної ради «Київський обласний інститут післядипломної освіти педагогічних кадрів», старшої викладачки кафедри педагогіки, психології та менеджменту освіти.


Загальні положення

Відповідно до статті 48 КЗпП України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Питання щодо виготовлення трудових книжок, їх зберігання та внесення записів, зокрема про прийняття, переведення та звільнення працівника, регулюється відповідно Кабінетом Міністрів України – Постанова 301.

Пунктом 1.1 Інструкції № 58 визначено, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють у закладах освіти будь-яких типів і форм власності понад п’ять днів.

Трудові книжки ведуться також на:

  • іноземців та осіб без громадянства, працевлаштованих в Україні в установленому порядку;
  • студентів денних відділень закладів вищої освіти (робота студентів не є сумісництвом);
  • сезонних і тимчасових працівників.

Зверніть увагу! Трудові книжки ведуться на студентів вищих та учнів професійно-технічних закладів освіти, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем „кваліфікований робітник”, „молодший спеціаліст”, „бакалавр”, „спеціаліст” та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування у закладі.

Зверніть увагу! На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці пред'являють військовий квиток.

Зверніть увагу! Роботодавець зобов’язаний придбавати і мати бланки трудових книжок (вкладку до них) у кількості, достатній для забезпечення ними всіх працівників, на яких він має вести трудові книжки, а також забезпечити ведення на підприємстві книги обліку бланків трудових книжок і вкладку до них (типова форма № П-9, наказ № 277), яка ведеться бухгалтерією закладу освіти, та книги обліку руху трудових книжок і вкладку до них (типова форма № П-10) – ведеться відповідальною за це особою.

Пунктом 4 Постанови № 301 визначено, що керівник закладу освіти несе відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Наказом керівник призначає особу, уповноважену бути відповідальним за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок, їх облік, зберігання і видачу.

Зверніть увагу! Дійсність трудової книжки підтверджується наявністю голограми, колонцифр, які проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія і номер – на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64.

Трудові книжки зберігаються у закладі освіти як документи суворої звітності, відповідальна особа веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладків до них, а також книгу обліку бланків трудових книжок.

За порушення встановленого порядку посадові особи несуть дисциплінарну та іншу відповідальність, передбачену чинним законодавством.

Заповнення трудових книжок

1. Загальні вказівки

Заповнення трудової книжки вперше проводиться керівником закладу освіти не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного закладу освіти.

Трудові книжки (вкладка до них) відповідно до пункту 2.1 Інструкції № 58 мають заповнюватися у відповідних частинах і розділах українською і російською мовами. Проте, оскільки відповідно до статті 10 Конституції України офіційне діловодство має вестися українською (державною) мовою, записи в трудових книжках рекомендується виконувати державною мовою.

До трудової книжки вносяться:

  • відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
  • відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
  • відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
  • відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

2. Внесення відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Після проставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок, як правило це керівник закладу освіти. Після цього ставиться відбиток печатки закладу, на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковим чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить керівник закладу освіти за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери і дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника та печаткою закладу.

Зверніть увагу! З кожним записом в трудовій книжці працівник ознайомлюється в особовій картці працівника (типова форма № П-2), затвердженої наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 в розділі «IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ».

3. Внесення відомостей про роботу

Трудова книжка складається з чотирьох розділів:

  • 1) «Відомості про роботу»;
  • 2) «Відомості про нагородження»;
  • 3) «Відомості про заохочення»;
  • 4) «Відомості про призначення пенсії».

«Доприйомні» записи

Під час працевлаштування деяких категорій працівників роботодавець повинен враховувати певні особливості заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки. Ідеться, наприклад, про військовослужбовців та їх дружин, які повернулися з військової служби, випускників ЗВО, громадян, які доглядали за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом, і після того вирішили працевлаштуватися до Вас на роботу.

Зверніть увагу! Вносити до трудової книжки запис про те, що до влаштування до вас на роботу працівник не мав трудового стажу, не потрібно. Цього Інструкція № 58 не вимагає.

Перед тим, як внести до розділу «Відомості про роботу» запис про прийняття на роботу таких працівників, ви згідно з п. 2.19 Інструкції № 58 окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (якщо вони, звичайно, будуть надані) повинні внести дані:

  • часу служби у складі ВСУ та інших військ, із зазначенням періоду служби;
  • часу догляду за особою з інвалідністю I групи або дитиною з інвалідністю, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;
  • часу навчання у професійно-технічних та інших закладах;
  • часу навчання у закладах вищої освіти (уключаючи час роботи на виробничій практиці), час перебування в аспірантурі тощо.

