Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)... та ін.).
Переважаюча форма оцінки ситуації у таких документах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.).
