Під структурою служби діловодства розуміють склад її підрозділів, їх співвідношення і форми взаємодії, які можуть мати характер підпорядкування та супідрядності. При визначенні структури служби діловодства враховуються вид і група органів управління, в яких вона створюється.
Структура служби діловодства залежить від обсягу документообігу, а також технології роботи з документами (рівня автоматизації та механізації діловодних процесів).