До ЗНО з АНГЛІЙСЬКОЇ МОВИ залишилося:
0
6
міс.
1
5
дн.
1
4
год.
Готуйся до ЗНО разом із «Всеосвітою»!

Методичні рекомендації щодо написання ділових листів англійською мовою

Опис документу:
Ті, хто вивчають мову, рано чи пізно постануть перед необхідністю дізнатися, як правильно писати листи англійською мовою. Офіційні листи, як правило, надсилають людям, що обіймають офіційні посади, або людям, з якими ви не знайомі близько (директори, менеджери різних установ, ділові партнери тощо). В матеріалі зазначено структуру офіційного листа з детальними поясненнями та найвживаніші клішовані фрази.

Відображення документу є орієнтовним і призначене для ознайомлення із змістом, та може відрізнятися від вигляду завантаженого документу. Щоб завантажити документ, прогорніть сторінку до кінця

Перегляд
матеріалу
Отримати код Поділитися

ОФІЦІЙНІ ЛИСТИ (FORMAL LETTERS)

Офіційні листи, як правило, надсилають людям, що обіймають офіційні посади, або людям, з якими ви не знайомі близько (директори, менеджери різних установ, ділові партнери тощо). 

До офіційних листів належать ДІЛОВІ ЛИСТИ (BUSINESS LETTERS),  ЛИСТИ-ЗАЯВИ (LETTERS OF APPLICATION) та ЛИСТИ-СКАРГИ (LETTERS OF COMPLAINT), рекомендації, запити, тощо.

Під час написання таких листів використовується офіційний стиль, для якого характерний ввічливий, нейтральний тон, а також уживання офіційної лексики (пасивних конструкцій, формальних слів-зв’язок, відповідних форм привітання та прощання тощо). Неприйнятним є вживання розмовних виразів (gonna, wanna), скорочених форм (don't, isn't, let's) тощо.

Офіційний лист (formal letter) складається з таких частин:

1. FORMAL GREETING

2. INTRODUCTION. OPENING REMARKS

3. MAIN BODY

4. CONCLUSION. CLOSING REMARKS

5. FORMAL ENDING

1. Офіційне привітання (formal greeting)

Офіційний лист має розпочинатися зі слів:

  • Dear Sir/Madam – коли невідоме ім’я особи, якій адресовано лист; 

  • Dear Ms Brown – коли відоме ім’я особи, якій адресовано лист.


Кілька важливих моментів, на які слід звернути увагу

  • Якщо ви не знаєте стать адресата – напишіть його прізвище повністю: Dear T.K. Spinazola

  • Якщо не знаєте, яке скорочення краще використовувати: Miss або Mrs, так як вам невідомий сімейний статус жінки, використовуйте нейтральне Ms.

  • Якщо пишите лист двом людям, вкажіть обидва імені в звертанні 

  • Ці звертання не можна скорочуватиProfessor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator 

  • Ці звертання ніколи не можна використовувати повністю Mr., Ms., Mrs., Dr.

2. Вступ (introduction або opening remarks), у якому чітко визначено мету написання листа. В цьому абзаці слід вказати чому випешете листа, які питання хочете з'ясувати:

I'm writing to complain about....

  • enquire about...

  • tell you about...

  • suggest...

I would like to request further information about....

I would be most grateful if you could send me details of....

In response to your letter od 26 February, I am writing to....

3. Основна частина (main body), у якій розкривається тема (теми) детально. Ця частина складається з кількох абзаців, кожен з яких присвячено окремій підтемі (кількість абзаців в основній частині листа залежить від умови завдання).

Для організації зв'язку між абзацами доцільно вживати зєднувальні елементи:

  • для переліку фактів та послідовного введення ідей використовуйте:

 firstly, secondly, to begin with, in addition, lastly, more over, besides...

  • на позначення контрасту та протиставлення застосовуйте: 

  • on the one hand, on the other hand, however, still, still, inspite of/despite, nevertheless тощо.

  • для підбиття підсумків вживайте виразиall in all, to sum up, in conclusion тощо.

4. Заключна частина (conclusion або closing remarks), у якій потрібно підвести підсумок написаному в листі.

5. Офіційне прощання (formal ending): 

Насамкінець, не забудьте підписати листа:

  • Yours faithfully (якщо невідоме ім’я особи, до якої звертаються в листі) 

  • Yours sincerely (якщо відоме ім’я особи, до якої звертаються) та повне ім’я й прізвище адресанта (особи, яка пише лист).

Запам’ятайте, що в офіційному листуванні слід віддавати перевагу непрямим запитанням. Замість прямого запитання What is the price of the course? в офіційном у листі краще сформулювати речення таким чином:

I will be gratefull if you could tell me what the price of the course is.

ЛИСТ-ЗАЯВА ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ / APPLICATION LETTER

Основні вимоги до написання офіційного листа-заяви

Зазвичай, у листі цього типу висловлюється прохання бути прийнятим на роботу, зарахованим на певний курс навчання тощо.

Лист-заява зазвичай має таку структуру:

  1. FORMAL GREETING

  2. INTRODUCTORY PARAGRAPH / REASON FOR WRITING

  3. MAIN BODY 

  4. CLOSING REMARCS

  5. FORMAL ENDING

  6. SIGNATURE

Plan

What to write

Examples

FORMAL GREETING

Dear Sir/Madam,

Dear Mr./Mrs. Smith,

INTRODUCTORY PARAGRAPH /

OPENING REMARCS

  • reason for writing – you say why you are writing and

  • where post was advertised

I would like to apply for …

I am writing to apply for …

I am writing to apply for the position of…

I am writing in response to your advertisement which appeared in the .... on …. .

