Поняття, моделі та функції офісу

Офіс-адміністратор — це універсальний фахівець, який відповідає за безперебійну та ефективну роботу офісу, забезпечує комфорт для співробітників та відвідувачів, а також керує різними адміністративними завданнями, від закупівлі канцтоварів до організації заходів і ведення документообігу.

Термін «офіс» (англ. office) увійшов в діловий обіг доволі пізно, а саме з початку 90-х рр. минулого століття з поширенням ринкових реалій у всіх сферах життя, і спочатку сприймався як англомовний аналог понять «контора», «канцелярія».

В іншому сенсі офіс – це представництво будь-якого підприємства. У цьому визначенні наголошено на значенні офісу (головного офісу) як офіційної «штаб-квартири» підприємства, як приміщення, в якому знаходиться офіційне представництво підприємства, його керівництво. Це має важливе значення, оскільки саме адреса офісу вказується як місце розташування підприємства при його реєстрації. Так, сучасний офіс бачиться не тільки як аналог поняття «адміністративна служба» або «контора», не тільки як приміщення для ділових операцій, але і як символ престижу підприємства. У більш широкому і сучасному значенні термін «офіс» включає не тільки приміщення, а й весь персонал, що працює в ньому. В цьому разі термін «офіс» ідентичний поняттям «апарат», «орган управління підприємства» (фірми, компанії), без якого вони не зможуть ефективно функціонувати. Також офіс як орган управління підприємства є юридичною особою, наділений певними повноваженнями, конкретною компетенцією і необхідними засобами для здійснення повсякденного керівництва функціонуванням і розвитком підприємства.

Отож поняття офісу має матеріальну (конторське приміщення та обладнання) та організаційну (форми і структура управління) компоненти. Офіс може бути самостійним закладом, входити в більш велику організаційну структуру або бути інформаційно-керуючим осередком у сфері виробництва або обслуговування. Важливою особливістю роботи офісу є те, що це не тільки джерело кінцевих інформаційних послуг, а й рішень, які регламентують поведінку людей або розподіл матеріальних ресурсів.

Офіс – відособлена адміністративна одиниця, яка організовує управління підприємством, призначена для розміщення адміністративно-управлінського персоналу, а також виконує комплекс послуг інформаційного, консультаційного, комунікативного, рекламного характеру при використанні праці кваліфікованих фахівців.

Сучасний офіс – це складна система, що синтезує в собі кілька компонентів:

– робочі приміщення;

– оргтехнічні засоби;

– документаційне та інформаційне забезпечення;

– кадри службовців.

Головним завданням офісу є оптимальне використання і координація всіх ресурсів підприємства (капіталу, будівель, споруд, обладнання, сировини, матеріалів, праці, інформації) для досягнення його цілей. На виконання цього завдання спрямована основна діяльність підприємства: забезпечення роботи керівників і фахівців, управління документообігом, забезпечення представництва (включаючи оформлення зовнішнього вигляду та інтер’єру).

Сучасний офіс розглядається не тільки як приміщення для роботи, обладнане найновішою організаційною технікою. Насамперед офіс – це комплексне поєднання багатьох взаємозумовлених чинників: вдале розташування, сучасне обладнання, злагоджена робота колективу як окремої спільноти людей, досвідчене керівництво тощо. Навіть якщо обладнати приміщення офісу за найсучаснішими вимогами та стандартами, він не запрацює без залучення досвідчених кадрів. На противагу, за умови їх залучення, але не створивши належних умов для роботи, такі працівники протягом незначного проміжку часу залишать це місце роботи в пошуку більш зручних умов. Взаєморозуміння, взаємодопомога, налагодження позитивної психологічної та емоційної атмосфери в офісі є обов’язковими елементами офісного менеджменту. Поєднання усіх зазначених елементів необхідне для створення моделі «ідеального офісу». Сучасний ідеальний офіс – це місце з добре налагодженою інфраструктурою, це колектив людей, які розуміють та поважають один одного, де працювати зручно й комфортно.

Прийнято виділяти три теоретичні моделі офісу:

1. Інформаційна модель розглядає підприємство як сукупність елементарних інформаційних процесів, а офіс – як систему, основним продуктом якої є інформація в різних видах. Офіс виконує чотири основних види діяльності: генерування, зберігання, поширення і сприйняття інформації.

Ця модель підтримує розуміння офісу як повноцінного інформаційного підприємства, що перетворює інформаційні ресурси в інформаційні продукти. У цій моделі відображено традиційне уявлення про офіс, діяльність якого пов’язують насамперед з організацією діловодства. Тому перші спроби вдосконалення роботи офісу були спрямовані на оптимізацію та автоматизацію документаційного забезпечення. Втім, автоматизація деяких рутинних операцій в роботі з документами не допомогла зменшити обсяг документообігу.

