Програмні платформи СЕД

Програмні платформи СЕД.

Вибір системи електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу на підприємстві – завдання дуже відповідальне і часто пов'язане з докорінною зміною діючих у Вас бізнес-процесів. За великим рахунком, зі встановленням електронного документообігу Ви змінюєте стиль управління бізнесом. Переходити або не переходити на електронний документообіг? Якщо так – то яку систему електронного документообігу (СЕД) вибрати? Як швидко окупиться система? Яких зусиль і коштів вимагатиме технічна підтримка системи під час її штатної експлуатації? На всі ці та інші питання так або інакше прийдеться відповісти, перш ніж буде прийнято рішення про придбання і встановлення СЕД на Вашому підприємстві.

Коли необхідний електронний документообіг?

Власне кажучи, електронний документообіг ні в якому разі не повинен впроваджуватися як данина моді на "прогресивні технології". Якщо Ваш бізнес успішно працює і без електронного або навіть без паперового документообігу, дуже малоймовірно, що встановлення СЕД зробить його більш ефективним. Мова в даному випадку, скоріше всього, може йти лише про зручність роботи з документами. Так, наприклад, ми всі давно вже звикли до електронної пошти і до "загальноприйнятому" призначеному для користувача інтерфейсу поштового клієнта, в якому Ваші листи розкладені по папках. Аналогічним чином СЕД помістить Ваші документи в деякі папки і прийме на себе всі проблеми, пов'язані з пошуком, доступом і зберіганням документів. Оптимальним рішенням тут може бути такий інтерфейс робочого місця користувача системи, в який інтегровані функції звичайного поштового клієнту, наприклад, такого як Microsoft Outlook. Тобто Ви отримаєте можливість єдиним чином працювати як з електронними листами, так і іншими електронними документами.

Однак, якщо на Вашому підприємстві існують проблеми, перелічені нижче, то простим сховищем документів не обійтися, і Вам варто серйозно замислитись над автоматизацією робіт з документами і бізнес-процесами:

1. Існує великий документопотік вхідних, вихідних і внутрішніх (службових) документів, розгляд яких серйозно збільшує терміни виконання робіт.

2. Нарад у керівників різного рівня стає більше і їх тривалість затягується.

3. Оперативність прийняття і виконання рішень низька і постійно знижується.

4. Знаходження винних у порушенні виконавчої дисципліни стає проблематичним.

5. Кількість форм для звітності зростає.

6. Існує проблема витоку інформації і порушення комерційної таємниці.

Ігнорування вищеназваних ситуацій або спроби вирішити ці завдання без допомоги автоматизованих програмних систем призведе до ще більшого ускладнення проблем.

Критерії вибору системи документообігу

На нашу думку, при виборі СЕД споживачам доводиться шукати компромісне рішення, що по максимуму задовольняє наступним критеріям:

1. забезпечення необхідної функціональності з можливістю подальшого розширення системи;

2. мінімальна сукупна вартість володіння і швидка окупність системи;

3. достатній рівень технічної підтримки;

4. виробник, що зарекомендував себе, з реальними впровадженнями;

5. облік вітчизняної законодавчої бази;

6. суб'єктивні вподобання замовника.

Розглянемо докладніше деякі з перелічених вище критеріїв.

Забезпечення функціональності

В інтернеті можна знайти досить багато оглядів, присвячених порівнянню різних СЕД. Так як більшість з цих оглядів складено на замовлення тих чи інших розробників, не варто надто серйозно ставитися до висновків про те, що та чи інша система за своїм функціоналом вигідно відрізняється від інших. В даний час все ще формується загальноприйнята термінологія для позначення функціональності СЕД. Крім того, реалізація одних і тих же функцій, заявлених різними виробниками, може сильно відрізнятися.

Повна функціональність сучасних СЕД може зацікавити тільки великих корпоративних клієнтів або державні органи і навряд чи буде затребувана, наприклад, клієнтами від малого і середнього бізнесу. Тому перевага повинна бути надана постачальникам, що пропонують модульний принцип ліцензування системи. Ви вибираєте модулі, які призначені для вирішення тільки Ваших завдань.

Варто також звернути увагу на можливість додаткового нарощування функцій системи при подальшій експлуатації.

Сукупна вартість володіння

Як правило, в повну сукупну вартість володіння системою входять:

1. вартість серверної частини, що реалізує бізнес-логіку системи;

2. вартість клієнтських робочих місць;

3. вартість сховища даних;

4. вартість впровадження і технічної підтримки під час експлуатації;

5. вартість продуктів сторонніх розробників, інтегрованих з даною системою документообігу.

6. вартість реалізації додаткових функцій ("під замовника").

