Класифікація документів. Види документів.

Класифікація документів. Види документів.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" - багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.

Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв'язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами.

Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при затвердженні факту чи ідеї. Подібно до того, як матеріальне виробництво створює продукти, адміністративне управління створює документи, кількість яких безперервно зростає разом із зростанням матеріального виробництва.

Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи.

Обов'язкові реквізити:

• Назва організації;

• Назва виду документа;

• Дата документа;

• Реєстраційний індекс документа;

• Текст документа;

• Підпис.

Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.

Бланк (від фр. blank — «білий, чистий») — макет документа у вигляді паперового листа, що містить елементи фірмового стилю або інформацію постійного характеру (накладні, акти, листи і т. ін.); призначений для подальшого заповнення та внесення записів у відведені місця від руки або машинним способом.

Формуляр — бланк документа, договору, текст якого здебільшого складається заздалегідь і потребує заповнення тільки окремих рядків щодо найсуттєвіших умов та підписання, після чого набуває юридичної сили.

Призначення та класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:

1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

2. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.

3. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.

5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

6. Зо ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення - оригінали й копії. Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.