2. Комунікаційна модель головним в управлінській діяльності офісу бачить не кількість переданої одна одній інформації, як в першій моделі, а процес передачі цієї інформації, тобто офісні комунікації, зокрема неформальні.

Головна мета офісу – контроль за процесами, які забезпечують існування і функціонування підприємства як системи, а ефективність комунікацій визначає життєздатність підприємства загалом.

Основою роботи офісу є не оптимізація документаційного забезпечення, а розширення можливостей комунікацій шляхом розробки і впровадження новітніх комп’ютерних технологій. При-тому прихильники цієї моделі наголошують, що при впровадженні нових знеособлених систем зв’язку необхідно ретельно зіставляти переваги з можливими втратами.

У цій моделі зазначено роль людини як основного елементу системи повідомлень і водночас не нівелюється роль самої інформації.

3. Системна модель представляє офіс як систему, що дозволяє синтезувати раціоналістичний і поведінковий напрями в менеджменті офісу, тобто дозволяє врахувати і соціально-психологічні особливості підприємства. З системних позицій кожен офіс слід розглядати як сукупність таких взаємодіючих параметрів, як прийняття рішень, комунікації, процеси виконання робіт, лідерство, групова динаміка, соціально-психологічна атмосфера тощо.

Офісу як центральному органу управління підприємства притаманні і загальні, і специфічні управлінські функції.

Загальні функції офісу: планування, організація, мотивація, координація та контроль. Ці функції, які виражають зміст процесу управління в будь-якому підприємстві, не залежать від особливостей об’єкта управління.

Основними специфічними функціями сучасного офісу є такі:

– прийняття та реалізація рішень;

– комунікації;

– діловодство.

Для ефективної реалізації зазначених функцій виділяють наступні види офісної діяльності:

– формування довгострокової політики підприємства;

– загальне адміністрування;

– робота з персоналом (нагляд за виконанням робіт, оцінка виробничих показників, підбір кадрів, їх мотивація);

– прогнозування (планування, аналіз, розробка бюджету);

– стимулювання дій (твердження, санкціонування, схвален-ня тощо);

– зіставлення зі стандартами (оцінка, контроль, облік, про-ведення ревізій);

– адміністративні послуги (організація зустрічей, прийом відвідувачів);

– організація нарад і переговорів;

– організація обміну (реклама, продаж, формування відносин покупців і постачальників);

– двосторонні комунікації (консультування, надання рекомендацій, інструктування, рішення проблем, встановлення зв’язків);

– односторонні комунікації (інформування, звітність);

– переробка цифрових даних (бухгалтерія, облік, розрахунки та ін.);

– сортування даних за алгоритмом (заповнення форм, фіксація даних, їх зберігання);

– обробка замовлень, рахунків, запитів;

– переклад даних з одного середовища в інше (машинопис, стенографія, копіювання).

Функціонування офісу проходить у таких трьох основних напрямах:

1) організаційно-адміністративна діяльність (комунікаційна, розпорядча, координаційна), що здійснюється керівником;

2) аналітико-адміністративна діяльність (підготовка прийняття рішень), яка здійснюється фахівцями;

3) інформаційно-технічна діяльність (включає документаційні, облікові, рахункові, обчислювальні і комунікаційні операції), яка виконується технічними виконавцями, канцелярськими працівниками і секретарями.

Організаційна структура офісу як адміністративної служби підприємства залежить від масштабів і специфіки її діяльності. Так, якщо в невеликому підприємстві адміністративні функції здатний виконувати один співробітник або ж вони розосереджені за різними його підрозділами, то з розвитком підприємства виникає необхідність згрупувати ці функції в автономний організаційно оформлений адміністративний орган (офіс).

Структура офісу:

1. Інформаційно-документаційна служба офісу (канцелярія, загальний відділ тощо) – це служба, що здійснює документаційне забезпечення управління. Інформаційно-документаційне обслуговування – головна функція офісу, що забезпечує управління, від якої залежить ефективність, оперативність і чіткість діяльності підпри-ємства. Тому служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ) є однією з найважливіших і найнеобхідніших служб офісу.

Функції інформаційно-документаційної служби:

– загальні функції, що виконуються службою ДЗУ будь-якого підприємства, такі як реєстрація і контроль виконання документів, формування справ та забезпечення їх збереження тощо;

– спеціальні функції, що відображають специфіку діяльності підприємства, такі як організація роботи зі зверненнями громадян (в органах державного і муніципального управління), обслуговування діяльності колегіальних органів, організація роботи приймальної тощо.

