Використання офісних веб програм для створення спільних документів. Синхронізація даних. Організація та планування колективної діяльності.

Доступ до інформаційних матеріалів персонального навчального се­редовища можна організувати декількома способами:

1. використати онлайновий сервіс електронних закладок для швид­кого доступу до сайтів з будь-якого пристрою, які використовує користувач;

2. розмістити документи, збережені на локальному диску, у хмару;

3. синхронізувати Google Диск із локальним диском комп’ютера.

Сьогодні є декілька різноманітних онлайнових сервісів.

Для створення електронних закладок, що є аналогами звичайних закла­док, які створюють засобами браузера. Прикладом є сервіс Pocket (https://getpocket.com/), де можна зберігати посилання на сайти й отри­мувати до них доступ через телефон, планшет і комп’ютер, навіть без під­ключення до Інтернету. Іншим сервісом, який використовують для таких цілей, є Streme (http://streme.co/). За допомогою сервісу Streme можна створювати групи закладок, якими легко обмінюватися. Групи закладок можуть бути доступними тільки для читання, або їх можуть редагувати інші користувачі. Таким чином створюється спільнота навколо обраної теми. Streme автоматично визначає тип даних, на які створено заклад­ку — відео, аудіо та інші види мультимедіа, щоб подати їх у найзручні­ший спосіб. А це означає, що деякі інформаційні матеріали можна пере­глянути без переходу на сайт-джерело.

Серед Додатків Google також є сервіс, який дає змогу створювати за­кладки. Щоб перейти до нього, у списку сервісів обирають Більше/Інші продукти від Google. У групі Веб пошук обирають Закладки.

Для того щоб додати закладку до сховища, обирають вказівку Додати закладку. У вікні додавання нової закладки вказують назву закладки, її URL-адресу, додають опис — рубрику, у якій буде розміщена закладка для швидкого пошуку, примітку — нагадування чи завдання яке слід виконати із цією закладкою.

Додані закладки у сховищі можна упорядковувати за заголовком, описом, датою. У подальшому можна змінювати їхній опис. Закладки та­кож можна експортувати, наприклад, можна поділитися ними з друзя­ми, переславши веб-сторінку з адресами через електронну пошту.

Для того щоб отримувати повідомлення про зміни, які відбулися на сайті, чи появу нових дописів, наприклад, у веб-журналах чи блогах, ви­користовують так звані канали новин, що організовують за допомогою технології RSS, яку ще називають фідом (від англ. feed — живлення, по­стачання, канал) О . Стрічки новин RSS дають змогу швидко ознайоми­тися зі змінами змісту сайта, безпосередньо не заходячи на нього за допо­могою браузера.

Для того щоб мати доступ до власних документів з будь-яких пристро­їв, можна синхронізувати дані, які розміщені на різних пристроях. Для цього встановлюють додаток Google Диск на комп’ютері. За замовчуван­ням усі дані в розділі Мій диск будуть синхронізовані з Google Диском на комп’ютері.

Синхронізація даних — це процес, що забезпечує встановлення від­повідності даних на всіх пристроях, незалежно від того, на якому з них відбувалися зміни. Наприклад, файл, який змінено у хмарному офісно­му пакеті, матиме такий самий зміст, як його відповідник на локальному Google Диску.

Щоб налаштувати синхронізацію, виконують такі дії:

1. Відкрити Google Диск. Обрати Пуск /Всі програми/ Google Диск.

2. Натиснути значок Google Диск на панелі завдань у правому нижньому куті екрана.

3. Натиснути • в правому верхньому куті вікна та обрати Нала­штування/Параметри синхронізації.

4. Обрати дані для синхронізації: Синхронізувати всі об’єкти в роз­ділі Мій диск чи Синхронізувати тільки ці папки. Якщо обрано другий варіант, то позначити папки для синхронізації.

5. Натиснути Застосувати.

Спільне використання документів на GOOGLE диск

З розповсюдженням Інтернету кардинально змінилося поняття робо­чого колективу. Люди, що живуть у різних країнах і працюють у різних організаціях, можуть брати участь у спільній розробці проектів чи опра­цюванні одних і тих самих документів. Сьогодні вже нікого не здивуєш співробітниками, які ніколи не приходять в офіс компанії, а виконують свою роботу, не полишаючи власного будинку. Інші — постійно перемі­щуються по світу і беруть участь у різних нарадах, семінарах, перебува­ючи в дорозі.

Так і ви, працюючи з однокласниками над спільним проектом, можете знаходитися в різних місцях і в той самий час використовувати спільні документи, які, наприклад, розміщено на Google Диск.

Щоб надати спільний доступ до файлів чи папок обраним користува­чам, слід:

1. Вибрати потрібний файл (папку).

2. Вибрати на панелі інструментів кнопку Надати доступ до файла

3. або команду Доступ у контекстному меню об’єкта.

4. У вікні, що відкрилося, увести в поле Користувачі адреси електрон­них поштових скриньок тих осіб, яким потрібно надати доступ (до­ступ можна надати тільки для користувачів Gmail).

5. Вибрати кнопку ✓’ д для вибору рівня доступу користувачів: реда­гування, коментування, перегляд.

6. Вибрати кнопку Надіслати.

Після цього на вказані електронні адреси автоматично надсилається лист із запрошенням, у якому буде надано посилання на спільний файл (папку). Користувач може перейти за цим посиланням і виконувати ті дії, які були дозволені автором. Рівень доступу різним користувачам можна надавати різний — хтось може редагувати, хтось — коментувати, а хтось — тільки переглядати. У такий спосіб доступ до об’єкта матиме тільки певне коло осіб, і ніхто інший (навіть маючи посилання на цей об’єкт) не буде мати можливості працювати з об’єктом.

Документи, доступ до яких користувачу надали інші особи, розміщу­ються на Google Диск у розділі Відкриті для мене.

Також доступ до файла (папки) можна надати, використавши команду Посилання для спільного доступу. Виконання цієї команди автоматично формує посилання на даний файл. Для цього потрібно:

1. Вибрати відповідний рівень доступу до файла чи папки (редагувати, коментувати, переглядати).

2. Скопіювати посилання вибором кнопки Копіювати посилання.

3. Вибрати кнопку Готово

4. Надіслати це посилання потрібним користувачам або розмістити його на деякому веб-ресурсі.

Таким чином, усі, хто матиме це посилання, зможуть працювати із цим файлом. Користувачі можуть передавати це посилання одне одному ланцюжком, і всі вони будуть мати доступ до цього об’єкта. Фактично ви викладаєте документ у вільний доступ: навіть не маючи екаунта Google, користувачі матимуть доступ до вашого документа. У такий спосіб реко­мендується надавати доступ тільки на перегляд або коментування.

Робота зі спільним Google-документом відбувається в реальному часі, тобто якщо один з користувачів змінює вміст документа, то всі зміни одразу ж відображаються і у вікні інших користувачів. З одним і тим самим файлом одночасно може працювати до 200 осіб, яких автор доку­мента запросив до спільної роботи з редагування документа. У процесі роботи можна бачити, хто із співавторів одночасно з вами редагує цей до­кумент. Повідомлення про це відображається над Рядком меню у вигляді піктограм-аватарок.

Автор документа за потреби може скасувати всі правки, які було вне­сено співавторами, повернувшись до попередньої версії. Видалити доку­мент або відмінити спільний доступ може тільки автор документа.