Практичне заняття № 11. Тема:« Робота з прайс-листами. Складання заявок-замовлень для отриманні лікарськіх засобів та виробів медичного призначення до аптеки»

Завдання № 1

І. Для визначення мінімальної кількості препарату певного най­менування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

1 – ________________________________________________________________;

2 – ________________________________________________________________;

3 – ________________________________________________________________.

2. Перечисліть п'ять основних вітчизняних фірм-виробників лікарських засобів:

1_________________________________________________________________

2_________________________________________________________________

3_________________________________________________________________

4_________________________________________________________________

5_________________________________________________________________

3. Основними критеріями вибору аптекою постачальника є:

1. - _______________________________________________________________;

2. - _________________________________________________________________;

3. - _________________________________________________________________;
   4 - _________________________________________________________________;

5 - _________________________________________________________________.

Завдання № 2

Вірішити задачу

Розрахуйте кількісний обсяг замовлення на бронхікум сироп 100 мл за умови, що залишок на день поставки складає три флако­ни, середньоденний попит – два флакони, перевірка запасів здійснюється один раз в три дні, період отримання замовлення – один день, резервний запас відповідає середньоденному попиту.

Завдання № 3

Оформити « Замовлення-вимогу постачальнику на одержання лікарських засобів,

Заповнив бланк № 1

Бланк № 1

Аптека___________

Відділ____________

Замовлення-вимога №______

Від «_»____________20_р.

Кому__________________________

Підстава відпуску_______________

Замовив _________________________________

Керівник________________________________

Дата. «_»____________20__

Визначення поточної потреби

Важливим розділом організаційної роботи аптеки є правильне виз­начення поточної потреби в лікарських засобах і виробах медичного призначення. Для визначення мінімальної кількості препарату певного найменування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

1. наявна кількість препарату;

2. коли поновлюється замовлення;

3. скільки замовити повторно?

Для реалізації асортиментної політики необхідно постійно здійснюва­ти контроль товарних запасів. Він полягає у підрахунку запасів, наявних у конкретному місці зберігання, а також у відстеженні процесу їх збільшен­ня чи зменшення. Для цього використовують журнал обліку відмовлень, який ведеться безпосередньо в торговому залі, а також журнали обліку дефектури при наявності в аптеці окремого відділу запасів. Крім цього, велике значення має практичний досвід, зокрема знання поточних витрат того чи іншого лікарського засобу або виробу медичного призначення.

Поточний облік товарних запасів виявить, скільки товару ще є в на­явності.

Для визначення термінів і обсягів нових закупок, потрібно знати:

1. темпи продажу лікарського засобу (середній попит);

2. тривалість часу між перевіркою товарних запасів;

3. резервні запаси в разі відхилення рівня попиту протягом закупі­вельного періоду;

4. прогнозований залишок препарату в аптеці на день поставки.

Формула кількісного обсягу замовлення

Робота над товарними запасами - це процес балансування між скороченням сумарних витрат, спрямованих на утримання запасів, і забезпеченням наявності запасів, достатніх для безвідмовної реалізації.

Саме тому, важливим моментом роботи аптеки є правильне визначення поточної потреби в лікарських засобах і супутніх товарах.

Для визначення міні­мальної кількості препарату певного найменування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

• наявна кількість препарату;

• частота поновлюється запасів;

• існуючий попит на препарат.

Велике значення має практичний досвід, зокрема знання поточних витрат того чи іншого лікарського засобу або медичного виробу.

Для встановлення потреби у тому чи іншому товарі, також можна використати формулу:

КОЗ = (ППТЗ + ПОЗ) х СДНП + РЗ-3, де

КОЗ - кількісний обсяг замовлення конкретного товару;

ППТЗ - періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;

ПОЗ - період отримання замовлення;

СДНП - середньоденний норматив продажу даного товару;

РЗ - його резервний запас;

З - прогнозований залишок на день поставки.

Приклад:

Кожних шість днів здійснюється перевірка товарних за­пасів і оформлення замовлення, ще три дні йде на отримання замовлен­ня і за розрахунками щоденно продається п'ять упаковок препарату А, бажаний резервний запас відповідає середньоденному попиту, залишок на день поставки становитиме п'ять упаковок цього препарату. Таким чином, аптека має замовити: КОЗ = (6 + 3)х5 + 5 – 5 = 45 упаковок препарату А.