1. Фінансово-бухгалтерська служба

Бухгалтерські та фінансові функції, нарівні з функціями з діловодства, є найтиповішими конторськими видами діяльності. Їх виконує, залежно від обсягів роботи, або особисто керівник підприємства, або штатний бухгалтер, або окремий структурний підрозділ.

Функції фінансово-бухгалтерської служби:

• складання фінансового плану і необхідних розрахунків до нього, які забезпечують фінансову стабільність і платоспроможність підприємства;

• здійснення фінансових, розрахункових, кредитних операцій;

• складання економічно-обґрунтованих звітних калькуляцій собівартості продукції, робіт, послуг;

• правильне нарахування і перерахування встановлених платежів до бюджету, відрахувань на соціальні потреби;

• погашення у встановлений термін заборгованості банкам за позиками;

• відрахування коштів до відповідних фондів і резерви підприємства;

• організація і ведення бухгалтерського обліку на підприємстві відповідно до законодавства та чинних нормативно-правових актів;

• контроль за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, збереженням власності і майна підприємства;

• забезпечення своєчасної розробки та подання бухгалтерської та статистичної звітності;

• здійснення контролю за дотриманням порядку оформлення первинних і бухгалтерських документів, розрахунків і платіжних зобов’язань, за витрачанням фонду оплати праці;

• вжиття заходів до попередження нестач, незаконного витрачання грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей, порушень фінансово-господарського законодавства;

• контроль за проведенням інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів, оформлення матеріалів щодо недостач і розкраданням і передача їх за необхідності в слідчі органи;

• ведення роботи щодо законності списання нестач, дебіторської заборгованості та інших втрат щодо забезпечення збереження бухгалтерських документів, оформлення і здачі їх в архів.

1. Кадрова служба (служба управління персоналом) – це служба, спрямована на створення найбільш ефективного кадрового потенціалу, організація його розвитку і раціонального використання для досягнення цілей підприємства.

Функції кадрової служби:

– визначення потреб підприємства в людських ресурсах;

– формування персоналу підприємства;

– розвиток персоналу;

– нормування і оплата праці персоналу;

– режим праці і відпочинку персоналу;

– ведення кадрової документації.

1. Служба охорони праці.

Служба охорони праці – це служба, яка організовує роботу щодо забезпечення дотримання вимог охорони праці.

1. Юридична служба.

Юридична служба – це служба, що здійснює правове забезпечення і захист інтересів підприємства.

Функції юридичної служби:

– створення бази даних законодавчих та нормативних актів з усіх аспектів діяльності підприємства;

– надання юридичної допомоги всім функціональним службам та працівникам підприємства, захист їх інтересів;

– перевірка розпорядчих документів, що видаються в підприємстві на відповідність їх чинному законодавству;

– розробка проєктів господарських договорів і контрактів;

– юридичний контроль і консалтинг діяльності фінансової та кадрової служб;

– представлення інтересів підприємства в судових та арбітражних органах та інших інстанціях.

1. Технічна служба.

Інженерно-технічна або служба матеріально-технічного оснащення призначена для забезпечення і підтримки в належному стані матеріальних і технічних ресурсів підприємства.

Може включати:

– відділ техніки та інвестицій (проєктує розвиток матеріально-технічної бази, забезпечує технічну експлуатацію обладнання, технічне забезпечення персоналу);

– відділ постачання (закупівель);

– підрозділ засобів зв’язку;

– транспортний відділ;

– відділ технічного дизайну (проєктує розміщення службових приміщень, їх обладнання та оформлення).

1. Служба безпеки.

Служба безпеки має забезпечити стабільні умови праці та за-хист діяльності офісу і його персоналу від неправомірних посягань.

Функції служби безпеки:

• захист прав підприємства, його структурних підрозділів та співробітників;

• збереження фінансових, матеріальних та інформаційних ресурсів підприємства;

• підвищення іміджу та зростання прибутку завдяки забезпеченню якості послуг і безпеки клієнтів;

• забезпечення безпеки проведення конфіденційних переговорів і нарад.

1. Служба зв’язків з громадськістю

   • замовлення маркетингових, соціологічних, політичних та інших досліджень;

Служба, що забезпечує зв’язки з громадськістю (public relations – PR), має своїм основним завданням створення для підприємства сприятливого клімату з боку власних співробітників, клієнтів, партнерів по бізнесу і громадськості.

