17 квітня 2020 о 12:22

19726

Оформлення трудових книжок працівників освіти: зразки записів (частина 2)

Нормативні роз’яснення щодо порядку ведення трудових книжок працівників освіти з наданням правових алгоритмів дій та зразків записів.

Оскільки ведення трудових книжок працівників освіти має свої особливості, а запровадження електронного обліку трудової діяльності передбачає обов’язкове надання роботодавцями сканкопій трудових книжок до Пенсійного Фонд України, наразі виникла гостра потреба приведення у відповідність трудових книжок працівників освіти чинному законодавству України задля уникнення непорозумінь.

Пропонуємо другу частину матеріалу про оформлення трудової книжки.

Переведення на роботу

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного закладу оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Реорганізація, перейменування

Якщо за час роботи працівника заклад реорганізовано чи змінилася назва, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис:

Зверніть увагу! Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись відповідно до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи в трудовій книжці вносяться керівником закладу після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Зверніть увагу! Завіряються печаткою лише запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Поновлення на роботі

Якщо працівник після звільнення звернувся до суду з позовом про поновлення на роботі й позов було задоволено, Ваші дії наступні. Видаєте наказ про поновлення на роботі вносите відповідний запис до трудової книжки.

Виправлення у трудових книжках

Зверніть увагу! Виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які власне такі неточні записи допустили.

Про це попереджає п. 2.6 Інструкції № 58.

Якщо заклад, який зробив неправильний або неточний запис, ліквідований, то відповідний запис вносить і засвідчує печаткою його правонаступник. Немає правонаступника? Тоді виправляючий запис робить організація вищого рівня, якій було підпорядковано підприємство. Її не існує? Отже, виправлення вносить обласний архів (п. 2.8 Інструкції № 58).

Новий роботодавець зобов’язаний тільки посприяти працівнику розв'язувати проблему, що виникла.

Виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу. Не можете знайти цей наказ? Тоді пошукайте інші документи, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Зверніть увагу! На показання свідків не розраховуйте – вони не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).

Увага! Забороняється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки.

А ось для виправлення записів у внутрішньому блоці трудової книжки п. 2.10 Інструкції № 58 передбачено свою спеціальну процедуру.

Випадок 1. Запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу (допущено помилку при внесенні запису). Як виправити?

У графі 1 – черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису.
У графі 2 – дату внесення змін.
У графі 3 – номер запису, який є недійсним, а потім – текст правильного запису. Тобто графу 3 почніть фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжте коректним варіантом запису: «Прийнятий на посаду опалювача»;
У графі 4 – дату і номер наказу по закладу про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

Зверніть увагу! На практиці інколи зустрічаються випадки, коли раніше внесений неточний або неправильний запис у трудовій книжці виправляють двома окремими рядками під окремими порядковими номерами. Тобто спочатку в першому рядку під одним порядковим номером зазначають: «Запис за № таким-то недійсний», а в наступному окремому рядку під наступним порядковим номером наводять правильний запис. Проте такий підхід неприйнятний.

Норми Інструкції № 5 приписують виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки за допомогою саме одного запису під одним порядковим номером. Тобто графу 3 розпочинають фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а потім після крапки запис продовжують правильним формулюванням.

Іншого способу виправлення Інструкція № 58 не передбачає.

Виправлені відомості мають повністю відповідати оригіналу наказу.

У разі втрати наказу чи розпорядження, або невідповідності їх фактично виконуваній роботі, виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладку до неї), зобов’язана негайно заявити про це власникові або вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі виникнення ускладнень – в інший термін, власник або уповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки. Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” й “Відомості про заохочення” дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування до цього закладу вже працював, то заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділі “Відомості про роботу” в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва закладу, де працював працівник, а також назва посади, на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на іншу постійну роботу в тому самому закладі, то про це робиться запис. Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 – причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані. Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах. У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті.

Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов’язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство. Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то керівних закладу за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: “Видано дублікат”, а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання, облік трудових книжок

При заповненні трудової книжки (вкладки до неї або дублікат) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено закладом унаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості. Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві закладу протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або вповноважений ним орган зобов’язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

У закладі ведеться також документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;
Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

Внесення відомостей про нагородження й заохочення

У трудові книжки працівників у розділі “Відомості про нагородження” вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі “Відомості про заохочення” – відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплати, які мають регулярний характер

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення

У графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва закладу, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника). У графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням. У графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Вкладка трудової книжки

Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладка без трудової книжки недійсна. Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10 х 25 мм 10 х 25 мм з надписом “Видано вкладку” й зазначають серію та номер вкладки.

Видача трудової книжки в разі звільнення

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи у закладі, засвідчуються підписом керівника закладу та печаткою закладу.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

Які документи буде подавати роботодавець

На сьогодні головний документ, який містить інформацію про трудову діяльність – це трудова книжка. Саме її скан-копію потрібно буде надіслати до ПФУ.

Крім того, потрібно буде надати скан-копії документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 № 637.

Вони мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.

Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів буде здійснювати відповідальна особа органу ПФУ шляхом доповнення персональної облікової картки в Реєстрі інформацією, наявною в сканованих копіях документів.

Якщо працівник ПФУ виявить, що в трудовій книжці відсутні необхідні записи або неправильні чи неточні дані про періоди роботи, або знайде інші розбіжності (зокрема, за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року за даними Реєстру), то застрахованій особі через її електронний кабінет буде направлятись відповідне повідомлення. Ці дані можна буде відкоригувати.

Ще більше нормативних роз’яснень дізнавайтесь з вебінара Інни Маніленко. Відео доступне для перегляду будь-коли, як і можливість замовлення сертифіката з підвищення кваліфікації!