Розглянута формула може бути застосована у випадках, коли попит медикаментів різко не змінюється за достатньо великий інтервал часу, тобто для них характерний високий і середній рівень передбачуваності споживання.

Установлення кількісного обсягу замовлень можна проводити за формулою:
КОЗ = (ППтз + Поз) × сдоП + рз – з,

де КОЗ — кількісний обсяг замовлення конкретного препарату;

ППтз — періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;

Поз — пе- ріод одержання замовлення;

сдоП — середньоденний обсяг продажу даного лз;

рз — резервний запас лз;

з — прогнозований залишок найменування аптечного асортименту на день поставки.

Приклад

Кожні 5 днів здійснюється перевірка товарних запасів та складання замовлень, ще 2 дні витрачаються на отримання замовлення, щоденна реалізація даного найменування ап- течного асортименту складає 8 упаковок, розрахунковий резервний запас відповідає обсягу одноденної реалізації, а прогнозований залишок на день поставки — 5 упаковок. значить, аптека повинна замовити:

КОЗ = (5 + 2) × 8 + 8–5 = 59 упаковок даного найменування.

формування товарних запасів означає, на скільки днів перед- бачений запас та з яким резервом. наприклад, за формулою 2 + 1 або 3 + 1 запаси формуються на 3 (2 + 1) або 4 (3 + 1) дні з резер- вом на 1 день та з поповненням товарних запасів кожні 2 та 3 дні відповідно. для розрахунку необхідна інформація про одноден- ну реалізацію цих найменувань аптечного асортименту. форму- ла такого розрахунку:

КОЗ = N × (K1 + K2),

де N — кількість упаковок, що реалізуються за 1 день;

K1 — період часу (у днях) запасу даного лз;

K2 — період часу (у днях) резервного запасу даного лз.

У вищенаведених прикладах K1 +K2 = 3 (2 + 1) та 4 (3 + 1) від- повідно. тоді, якщо протягом дня реалізується 10 упаковок пре- парату (тобто N = 10), коз складе: 10 × 3 = 30 та 10 × 4 = 40 упа- ковок відповідно.

Складання замовлень на товари аптечного асортименту

Для складання оптимальної заявки на товари аптечного асортименту необхідно правильно визначити потребу аптечного закладу на підставі систематичного аналізу попиту, що склався, та фактичного споживання кожного найменування товару.

ЛЗ відрізняються від інших товарів тим, що потреба в них виникає у випадку захворювання або його профілактики.

Потреба в ЛЗ залежить від цілого комплексу факторів медичного, економічного, соціального, правового, демографічного, екологічного та іншого характеру, а саме:

• Віковий склад;

• Платоспроможність;

• Ступінь соціального захисту;

• Асортимент ЛЗ;

• Нормативно-правове регулювання фармацевтичної діяльності;

• Місцезнаходження аптечного закладу;

• Кваліфікація персоналу аптек і ЛПЗ;

• Розмір бюджетних асигнувань; на охорону здоров’я;

• Впровадження нових методів лікування

• Страхова рецептура тощо.

Складання заявки на товари аптечного асортименту

Процес складання заявки на товари аптечного асортименту є одним з найбільш відповідальних етапів діяльності аптек, від якого в чому залежить кінцевий результат фінансово-господарської діяльності.

Заявки можуть подаватися в різній формі:

• Письмово;

• Телефоном

• Факсом:

• Поштою;

• Електронною поштою.

У письмовому замовленні вказуються замовник і постачальник товару, платник та дата виконання, найменування товару, що замовляється, одиниці вимірювання та його кількість та у разі необхідності, обумовлені сторонами ціни поставки.

При автоматизації процесу управління заявки складається та подається постачальнику в електронному вигляді.

Розрахунок необхідного замовлення постачальнику базується на інформації:

• Про залишки кожного найменування аптечного асортименту;

• Терміни подання заявки та доставки товару;

• Кількість замовлення та його вартість.

Контроль за складанням заявок на поставку нових партій товару необхідно здійснювати на основі даних аналізу динаміки продажів кожного окремого найменування аптечного асортименту.

Основне завдання такого контролю – визначення моменту, при настанні якого необхідно зробити замовлення на поставку.