Завдання PR-служби:

• розробка програм щодо формування громадської думки;

• організація тендерів;

• налагодження корпоративних зв’язків з лідерами, що створюють громадську думку та формують імідж підприємства серед населення;

• взаємодія зі ЗМІ: організація прес-конференцій, радіо- і телепередач, підготовка статей, біографій та інтерв’ю керівників для ЗМІ;

• організація прийомів і презентацій підприємства;

• організація внутрішнього PR, спрямованого на створення сприятливого враження про своє підприємство і його керівництво у співробітників.

1. Служба Reception

Reception – це служба, яка забезпечує перший контакт офісу з зовнішнім діловим світом і є сполучною комунікаційною ланкою між клієнтами і співробітниками підприємства.

Функції служби Reception:

– прийом телефонних дзвінків;

– зустріч відвідувачів;

– перший контакт з клієнтом;

– представляти «візитну картку» або «обличчя» підприємства;

– прийом і передача інформації;

– адміністративна допомога співробітникам.

1. Секретарська служба

Термін «секретар» походить від лат. secretaries і спочатку означало «довірена особа». У сучасну епоху поняття «секретар» стало доволі поширеним, що позначає фахівців різної кваліфікації.

Секретар на телефоні, зазвичай, відповідає на телефонні дзвінки, приймає і передає телефонограми, організовує селекторні наради. Нині з цієї традиційної посади виділилася нова посада – секретар вечірньої або нічної зміни, який відповідає на актуальні після офіційного закінчення робочого дня дзвінки, приймає і обробляє кореспонденцію. Такі співробітники потрібні здебільшого тільки тим підприємствам, які або працюють цілодобово, або мають партнерів в іншому часовому поясі.

Технічний секретар (секретар – друкарка) виконує зазвичай друковані роботи.

Секретар-референт – це секретар, в обов’язки якого входить не тільки виконання технічних робіт, а й виконання найвідповідальніших доручень і прийняття рішень.

Референт-помічник керівника підприємства – це посадова особа, яка є і доповідачем, і консультантом з певних питань. Він становить проєкти документів, влаштовує переговори, готує програми перебування іноземної делегації тощо.

Персональний асистент – еліта адміністративного персоналу. Тому для претендентів на цю посаду необхідні досвід роботи від трьох років у перших осіб, вища освіта, вільне володіння англійською мовою і, зазвичай, знання другої іноземної мови хоча б на середньому рівні.

Корпоративний секретар – це співробітник, який підтримує спілкування між власниками акціонерного товариства, його топменеджерами та радою директорів. Він повинен мати досвід роботи, вищу педагогічну (юридичну або економічну) освіту, а також воло-діти організаційними навичками і мати досвід вирішення управлінських завдань.

Висновки:

1. Офіс — це не тільки стіни, меблі та техніка.

Насправді він живе завдяки людям, які щодня приходять сюди працювати. Для багатьох співробітників офіс стає другим домом, адже тут минає значна частина їхнього життя. Атмосфера в колективі має вирішальне значення: вона або надихає на розвиток і творчість, або виснажує й пригнічує. Тому позитивний настрій, взаємна підтримка і повага в офісі — це не розкіш, а необхідність для успішної роботи та гармонійного зростання підприємства.

2. Офіс-адміністратор — це більше, ніж просто організатор процесів.

Він є тією людиною, яка після директора виступає справжнім «господарем» офісу. Саме від його професійності залежить порядок у роботі, чіткість у документах, комфорт для працівників та відвідувачів. Офіс-адміністратор бачить офіс зсередини, знає його сильні та слабкі сторони, і вміє перетворити хаос на систему. Його роль можна порівняти з диригентом: коли він працює злагоджено, весь «оркестр» — офіс — звучить гармонійно.

3. Офіс — це цілий організм, у якому багато відділів і служб.

Кожен має свої завдання: одні відповідають за фінанси, інші — за документи, треті — за безпеку чи зв’язки з громадськістю. Але справжня сила офісу проявляється тоді, коли всі ці елементи працюють разом, як єдина команда, об’єднана спільною метою. Лише в синергії можна досягти високих результатів і побудувати підприємство, яке впевнено рухається вперед.

Офіс — це серце будь-якого підприємства. Його робота — це не лише рутина, а й величезний внесок у майбутнє компанії. Від того, наскільки організовано працює офіс, наскільки мудро керує ним офіс-адміністратор, наскільки злагоджено взаємодіють усі служби, — залежить успіх підприємства, його розвиток і престиж. Офіс може бути просто місцем роботи, а може стати справжнім центром енергії, де народжуються ідеї, ухвалюються рішення і формується майбутнє компанії.