Зверніть увагу! Якщо до Вас на роботу завітав, наприклад, випускник ПТЗО або ЗВО, в якого ще не було трудової книжки, то Ви, як перший роботодавець, повинні в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки цього працівника насамперед унести запис про період його навчання в закладі освіти. І вже потім зробити запис про прийняття на роботу. Підстава запису – диплом випускника.

Зверніть увагу! Будь-які записи у трудовій книжці здійснюються повністю. Скорочення не допускаються.

Зверніть увагу! Якщо працівник не працював, а навчався, запис про період навчання до трудової вносить заклад освіти. Підстава для запису – накази про зарахування на навчання та відрахування.

А якщо студент навчався і паралельно працював і його трудова книжка на момент закінчення навчання перебуває на підприємстві? У цьому випадку, запис про період навчання може бути внесено до його трудової книжки після запису про звільнення з цього місця роботи майбутнім роботодавцем перед записом про прийняття на роботу.

Розділ «Відомості про роботу»

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва закладу. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься. У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) на посаду…)» і зазначають конкретну посаду і присвоєний розряд (за потреби). Назви посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій» та наказів МОН про затвердження Типових штатних нормативів.

Прийняття на роботу

Запис про прийняття працівника на роботу вносять до його трудової книжки не пізніше тижневого строку після видання наказу про прийняття на роботу (типову форму наказу про прийняття на роботу № П-1 затверджено наказом № 489).

При прийнятті працівника на роботу на умовах неповного робочого часу інформацію про режим його роботи зазначають тільки в наказі про прийняття на роботу.

Зверніть увагу! До трудової книжки вносять запис про прийняття на посаду (роботу) без згадки про неповний робочий час.

Зверніть увагу! Коли працівника приймають на роботу зі строком випробування, таку умову застерігають тільки в наказі. До трудової книжки умову про строк випробування не вносять, а роблять стандартний запис.

Зверніть увагу! Якщо працівникові під час атестації присвоюється чергова категорія, то в трудовій книжці можливе здійснення запису про це. Підстава запису – відповідний наказ.

Робота за сумісництвом

Унесення запису про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника за місцем основної роботи, оскільки трудова книжка зберігається саме там. Підставою для внесення запису про роботу за сумісництвом є засвідчені у встановленому порядку копії наказів про прийняття на роботу та звільнення (витяги зі зведених наказів з особового складу) або довідки, в яких міститься відповідна інформація. Підпис особи, яка засвідчила довідку або копію (витяг) наказу, обов’язково має бути скріплений печаткою організації.

Нормативно-правовими актами не визначено строку, коли має бути внесено запис про роботу за сумісництвом. Отже, закладом, робота у якому є для працівника основною, за бажанням працівника може бути внесено запис про роботу за сумісництвом, що мала місце у попередній період. Наводимо декілька варіантів унесення до трудової книжки запису про роботу за сумісництвом.


Ще більше нормативних роз’яснень дізнавайтесь з вебінара Інни Маніленко. Відео доступне для перегляду будь-коли, як і можливість замовлення сертифіката з підвищення кваліфікації! 

Вебінар: https://vseosvita.ua/webinar/so-potribno-znati-pro-audit-trudovih-knizok-pracivnikam-osviti-zrazki-zapisiv-176.html

#вебінар #аудит #трудова_книжка

Використання статей порталу «Всеосвіта» дозволяється за умови прямого, відкритого для пошукових систем гіперпосилання на ці статті у першому абзаці. Назва порталу «Всеосвіта» має згадуватися обов'язково. У разі невиконання цих вимог, питання автоматично передаватиметься до юридичного відділу.

Видавництво «Всеосвіта» є незалежним, офіційно зареєстрованим ЗМІ. Ми не підтримуємо жодну політичну партію. Головна мета – прозоре та різнобічне висвітлення усіх подій, що відбуваються у сфері освіти.

Всеосвіта є суб’єктом підвищення кваліфікації.

Всі сертифікати за наші курси та вебінари можуть бути зараховані у підвищення кваліфікації.

Співпраця із закладами освіти.

Дізнатись більше про сертифікати.