Оперативний, спрощений розрахунок може проводитись на основі статистичних даних про реалізацію конкретного препарату.

Визначальною цифрою розрахунку є річна потреба у конкретному ЛЗ, яка визначається шляхом обчислення середнього рівня його продажів хоча б за декілька місяців. Виходячи з цього показника, обчислюються Q_мах і Q_мін .

Q_мах - кількість одиниць товару, яку необхідно замовити при формуванні заявки

Q_мін -кількість товарного залишку товару в упаковках, при досягненні якого слід здійснити замовлення.

Для препарату з високим рівнем продажів (більше 100 упаковок на місяць) Qmax обчислюється з розрахунку двохтижневої потреби за формулою Q : 24, де Q — річна потреба у препараті, 24 — кількість поставок на рік (1 замовлення на 2 тижні).

Для препаратів із низьким рівнем продажів (менше 100 упаковок на місяць) Qmax розраховується з тижневої потреби за фор- мулою Q : 48, де 48 — кількість поставок на рік (4 рази на мі- сяць). Qmin в обох випадках складає 30% від Qmax (Qmax : 3).

Перерахунок середньорічної потреби в кожному найменуванні аптечного асортименту оптимально слід проводити щоквартально. на- приклад, рівень продажів ходового препарату Х склав 4320 упаковок на рік. значить, Qmax складає 180 (4320 : 24), а Qmin відпо- відно 60 (180 : 3). як наслідок, коли запас препарату Х в аптеці скоротиться до 60 упаковок, необхідно зробити замовлення ще на 180 упаковок. аналогічно розраховується замовлення і на лз з низьким рівнем продажів.

Таким чином, для кожного найменування аптечного асорти- менту аптекою повинен бути відпрацьований свій алгоритм за- пасу та резерву на підставі практичного досвіду їх реалізації.

Характеристика постачальників лікарських засобів і виробів медичного призначення

Якщо визначено, що, коли і скільки необхідно замовити аптеці, то на­ступним завданням є знаходження потенційного постачальника. В якості постачальників виступають заводи-виробники і оптові фармацевтичні фірми.

Тому більшість аптек звертаються до оптових посередників, оскіль­ки вони працюють з широким асортиментом лікарських засобів і ви­робів медичного призначення. Крім цього, оптові фармацевтичні фірми в абсолютній більшості є ближчими до аптек, ніж виробники, можуть здійснювати дрібні поставки, характеризуються гнучкістю стосовно термінів поставок, надають товарний кредит, і все це при невисокій торгівельній надбавці до оптової ціни виробника (митної вартості) за посе­редницькі послуги. За даними дослідження, аптека у середньому співпра­цює з 22 постачальниками при розмаху варіації від 4 до 76 контрагентів. Істотна їх частина - це оптові фармацевтичні фірми.

Критерії вибору постачальника, можливі форми оплати товару і чинники, від яких залежить розмір торгівельної націнки

Якщо визначено, що і скільки необхідно замовити аптеці, то наступним завданням є знаходження потенційного постачальника. В якості постачальників виступають оптові фармацевтичні фірми, які мають ліцензію на оптову торгівлю лікарськими засобами та медичними виробами.

Оптова торгівля (реалізація) лікарськими засобам – діяльність з придбання лікарських засобів, їх належного зберігання та транспортування з метою подальшого продажу іншим суб’єктам оптової або роздрібної торгівлі лікарськими засобами, або безпосередньо лікувально-профілактичним закладам.

Оптові фірми діють на основі отриманої ліцензії (Відповідно до ліцензійних вимог, затверджених Постановою КМУ).

Відповідно до ліцензійних вимог, затверджених Постановою КМУ, оптова фармацевтична фірма зобов’язана:

Торгівля неякісними лікарськими засобами або такими, термін придатності яких минув або на які відсутній сертифікат якості, що видається виробником, забороняється.

На сьогодні зареєстровано більше як 650 суб’єктів господарювання, що мають ліцензію на оптову реалізацію лікарських засобів та медичних товарів.

Вони забезпечують щонайменше дві третини загального обсягу національного оптового фармацевтичного ринку.

Основними критеріями вибору постачальників є:

1) асортимент лікарських засобів і медичних виробів;

2) ціна і розмір торговельної надбавки;

1. форми оплати (попередня оплата, оплата за фактом отримання товару, відтермінування платежу або товарний кре­дит, тобто відпуск товару під реалізацію на певну кількість банківських чи календарних днів.

