Спільна робота з документом

З розповсюдженням Інтернету кардинально змінилося поняття робочого колективу. Люди, що живуть в різних країнах і працюють в різних організаціях, можуть брати участь в спільній розробці проектів чи опрацюванні одних і тих же документів. Доволі часто співробітники, що працюють над одним проектом, знаходяться в різних будівлях,  кабінетах тощо. У таких випадках для організації документообігу між учасниками проекту необхідно організувати віртуальний офіс, де будуть зберігатися документи для спільного використання. Головна проблема такої організації діяльності полягає в доступі всіх учасників до загальних документів та в організації колективного спілкування віддалених один від одного учасників.  

Система електронного документообігу (СЕД) повинна виконувати наступні функції:

· створення, зберігання, редагування документів;

· управління доступом до документів.

· можливість інтеграції з іншими підсистемами ІАІС та іншими програмними засобами, призначеними для роботи з документами.

· СЕД повинна бути максимально орієнтована на цільову аудиторію і передбачати для кінцевого користувача зручний web-інтерфейс.

Всі компоненти взаємопов'язані, а функціональність всієї СЕД забезпечується функціонуванням кожної окремої компоненти та їх регламентованою взаємодією один з одним.

Спільна робота з документами – це важливий елемент ефективної групової роботи. Одночасне використання технологій SharePoint 2010-16 і системи Office 2010-16 або можливості Google документів дає змогу використовувати різні способи спільної роботи з документами. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з відомостями.

Незалежно від способу спільної роботи з документами пересилання вкладень електронною поштою більше не використовується. Відтепер не потрібно розсилати документи, а потім намагатись узгодити конфлікти версій, у ручний спосіб виконувати злиття та узгоджувати зміни, відстежувати авторів внесених змін і здійснювати пошук останніх версій.

Способи спільної роботи з документами

Під час спільної роботи з документом, документ або колекцію документів разом використовують кілька авторів. Вони одночасно можуть працювати у співавторстві над документом. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу над документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них, у яких поступово залучається додаткова структура та керування процесом спільної роботи з документами. Щоб визначити, який спосіб і продукт для спільної роботи з документами вам підходить, доцільно передбачити ваші варіанти з низки способів.

Напівофіційне співавторство. Кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа. Приклади: повторювані протоколи, колективні обговорення й довідковий матеріал для програми OneNote; розроблені групою фінансові моделі, бюджети та списки контролю за активами для програми Excel.

Офіційне співавторство. Кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано. Приклади: бізнес-плани, бюлетені й основні юридичні відомості для програми Word; маркетингові презентації та презентації на конференціях для програми PowerPoint.

Додавання коментарів і рецензування. Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі (наприклад, ланцюжкові обговорення), надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією документа. Приклади: довідка в Інтернеті, офіційні документи та специфікації.

Набори документів. Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Приклади: довідкові матеріали про нові товари та книга продажів.

Продукти, у яких підтримуються функції співавторства

Кілька продуктів системи Office 2010-16 і веб-застосунків Office Web Apps дають змогу багатьом авторам одночасно редагувати документи. Функції співавторства дуже схожі в усіх продуктах. Однак існують певні відмінності у структурі, які зумовлюють різні способи спільної роботи та відповідні сценарії. У таблиці нижче наведено зведені відомості для кожного продукту з функцією співавторства.

Співавторство та взяття документів на редагування

Функція співавторства несумісна з функцією взяття документів на редагування та повернення їх із редагування в бібліотеці. Узяття документа на редагування означає, що лише вам потрібно зробити в ньому запис, а потім через певний час повернути його з редагування, щоб інші могли побачити внесені зміни або далі працювати з документом. Тому після взяття файлу на редагування інші користувачі не зможуть разом із вами бути співавторами документа. За умовчанням у бібліотеках не потрібно взяття файлів на редагування, і цю функцію не слід вмикати, якщо буде використовуватися співавторство. Вам також не слід явно брати документ на редагування, якщо вам потрібно бути його співавтором.

Додавання коментарів і рецензування

Додавання коментарів і рецензування – це поширений і традиційний спосіб спільної роботи з документами. У даному випадку один автор просить інших авторів, наприклад рівноправних учасників або експертів, надати рецензії та відгуки, але бажає мати більший контроль над процесом внесення змін і кінцевою публікацією.

Щоб витратити менше часу на керування даними процесу, рецензування документа та мати більше часу для роботи над документами, можна використати робочий процес на сайті SharePoint 2010-16 для збирання відгуків про документ. Робочі процеси зменшують витрати й час, необхідні для координації спільних бізнес-процесів (наприклад, рецензування документа), керуючи й відстежуючи завдання, які виконуються людьми та входять до цих процесів. Оскільки робочий процес призначає завдання, надсилає нагадування, відстежує участь, стежить за дотриманням запланованих дат і створює запис цілого процесу, можна зосередитися на виконанні роботи замість керування "логістикою" процесу рецензування документа.

Наприклад, можна запустити робочий цикл збирання відгуків, заповнивши форму ініціалізації робочого циклу та вказавши в ній імена користувачів, які мають перевірити документ. Ви можете надати рецензентам певні інструкції, а також вказати дату, коли учасники робочого циклу повинні завершити рецензування. Учасники можуть переглядати стан робочого циклу під час його виконання або відкрити сторінку "Стан робочого циклу", щоб дізнатися, які учасники виконали своє завдання робочого циклу. Власник робочого циклу може настроїти робочий цикл так, щоб учасники могли паралельно або послідовно працювати над завданнями, оновлювати активні завдання, додавати або оновлювати рецензентів, указувати термін для кінцевих результатів і позначати робочий цикл як завершений, коли всі завдання виконано.

