Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до установи, здійснюють працівники служби діловодства, причому розгляд -обов'язково в день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми і телефонограми розглядаються негайно. Служба діловодства попередньо розглядає лише документи, адресовані керівництву установи, та без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу.