Робота зі списками в електронних таблицях

Робота зі списками в електронних таблицях.

Список або база даних робочого аркуша - це впорядкований набір даних, що володіє наступними властивостями:

1. дані розташовуються в стовпцях;

2. кожен стовпець має однорідний тип даних;

3. кожен стовпець має унікальне ім'я;

4. перший рядок списку – рядок заголовків стовпців списку.

5. у діапазоні комірок із даними не повинно бути об'єднаних комірок;

6. у діапазоні комірок із даними не повинно бути порожніх рядків між записами.

Стовпці списку називають полями, а рядки - записами. До списку можуть бути застосовні наступні операції: сортування, фільтрація, підведення підсумків, побудова зведених таблиць. Списки Microsoft Excel надають засоби, спрощують керування та аналіз груп пов'язаних даних на аркуші Excel.

Більшість команд для роботи із списками можна знайти на Стрічці у вкладці Дані.

Занадто широкі рядки даних, які доводиться довго прокручувати по горизонталі, найзручніше додавати, змінювати, шукати і видаляти за допомогою форми даних.

Хоча нові дані можна добавляти безпосередньо у кінець списку, для уведення та зміни окремих записів Excel надає у допомогу користувачу стандартну екранну форму даних.

Кнопку Форма не включено до стрічки, проте у програмі Excel її можна додати до панелі швидкого доступу.

Додавання кнопки "Форма" до панелі швидкого доступу:

1. Клацніть стрілку поруч із панеллю швидкого доступу та виберіть пункт Інші команди.

2. У полі Вибрати команди з виберіть пункт Усі команди.

3. У списку виберіть кнопку Форма та натисніть кнопку Додати.

Додавання нового рядка даних:

1. У формі даних натисніть кнопку Створити.

2. У формі даних, що з'явиться, введіть дані для нового рядка в наданих полях.

3. Щоб перейти до наступного поля в рядку, натисніть клавішу Tab. Щоб перейти до попереднього поля, натисніть клавіші Shift + клавіша табуляції.

4. Ввівши дані, натисніть клавішу Enter, щоб зберегти зміни та додати рядок у нижній частині діапазону або таблиці.

Пошук рядка за допомогою навігації

Виконайте одну або кілька з таких дій:

1. Щоб переходити рядками по одному, використовуйте стрілки смуги прокручування у формі даних.

2. Щоб переміщатися між 10 рядками за раз, клацніть смугу прокручування в області між стрілками.

3. Щоб перейти до наступного рядка діапазону або таблиці, натисніть кнопку Знайти далі.

4. Щоб перейти до попереднього рядка діапазону або таблиці, натисніть кнопку Знайти попередній.

Пошук рядка за допомогою введення умов пошуку

1. Натисніть кнопку Умови та введіть умови порівняння у формі даних.

Відфільтровано всі елементи, які починаються з умов порівняння. Наприклад, якщо ввести текст Дав як умову, програма Excel знайде слова "Давидовський" і "Давіс". Щоб знайти текстові значення, які мають спільний доступ до деяких символів, але не інших, використовуйте символ узагальнення як умову.

Наведені нижче символи узагальнення можна використовувати як умови порівняння для фільтрів, а також під час пошуку та заміни вмісту.

1. Щоб знайти рядки, які відповідають умовам, натисніть кнопку Знайти далі або Знайти попереднє.

2. Щоб повернутися до форми даних, щоб додати, змінити або видалити рядки, натисніть кнопку Форма.

Змінення даних у рядку

1. Знайдіть рядок, який потрібно змінити.

2. Змініть дані в рядку.

3. Завершивши змінення даних, натисніть клавішу Enter, щоб оновити рядок.

Excel автоматично переходить до наступного рядка.

Видалення рядка

1. У формі даних знайдіть рядок, який потрібно видалити.

2. Натисніть кнопку Видалити.

Закриття форми даних

Щоб закрити форму даних і повернутися до аркуша, натисніть кнопку Закрити у формі даних.

Сортування даних

Сортування даних – це складова аналізу даних. Ви можете відсортувати список імен в алфавітному порядку, скласти список товарів за рівнем запасів від найбільшого до найменшого або впорядкувати рядки за кольорами чи піктограмами. Сортування даних дає змогу швидко переглядати дані й покращувати їх сприйняття, упорядковувати, знаходити потрібні дані та використовувати їх максимально ефективно.

Cортування даних:

1. Виділіть стовпець даних у діапазоні клітинок.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

3. Натисніть кнопку (Сортування від А до Я), щоб відсортувати дані за зростанням.

4. Натисніть кнопку (Сортування від Я до А), щоб відсортувати буквено-цифрові дані за спаданням.

Сортування даних за кількома стовпцями:

Примітка.: Доцільно, щоб стовпці діапазону клітинок сортування мали заголовки.

1. Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні.

2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть перший стовпець, який потрібно сортувати.

4. У розділі Сортування за виберіть тип сортування. Виконайте одну з таких дій:

• Щоб сортувати дані за текстом, числом, або датою та часом, виберіть елемент Значення.

• Щоб сортувати дані за форматом, виберіть елемент Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

5. У розділі Порядок виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

• Для текстових значень виберіть елемент Від А до Я або Від Я до А.

• Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

• Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.

• Щоб сортувати дані за настроюваним списком, виберіть елемент Настроюваний список.

6. Щоб додати ще один стовпець, за яким потрібно сортувати, виберіть команду Додати рівень, відтак повторіть третій, четвертий та п'ятий кроки.

7. Щоб скопіювати стовпець, за яким виконується сортування, виділіть запис і виберіть команду Копіювати рівень.

8. Щоб видалити стовпець, за сортуються дані, виділіть відповідний запис і натисніть кнопку Видалити рівень.

Примітка.: У списку потрібно залишити принаймні одне значення.

9. Щоб змінити порядок сортування стовпців, виберіть запис і клацніть стрілку вгору або вниз поруч із кнопкою Параметри, щоб змінити порядок.
Записи, розташовані вище в списку, сортуються перед записами, меншими в списку.

Фільтрування даних в Excel

В Excel ми можемо поміщати величезне число записів. Однак не завжди треба відображати всі ці записи. Фільтри використовуються, щоб тимчасово приховати деякі дані в таблиці, щоб зосередитися на потрібних даних.

Фільтрування даних в Excel — це відображення в таблиці тільки тих рядків, дані яких відповідають певним умовам (умовам фільтрування).

Фільтрування діапазону даних

1. Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні.

2. Виберіть фільтр> даних .

   

3. Клацніть стрілку заголовка стовпця .

4. Виберіть Текстовий фільтр або Фільтри чисел, а потім виберіть порівняння, наприклад Between (Між).

   

5. Введіть умови фільтра та натисніть кнопку OK.

   

Фільтрування даних у таблиці

Коли дані додаються до таблиці, елементи керування фільтрами автоматично додаються до заголовків таблиці.

1. Клацніть стрілку заголовка стовпця для стовпця, який потрібно відфільтрувати.

2. Зніміть прапорець (Виділити все) і встановіть прапорці, які потрібно відобразити.

   

3. Натисніть кнопку OK.

Стрілка заголовка стовпця зміниться на піктограму фільтра . Виберіть цю піктограму, щоб змінити або очистити фільтр.