Техпідтримка

Якісна технічна підтримка передбачає, що постачальник СЕД надає всілякі засоби для всебічного вивчення роботи системи і надання послуг з консультування користувачів і оперативного усунення помічених помилок. Компонентами ефективної техпідтримки є:

1. безкоштовна (або умовно безкоштовна) демо-версія системи;

2. демонстраційні і/або навчальні ролики по роботі користувачів з системою;

3. детальна документація на продукт з локалізацією на рідну мову користувачів;

4. форум технічної підтримки.

5. Інші он-лайн сервіси та традиційна телефонна підтримка користувачів.

Врахування вітчизняного законодавства

При виборі СЕД для державних структур актуальною проблемою є відповідність системи законодавчої і нормативної бази. Наприклад, провайдери електронного цифрового підпису, що використовуються в СЕД, повинні бути сертифіковані відповідними держорганами.

Для українських держструктур важливим моментом є повна україномовна локалізація, як призначених для користувача інтерфейсів, так і документації, включаючи можливість технічної підтримки державною мовою.

Суб'єктивні вподобання замовника

Часто на практиці вирішальними факторами на користь вибору тієї чи іншої системи документообігу виявляються формалізовані важко, суб'єктивні вподобання клієнта. Проте, можна вказати наступні поширені вподобання замовників при виборі СЕД:

1. використання в бізнес-логіці СЕД термінології збігається з термінологією чинного на підприємстві паперового діловодства та документообігу;

2. схожість інтерфейсу користувача СЕД на звичне, що використовується замовником, програмне забезпечення (наприклад, на поштовий клієнт);

3. можливість інтеграції СЕД з програмним забезпеченням сторонніх виробників, яке забезпечує критично важливі функції роботи підприємства.

Ринок пропонує різні програмні продукти для створення СЕД на підприємстві. Найбільш популярні в Україні:

• M.Е.Doc

• СОТА

• FREDO:Звіт

• FREDO:ДокМен

• FlyDoc

• Paperless

• FossDoc

Далі невеликий перелік основних функцій кожної програми.

M.E.Doc

• Самостійне створення шаблонів.

• Підписи на документах за допомогою ЕЦП.

• Відправка контрагентам і оповіщення про отримання файлів.

• Автоматична обробка файлів.

• Щоденне архівування та копіювання бази.

СОТА

• Звітність і обмін електронними документами онлайн.

• Ведення бухгалтерського обліку.

• Ведення податкового обліку.

• Надійне шифрування під час передачі даних.

• Можливість імпорту з бухгалтерських програм.

• Робота в одному акаунті з декількома компаніями.

FREDO Звіт

• Набір інструментів для обміну первинними документами і податковими накладними.

• Створення і подача регламентованої звітності.

• Реєстрація податкових документів в ЄРПН.

• Отримання довідки про стан рахунку ПДВ

• Пакетна обробка документів.

• Цілодобова доступність.

• Інтеграція з програмами BAS.

• Можливість використання існуючих ЕЦП без додаткової оплати.

FREDO ДокМен

• Взаємодія з конфігураціями BAS.

• Безліч шаблонів для створення документів.

• Підписи документів.

• Шифрування при відправці файлів.

• Отримання файлів від контрагентів, які використовують FREDO ДокМен або M.E.Doc.

• Пакетна робота з документами.

FlyDoc

• Підключення до програмних продуктів лінійки BAS і 1С:Підприємство.

• Пересилання документів користувачам FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.

• Доопрацювання під індивідуальні вимоги підприємства.

Paperless (надається Приватбанком)

• Надійно. Усі електронні документи в Paperless зберігаються в зашифрованому вигляді на серверах банку.

• Зручно. Документи можна структурувати на власний розсуд. Наприклад, за темами чи контрагентами.

• Доступно. Працювати з документами можна цілодобово з будь-якої точки світу зі смартфона, планшета, комп'ютера. Є можливість підписати документ в електронному вигляді.

• Безкоштовно. У нашому сервісі немає витрат на друк, зберігання листів, пересилання документів, що значно прискорює документообмін. Електронний підпис КЕП (раніше – ЕЦП) також безкоштовний.

• Автоматизовано. Інтеграція з програмними комплексами підприємства та можливість підписувати документи через веб інтерфейс.

• Законно. Підписання документа ЕЦП повністю відповідає українському законодавству. Відповідно до Закону України № 2155 «Про електронні довірчі послуги» документи, підписані КЕП, мають таку саму юридичну силу, як і паперові з підписом та печаткою.

FossDoc

• Система документообігу FossDoc використовується комерційними банками, а також Національним Банком України.

• Стандартизація робочих процесів

• Зрозуміла та приваблива ліцензійна політика

• Індивідуальна розробка рішень для ваших потреб

• Комерційна таємниця та захист важливих даних

• Гарна технічна підтримка