Засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів

Опрацюйте теоретичний матеріал:

Сучасне діловодство та навчання неможливі без використання спеціальних пристроїв. Всі вони поділяються на кілька груп за функціональним призначенням.

1. Засоби створення та складання документів

Це пристрої, що допомагають перетворити думку або голос у текстовий чи графічний формат.

• Диктофонна техніка: дозволяє швидко записати усне мовлення для подальшого передруковування. Це у 2-3 рази швидше, ніж писати від руки.

• Організаційні автомати: сучасні комп'ютерні системи зі спеціальним ПЗ, що автоматизують створення складних звітів, таблиць та відомостей.

2. Засоби обробки документів

Використовуються для надання документу завершеного вигляду або його підготовки до розсилки.

• Адресувальні машини: вдруковують стандартні реквізити (адреси, заголовки) у велику кількість документів.

• Маркувальні (франкувальні) машини: замінюють поштові марки, друкуючи на конвертах штамп про оплату та дату.

• Ламінатори: покривають документ захисною плівкою для захисту від вологи та зносу.

• Фальцювальні та брошурувальні машини: згинають аркуші та скріплюють їх у брошури.

• Знищувачі документів (шредери): розрізають папір на дрібні частини для захисту конфіденційної інформації.

3. Засоби копіювання та розмноження

• Електрографія (Ксерографія): найпопулярніший метод (звичайні копіри). Переваги: швидкість, висока якість, копіювання на звичайний папір.

• Термографія: копіювання за допомогою тепла на спеціальний термопапір (схоже на чеки в магазинах). Мінус: копії швидко вицвітають.

• Різографія: використовується для друку великих тиражів (оголошення, анкети) — швидше за принтер, але дешевше за друкарню.

4. Засоби зберігання та транспортування

• Зберігання: традиційні паперові архіви (картотеки) та сучасні цифрові носії (хмарні сховища, SSD/Flash-накопичувачі).

• Транспортування (всередині великих будівель):

  • Пневмопошта: переміщення контейнерів з документами через труби під тиском повітря.

  • Конвеєри та ліфти: для вертикального та горизонтального переміщення великих папок або книг (часто в бібліотеках).

Словничок для запам'ятовування:

Колатор — машина для сортування сторінок у правильному порядку.

Нумератор — пристрій для швидкого друку номерів або дат на сторінках.

Ламінатор — пристрій для «закатування» паперу в пластик.

Виконайте інтерактивні вправи.

Скріни виконаних вправ прикріпіть до цього завдання.

Практичне завдання:

Прочитай ситуацію та назви пристрій, який врятує героя.

Ситуація №1: «Захист перепустки»

Умова: Максим отримав паперову перепустку до школи. Але він знає, що за тиждень у рюкзаку вона перетвориться на шматок м’ятого паперу, а якщо піде дощ — текст розпливеться.

Питання: Який пристрій допоможе Максиму зробити перепустку «вічною» та водонепроникною?

Ситуація №2: «Таємниця зіпсованої контрольної»

Умова: Вчителька математики роздрукувала чернетки з відповідями до контрольної роботи. І хоча більша частина класу вже написала контрольну, є 2 учнів, які за поважною причиною були відсутні - але контрольну мають написати пізніше. Відповіді вчителю вже не потрібні.

Питання: Яким пристроєм потрібно скористатись, щоб позбутись не потрібного паперу?

Ситуація №3: «Персоналізація без зупинок»

Умова: Випускники підготували гарний макет запрошення. У школі 30 вчителів, і кожному потрібно вписати його ім'я та по батькові (наприклад: «Шановна Олено Вікторівно...»). Писати від руки довго, а друкувати кожен файл окремо — незручно.

Питання: Який пристрій допоможе швидко надрукувати 30 запрошень із різними іменами на однаковому фоні?