Системи управління електронними документами

Опрацюйте теоретичний матеріал:

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів організації.

Системи електронного документообігу (СЕД) - програмні засоби для створення документів, їх обробки, передачі, зберігання, узгодження та інших операцій, що реалізуються з використанням інформаційно-телекомунікаційних мереж.

У СЕД відслідковуються створення і внесення змін у документи, терміни їх виконання, маршрути руху документів, контролюються версії. Охоплюється весь цикл діловодства - від постановки завдання на створення документа до його збереження в архів. Забезпечується класифіковане централізоване зберігання документів, управління потоками їх переміщення, розмежування прав доступу користувачів до документів відповідно до виконуваних функцій в системі. При впровадженні СЕД враховуються організаційно-штатна структура підприємства, а також можливість її масштабування та інтеграції з іншими корпоративними системами.

Системи документообігу зазвичай впроваджуються, щоб вирішувати певні завдання, що стоять перед організацією, з яких найбільш часто зустрічаються такі:

• – забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматизованого контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;

• – підтримка системи контролю якості відповідно до міжнародних норм;

• – підтримка системи ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості зберігання всієї передісторії його діяльності;

• – протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" у діяльності);

• – оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю;

• – виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації;

• – виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Виконайте інтерактивну вправу.

Скрін виконаної вправи прикріпіть до цього завдання.

Здійснити пошукову діяльність у мережі Інтернет на тему "ТОП-3 СЕД (системи електронного документообігу) в Україні"

За знайденою інформацією підготувати презентацію\документ чи ментальну карту/інфографіку(вказати назву та надати коротку характеристику цієї СЕД).

Скріни чи посилання на роботу з вашого гугл-диску прикріпіть у поле нижче.