2. форми доставки;

3. партії товару;

- наявності операцій стосовно просування нових лікарських

засобів фірмами-виробниками.

3) форма оплати:

• попередня оплата,

• оплата за фактом отримання товару,

• відстрочка платежу або товарний кредит, (тобто відпуск товару під реалі­зацію на певну кількість банківських чи календарних днів);

4) сервісні послуги постачальника, які включають:

• зручність подання, час і точність виконання замовлення;

• гарантію своєчасної доставки;

• постадійне інформування про виконання замовлення;

• стан доставлених ліків;

• можливості комп'ютерної мережі підприємства;

• післяпродажне супроводження товару (можливість повернення);

• процедури розгляду скарг та вимог;

5) територіальна наближеність (тут варто зауважити, що багато фірм

доставляють товар у будь-які регіони країни або мають там філіали).

Інформацію про постачальників працівники аптек отримують:

1. безпосередньо при контакті з торговим агентом;

2. з матеріалів фахового періодичного друку (тижневик "Еженедельник "Аптека", журнали "Провизор" і "Аптека Галицька" тощо);

3. з реклами в популярній та загальноділовій пресі;

4. спілкуючись з колегами;

5. з рекламних проспектів та буклетів;

6. завдяки телебаченню;

7. на спеціалізованих медичних виставках тощо.

Основою для комплектації товару постачальником аптеці є замов­лення на отримання товару. Воно може бути подане різними шляхами: усно безпосередньо у постачальника, телефонограмою, факсом, елект­ронною поштою, письмово на паперовому носії

Особливості замовлення аптекою наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів

Для отримання наркотичних і психотропних ЛЗ аптечні установи подають

заявку аптечним складам тільки в письмовій формі у чотирьох примірниках.

Вимоги- замовлення встановленої форми, мають бути підписані завідуючим

аптекою або його заступником та завірені круглою печаткою цього закладу.

Дані вимоги-замовлення виписуються окремо від інших ЛЗ і ВМП, а кількість замовлених і відпущених ЛЗ зазначається прописом.

Відпуск наркотичних, психотропних ЛЗ і прекурсорів здійснюється за окремими довіреностями, оформленими у встановленому порядку із зазначенням у них найменувань та прописом кількості всіх одержаних ЛЗ.

Із чотирьох виписаних примірників вимог-замовлень дві надаються постачальнику, а дві залишаються в аптечному закладі ( із них один – для ПКО).

Замовлення наркотичних і наркотичних ЛЗ ( табл. ІІ та ІІІ Переліку), прекурсорів ( список № 1 табл. ІУ) можуть здійснювати лише аптечні заклади, що мають відповідну ліцензію, видану на обіг наркотичних, психотропних засобів а прекурсорів, та відповідні приміщення для належного зберігання вказаних ЛЗ.

Після прийняття рішення про вибір постачальника необхідне правильне юридичне оформлення співробітництва між постачальником ( оптова фармацевтична фірма) та покупцем ( аптекою).

Правовим документом, що оформляє процес купівлі-продажу, є пись­мова угода. В ній вказується предмет угоди, порядок розрахунку, термін виконання, обов'язки сторін, порядок розгляду суперечок, інші моменти. Документ набуває чинності після підписання обома сторонами (продав­цем-постачальником та покупцем-аптекою).

У письмовому договорі, вказуються:

• Юридичну адреси сторін, їх назва

• Права та обов’язки;

• Зміст договору;

• Порядок розрахунку;

• Термін виконання;

• Порядок розгляду претензій;

• Форм-мажорні обставини;

• Умови розірвання договору

• Підписи сторін.

Договір скріпляється печатками юридичних осіб-учасників і підписами уповноважених для цієї процедури осіб та видається кожній стороні. Крім того, учасники договору обмінюються пакетом документів, що підтверджують їх легальний юридичний статус як суб’єкту господарювання в Україні:

• випискою з Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців;

• витягом з реєстру платників ПДВ;

• копіями ліцензій з « мокрими печатками» на здійснення оптової та роздрібної торгівлі відповідно.

Документ набуває чинності після підписання обома сторонами (продав­цем-постачальником та покупцем-аптекою).