Набори документів

У деяких випадках вам потрібно групувати та узгоджувати пов’язані документи, але при цьому призначати певний документ кожному автору, який часто незалежно працює над документом у рамках офіційного процесу, під час якого ці документи поєднуються в один кінцевий результат.

Функція наборів документів забезпечує кілька способів зручного керування та успішної публікації кінцевих результатів, зокрема такі:

·тип змісту за умовчанням, який можна використовувати без змін, настроювати або використовувати як основу для настроюваного шаблону набору документів.

·можливість указувати документи за умовчанням, які автоматично створюватимуться щоразу під час створення нового набору документів.

·відоме користувачам упровадження таке, як папки бібліотеки, що має багато однакових налаштувань, властивостей і параметрів стандартних папок бібліотек.

·настроювана сторінка привітання, яка відкривається в разі переходу за посиланнями на набір документів. Ви можете використовувати цю сторінку привітання за умовчанням або створити та підготувати власну. Сторінка привітання – це сторінка спеціальної веб-частини, на якій відображаються дані, описи, списки документів та інші відомості, а також інтегрована стрічка команд, пов’язаних із набором документів.

· Можливості керування версіями, які дають змогу зробити знімок журналу версій у наборі документів,що посилається на поточні версії  у наборі документів.

· робочі цикли, розроблені для створення наборів документів. Наприклад, можна використовувати вбудовані робочі цикли для керування діями, такими як створення, рецензування та ухвалення вмісту для окремих документів і всього набору документів.

Користувачі, які працюють з інформацією, можуть використовувати набори документів для зручного керування загальним процесом від початку до кінця. Також доступна можливість об’єднання документів за допомогою програмних засобів у разі використання інтерфейсу Office Open XML API.

Збереження документів на сайті SharePoint

Бібліотека на корпоративному сайті SharePoint — це централізоване сховище для збереження документів, до яких ви можете отримати доступ разом із вашими  колегами.

Спільний доступ до документа надається за допомогою посилання, а не вкладення. У такий спосіб працюють з однією копією документа. Якщо іншим користувачам потрібно відредагувати його, вони робитимуть це в тій самій копії — їм не потрібно буде узгоджувати кілька версій і копій документа.

На сайті SharePoint можна відстежувати версії документа. Ця функція стане в пригоді, коли потрібно відновити попередню версію. Якщо потрібно, можна отримувати електронною поштою повідомлення про те, що документ змінено.

Якщо в організації використовується версія SharePoint 2010-16, зі збереженими в бібліотеці SharePoint документами одночасно можуть працювати кілька користувачів, використовуючи програми Місrosoft Word 2010-16 або Місrosoft РоwerPoint 2010-16. Крім того якщо настроєно веб-додатки системи Оffiсе, у браузері можна переглядати та редагувати документи Word, Ехсеl, PowerPoint тa ОneNote, а файли Ехеl та ОneNote у браузері можуть ще й одночасно редагувати кілька користувачів.

Загальний порядок дій для збереження в SharePoint

1.    Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти та надіслати.

2.    Виберіть пункт Зберегти в SharePoint .

3.    Натисніть кнопку Пошук розташування.

4.     У полі Ім'я файла введіть веб-адресу бібліотеки документів і натисніть клавішу Епter.

5.       Введіть ім'я файла, а потім натисніть кнопку Зберегти

Збереження документів у службі SkyDrive

Якщо потрібно зберегти документ у службі SkyDrive, його роз­міщують у центральному сховищі, до якого можна отримати до­ступ практично звідусіль. Тоді з'являється можливість працювати зі своїм документом навіть на іншому комп'ютері: головне, щоб у вас був доступ до Інтернету.

Зберігши документ у службі SkyDrive, можна надати до нього доступ іншим користувачам. Це можна зробити, надіславши їм посилання, а не вкладення. У такий спосіб ви постійно працюєте з однією копією документа. Якщо іншим користувачам потрібно відредагувати його, вони робитимуть це в тій самій копії — їм не потрібно буде узгоджувати кілька версій і копій документа.

Зберігання документів Word, Ехсеl, PowerPoint тa ОneNote у служ­бі SkyDrive дає змогу вам та іншим користувачам переглядати й змінювати документи у веб-браузері, використовуючи веб-додатки Office Web Apps. Це означає, що, надаючи доступ до документів іншим користувачам, ви не перейматиметеся тим, які додатки в них інстальовано, тому що вони працюватимуть із документом у веб-браузері.

Загальний порядок дій

1.  Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти та надіслати.

2.   Виберіть пункт Зберегти на веб-сайті.

3.  Натисніть кнопку Увійти, введіть свій ідентифікатор Widows Live ID та пароль і натисніть кнопку ОK

4. Якщо потрібно створити новий ідентифікатор, виберіть посилання Зареєструватися у службі Windows Live SkyDrive.

5.      Виберіть потрібну папку у службі SkyDrive, відтак виберіть пункт  Зберегти як. Введіть ім'я файла та натисніть кнопку Збе­регти.

Тепер документ збережено у службі SkyDrive, де можна призна­чати іншим користувачам дозволи на перегляд і змінений вмісту папок. Щоб із документом міг працювати інший користувач, наді­шліть йому посилання в повідомленні електронної пошти.

Домашнє завдання:

п. 7; ст. 78-86