With reference to your advertisement… I am writing to apply for…

I am very interested in getting the position of…

MAIN BODY

(you have to persuade the reader that you are the best person for the job!)

  • what you are doing now

At the moment I am a student at…

I am in my last year of ….

  • qualifications

  • experience

  • responsibilities

  • skills

I have experience of working in…

My previous responsibilities/duties included … 

I am good at… / I have a good knowledge of…..

I am a fast learner.

I have excellent communication skills.

I have a good command of English.

  • personal characteristics / what you are like

I would describe myself as punctual/hard-working/ decisive/ sociable…

  • suitability

I consider myself to be suitable…

CONCLUSION

  • when available for the interview

I am available for the interview on..

I am available for the interview at any time.

I am available for the interview any day till 4 p.m.

  • contact details

I can be contacted by phone …. / e-mail

  • enclosures

I would be grateful if you could look at my CV / references from the previous employer I enclosed to this letter.

I have enclosed a copy of my CV.

CLOSING REMARCS

I would be grateful if you would consider my application.

I look forward to hearing from you soon.

FORMAL ENDING

Yours faithfully, (you don’t know the name)

Yours sincerely, (you know the name)

SIGNATURE

  • your full name

Bідповідно до вимог оформлення офіційного листа-заяви починаємо зі звернення:

Dear Sir/Madam або Dear Mr …або Dear Mrs … .

В наступному абзаці поясненюємо причини його написання (reason for writing: you say where the post was advertised and why you are writing).

Якщо лист пишеться як прохання влаштуватися на роботу, слід указати, яка саме робота цікавить та назвати джерело інформації, тобто, як ви дізналися про цю роботу (газета, журнал, листівка, обява на радіо або по телевізору тощо). Після цього автор повинен пояснити причину бажання працювати на цьому місці.

Цей параграф обов'язково  повинен містити такі фрази: 

I would like to apply for …/ I am writing to apply for …

I am writing to apply for the position of…

With reference to your advertisement… I am writing to apply for…

I am writing in response to your advertisement which appeared in the .... on …. .

I am writing with regard to your advertisement…

I consider myself to be… тощо.

В основній частині (main body) необхідно: 

1) надати інформацію про те, чим ви займаєтеся на даний момент

2) вказати інформацію про освіту, кваліфікації, практичні навички та вміння, обов'язки, досвід роботи в цьому напрямі(education / qualifications / experience / skills / responsibilities / suitability)

3) представити особисті характеристики

В цьому параграфі вам потрібно переконати читача що ви найкращий кандидат на роботу!

Наступні фрази та вирази використовують під час опису власних позитивних якостей для влаштування на роботу.

 

I have a profound experience in …/ I have had experience of…

Two years ago I was employed as…

I worked as … before 

I have excellent communication skills.

I am a fast learner.

I enjoy working both as a team member and independently. 

I am a good team member. I love working with people/figures/computer/books. 

I consider myself a strong communicator and manager. 

My previous responsibilities/duties included … 

My previous work experience was connected with … /enables me to believe that I can …  

I would like to draw your attention to … 

I am looking for greater challenges. Please, do not hesitate to contact me if any questions arise. 

 

У кінці листа доречно буде подякувати читачеві за увагу, терпіння та час, що він витратив, читаючи лист, повторюючи причину його написання, надати контактну інформацію та бажаний час співбесіди, а також нагадати, що ви з нетерпінням будете чекати на відповідь.

Kінцівка (closing remarks) обов’язково містить фрази такого типу:

I would be grateful if you could …

I would appreciate a reply…

I would appreciate it if you could…

I will be most appreciative for your kind attention.

I am available for the interview any time between 11 p.m. and 4p.m. 

I look forward to receiving your response in the near future…

I enclose CV / references/recomendations from my last employer.

Please find my CV attached/enclosed. I would welcome the opportunity to meet with you to discuss …

I hope you will consider my application. 

I am looking forward to hearing from you. / I look forward to hearing from you. … тощо.

Прощання (ending) – відповідно до вимог оформлення листа-заяви: 

Yours sincerely, / Yours faithfully,

та повне імя

SAMPLE PIECE OF WRITING

Dear Sir or Madame,

I have read your advertisement in a local magazine and would like to apply for a position of a secretary in your company.

I have just finished the secondary school. It was a specialised language school, so I have a good command of the English language: I can speak English fluently and have good writing skills. Moreover, I know the basics of German, too. Since we learned computer science and word processing, I am good at both of them.

My father works for a foreign company and I helped him to translate some letters and documents in summer. I also interpreted for the company from time to time. Furthermore, during my holidays I worked part-time as a receptionist in this company. I can operate all the machines in the office (fax, Xerox, scanner). I have some experience in speaking German as the company has German partners.

I have just entered a university (correspondence department), so I can start my work whenever you want me to. I am available for the interview any time between 11 p.m. and 4p.m.You are welcome to contact me any time. Thank you for your time and consideration.

Yours faithfully,

Anna Kostenko

Зверніть увагу, свідоцтва знаходяться в Вашому особистому кабінеті в розділі «Досягнення»

Курс:«Соціальне партнерство закладу позашкільної освіти та сім’ї»
Просіна Ольга Володимирівна
36 годин
590 грн
590 грн

Всеосвіта є суб’єктом підвищення кваліфікації.

Всі сертифікати за наші курси та вебінари можуть бути зараховані у підвищення кваліфікації.

Співпраця із закладами освіти.

Дізнатись більше про сертифікати.