Тема 30 Облік роздрібної торгівлі за допомогою Excel

Лекція з інформаційних систем в обліку

Тема: Облік роздрібної торгівлі за допомогою Excel

Мета лекції

• ознайомити студентів з можливостями використання Microsoft Excel в обліку роздрібної торгівлі;

• сформувати практичні навички автоматизації облікових операцій у середовищі Excel;

• показати взаємозв’язок між первинними документами та електронними обліковими таблицями.

1. Роль інформаційних систем в обліку роздрібної торгівлі

Інформаційні системи в обліку забезпечують:

• автоматизацію збору, обробки та зберігання облікових даних;

• зменшення помилок ручного введення;

• оперативне формування звітності;

• контроль за рухом товарів і грошових коштів.

Microsoft Excel є однією з найпоширеніших інформаційних систем для ведення обліку на малих підприємствах роздрібної торгівлі.

2. Можливості Excel для обліку роздрібної торгівлі

Excel дозволяє:

• вести електронні журнали обліку;

• створювати довідники товарів та контрагентів;

• виконувати автоматичні розрахунки за допомогою формул;

• використовувати зведені таблиці;

• будувати діаграми та аналітичні звіти.

3. Основні об’єкти обліку в Excel

В Excel можуть обліковуватись такі об’єкти роздрібної торгівлі:

• товари та товарні запаси;

• надходження товарів;

• реалізація товарів;

• виручка від продажу;

• торговельна націнка;

• фінансові результати.

4. Організація обліку товарів у Excel

4.1. Створення довідника товарів

Довідник товарів містить такі реквізити:

• код товару;

• назва товару;

• одиниця виміру;

• закупівельна ціна;

• роздрібна ціна;

• ставка ПДВ.

Довідник використовується як база даних для автоматичних розрахунків.

4.2. Облік надходження товарів

Для обліку надходження створюється таблиця:

• дата надходження;

• номер накладної;

• постачальник;

• товар;

• кількість;

• сума.

Суми розраховуються автоматично за допомогою формул Excel.

5. Облік реалізації товарів у Excel

Облік реалізації ведеться на підставі:

• фіскальних чеків;

• Z-звітів РРО / ПРРО;

• товарних звітів.

У таблиці реалізації фіксуються:

• дата продажу;

• товар;

• кількість;

• ціна продажу;

• виручка.

6. Розрахунок виручки та торговельної націнки

За допомогою Excel автоматично визначаються:

• загальна виручка за період;

• собівартість реалізованих товарів;

• сума торговельної націнки;

• валовий дохід.

Для цього застосовуються формули та зведені таблиці.

7. Зведені таблиці та аналіз даних

Зведені таблиці дозволяють:

• аналізувати продажі за товарами;

• порівнювати виручку за періодами;

• визначати найприбутковіші товари;

• здійснювати контроль залишків.

Це важливий інструмент управлінського аналізу.

8. Формування звітності в Excel

На основі облікових даних формуються:

• звіт про товарообіг;

• звіт про залишки товарів;

• звіт про фінансові результати;

• аналітичні діаграми.

Звіти можуть оновлюватися автоматично при зміні вихідних даних.

9. Переваги та обмеження використання Excel

Переваги:

• доступність і простота використання;

• гнучкість налаштування;

• наочність облікових даних.

Обмеження:

• обмежені можливості контролю доступу;

• ризик помилок при некоректних формулах;

• не підходить для великих торговельних мереж.

10. Значення Excel як інформаційної системи обліку

Excel є ефективним інструментом автоматизації обліку роздрібної торгівлі на малих підприємствах і може використовуватися як навчальна модель інформаційної системи.

Висновки

Використання Excel в обліку роздрібної торгівлі дозволяє автоматизувати розрахунки, підвищити точність обліку та отримувати аналітичну інформацію для управління підприємством.

Контрольні запитання

1. Яку роль відіграють інформаційні системи в обліку?

2. Які можливості Excel використовуються в роздрібній торгівлі?

3. Що таке довідник товарів у Excel?

4. Які дані містить таблиця надходження товарів?

5. На підставі яких документів ведеться облік реалізації?

6. Як у Excel розраховується виручка?

7. Що показує торговельна націнка?

8. Для чого використовуються зведені таблиці?

9. Які звіти можна сформувати в Excel?

10. Які переваги та недоліки Excel як облікової системи?