Стандарти та уніфіковані системи документації

Опрацюйте теоретичний матеріал або перегляньте відео-урок:

Уніфікована форма документа — сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, вирішуваних у певній галузі діяльності, і розміщених за певними правилами на носії інформації

Система документації — сукупність взаємозв’язаних документів, використовуваних у певній сфері діяльності

Уніфікована система документації — створена за єдиними правилами та вимогами система документації, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Головною метою уніфікації службових документів є створення єдиної системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складання текстів службових документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації.

Впровадження уніфікації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів усіх класів документації, зокрема з позицій інформаційного менеджменту.

Уніфікація процесів створення службового документа складається з трьох головних напрямів:

Всі службові документи, як правило, мають оформлятися на бланках установ.

Бланк службового документа — це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Бланки службових документів виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим дотриманням ряду правил.

В документаційному забезпеченні управління найширше застосовуються формати: А4, А5.

Загальні вимоги до виготовлення бланків документів сформульовано в ДСТУ 3844–99, і цей матеріал є продовженням вимог до побудови уніфікованих форм документів.

7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України був затверджений ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів'’ (далі - УСОРД).

Вимоги до оформлювання документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації.

Список використаних джерел - це елемент бібліографічного апарату, що містить бібліографічні описи застосованих у дослідженні матеріалів і подається після висновків.

Повторіть матеріал з теми і пройдіть тестування.

7 запитань =30 хв.

Бажаю успіхів та чудових результатів!