Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення

Опрацюйте теоретичний матеріал:

Офіційно-діловий стиль - це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі.

Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом зв’язані з діловою сферою спілкування, тож у мові І стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення.

Мові ділових паперів властива стилістична строгість, об’єктивність викладу. В офіційно-діловому стилі не повинно емоційності та суб’єктивної оцінки. Це наближає стиль ділових паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, хоча знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документа.

Оскільки документи зв’язані з правовими нормами, об’єктивність у стилі викладу підкреслюється їх стверджуючим та наказовим характером. Як правило, документи складаються для того, щоб подана в них інформація чи була взята до відома, чи відповідне рішення було обов’язково виконане. Такі документи опираються на науковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і лаконічним, і це має бути досягнуто з допомогою відповідних мовних засобів. Характерною особливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні.

Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Основне призначення офіційно-ділового стилю - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Офіційно-діловий стиль - це стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками.

Особливості писемної форми порівняно з усною такі:

• відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;

• не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

• писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;

• наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);

• монологічний характер писемних текстів, потенційно необмежена кількість копій;

• наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;

• спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації дідової мови.

Діловий стиль визначають такі особливості:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація податків і закінчень документів. Це так звані кліше – усталені словесні формули, закріплені за певного ситуацією і сприймаються як звичайний, обов’язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання.

Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше:

Прості кліше - це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені - що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні - мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

4. Логічність і аргументованісгь викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об’єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних організацій, закладів і виражають їхні інтереси - тобто є носіями певних функцій. У зв’язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо+.

Нові поняття, значення, їх відтінки, утверджуючись у свідомості людини, в спілкуванні, входять у загальний вжиток внаслідок їх закріплення у тексті.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Словник:

Діловий стиль – авторитетний стиль

Ділова пропозиція – вагома, розумна, важлива, бізнес – проект, угода, запрошення

Діловий вигляд – професійний, офіційний, суворий, стриманий, імідж

Ділові відносини – практичні, серйозні, процесуальні, фахові. корпоративні

Ділові кола – активні, фахові, об’єднання людей, керівний склад, ділове середовище

Ділова бесіда – організована, з визначених питань, нарада, семінар, переговори

Діловий лист – спеціальний, лист-пропозиція, нота, вірча грамота, комюніке

Ділова зустріч – вирішальна, загострена, партнерська, прес-конференція, бріфінг, збори акціонерів, симпозіум

Ділові папери – важливі, офіційні документи, договори

Ділова людина – зайнята, офісна, освічена, бізнесмен, політик, банкір, директор, професіонал

Опрацюйте відео-поради щодо написання мотиваційного листа:

Практична робота: надрукувати мотиваційний лист для вступу.

Прикріпіть файл з листом (можна скриншот) практичної роботи до цього завдання.

Для виконання практичної роботи опрацюйте поради від сайту Освіторія:

Під час вступу мотиваційний лист знову потрібен. І підготувати його варто не в останню мить, а заздалегідь. Як написати мотиваційний лист без помилок? Чого категорично не можна робити? А на чому, навпаки, слід наголошувати? Зібрали для вас поради та приклади мотиваційних листів з вебінару викладачки платформи iLearn Анастасії Бречко.

Що таке мотиваційний лист і для чого він потрібен?

Мотиваційний лист — це викладені вступником довільно у письмовій формі інформація про його особисту зацікавленість у вступі на певну освітню програму й відповідні очікування, досягнення в навчанні та інших видах діяльності.

Він потрібен, щоб:

• показати вас як особистість: ваше вміння комунікувати та презентувати себе;

• довести вашу мотивацію та зацікавлення професією та обраним закладом;

• побудувати професійні та навчальні цілі.

Які вимоги до листа?

Кожен виш прописує вимоги до листа в правилах прийому.

Розглядати та оцінювати мотиваційні листи «без присвоєння їм конкурсних балів» будуть приймальні комісії.

Знайти вимоги до структури, оформлення, обсягу листа можна на сайтах університетів.

Формат поля для написання мотиваційного листа становить до 20 тисяч символів. Водночас вимоги щодо кількості визначає заклад освіти: наприклад, не менш як 200 і не більш як 600 слів.

Із загальних вимог до написання листів можна виокремити такі:

• лаконічний зміст: лише важливі деталі, факти, цифри;

• для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких повинен містити певну концепцію;

• неприпустимість емоцій: треба прагнути стриманості, розважливості, серйозності та практичності;

• простота викладу;

• відсутність орфографічних і стилістичних помилок: помилки неприйнятні в мотиваційному листі.

Структура листа: приклади й поради

Мотиваційний лист має таку структуру:

• «шапка»;

• основна частина;

• висновок;

• подяка;

• підпис.

«Шапка» — обов’язкові елементи:

• відомості про адресата (назва ЗВО та ПІП особи, якій адресується лист) та адресанта (тобто ваші ПІП, електронна та фактична адреси, номер телефону). Усе це необхідно вказати в правому верхньому куті;

• шанобливе звертання (наприклад, «Шановний…»). Його зазвичай виділяють напівжирним шрифтом та/або курсивом і вирівнюють по центру;

• у самому вступі викладаєте мету і причину написання листа (наприклад, «Звертаюся до вас у зв’язку з…»). Тут варто пояснити, чому ви обрали саме цей університет, і як навчання в ньому сприятиме вашому професійному розвитку і зростанню.

  Основна частина: що писати?

Основну частину варто розпочати з відповіді на запитання «Хто я?». Тут виділіть здобутки в навчанні з окремих предметів, пов’язаних з обраною освітньою програмою, рівень володіння іноземними мовами, участь у позашкільній роботі та оцінку власних соціальних навичок.

Лайфхак: на додачу до ваших загальних якостей можна переглянути ТОП-10 навичок майбутнього і вказати, які з них ви маєте або розвиваєте наразі.

Далі варто відповісти «Чому я обрав/обрала саме цей університет та професію?». Тут виокреміть сильні сторони університету, які вам відгукуються, аспекти професії, які подобаються, коротку історію шляху до вибору.

Далі розповідаємо «Як я можу бути корисною/корисним для університету або професії?». Тут розкажіть про ваші ідеї та плани на час навчання в університеті: участь у самоврядуванні, здобуття навичок, програми обміну та навчальні проєкти. Також додайте про ваші ідеї та плани після випуску і глобальну мету реалізації себе у професії.

Наприкінці основної частини варто розповісти, чому мають обрати саме вас. Які ваші цінності перегукуються із цінностями університету, як саме ця навчальна база сприятиме реалізації ваших навчальних цілей та як ви з університетом зможете підсилити одне одного.

Завершити лист треба маленьким підсумком на два-три речення, які мають підтверджувати готовність вступника навчатися і вказують на його впевненість у правильному виборі освітньої програми.

Лайфхаки, що зроблять ваш лист кращим

• Не повторюйтеся.

• Спершу складіть план, лише потім пишіть сам лист.

• Дотримуйтесь структури і вимог.

• Перечитайте свій лист і запитайте себе: «Чи на місці комісії я б схвалив/схвалила такого кандидата?»

Вірте в себе і нехай вам щастить!