Поняття електронного документообігу

Пригадайте, що таке текстовий документ. Які програми призначені для роботи з текстовими документами?

Слово «документ» походить від лат. documentum — зразок, взірець. Документування інформації пройшло тривалий шлях від документа, що виник майже одночасно з появою писемності, до електронного документа, історія якого пов’язана з виникненням комп’ютера.

Робота з документами полягає у створенні оптимальних умов для всіх різновидів робіт, які можуть бути автоматизовані в офісі,— від моменту створення або отримання документів до моменту знищення або передачі в архів. Існують обов’язкові вимоги до створення та опрацювання несекретних офіційних документів незалежно від їхнього вигляду.

На рис. 1 наведено загальну схему роботи з документами.

В основу забезпечення роботи організації передусім покладено опрацювання документів. Файл, повідомлення електронної пошти, сторінка сайта, база даних — все, що використовують користувачі у своїй діяльності, — з технічної точки зору є електронним документом (ЕД). Носіями таких документів є засоби зберігання даних — від перфокарт до сучасних електронних засобів

Порядок обміну електронними документами, правовий статус електронного цифрового підпису та відносини, що виникають під час використання такого підпису, визначено Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», а також низкою нормативно-правових актів.

У зв’язку з розвитком інформаційно-комунікаційних технологій більшість робіт із документами сьогодні здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів (копіювальні апарати, сканери тощо). Обмін ЕД між підрозділами та організаціями здійснюють по комп’ютерній мережі.

Електронний документ — документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити.

ЕД складається з двох частин: реквізитної і змістовної.

Реквізитна частина містить атрибути, які надають документу юридичної сили (електронний цифровий підпис, час створення та ін.).

Змістовна частина містить текстові, графічні дані, що опрацьовуються як одне ціле й становлять інформаційну сутність документа.

Оригіналом ЕД вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом.

Електронний цифровий підпис — це особливий реквізит документа, який формується за спеціальними правилами криптографічного перетворення даних, надає йому юридичної сили та дозволяє встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі.

Подавши відповідну заяву та пакет документів, електронний цифровий підпис та підтверджувальний сертифікат можна отримати у відповідних центрах сертифікації.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності — з підтвердженням факту одержання таких документів.

Переваги впровадження електронного документообігу:

• доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність потреби роздруковувати та зберігати паперові копії;

• пришвидшення процесу опрацювання документів;

• забезпечення оперативної й одночасної колективної роботи з документами, коли один і той самий документ може опрацьовуватися синхронно кількома працівниками.

Електронний документообіг регулюється певними нормативними документами як на національному, так і на міжнародному рівні.

Надалі в рамках знайомства з документообігом під ЕД будемо розуміти саме його змістовну частину. Під створенням ЕД розумітимемо створення нового документа за допомогою відповідних програмних засобів (наприклад, у текстовому процесорі), імпортування готового ЕД, перетворення паперового документа на його електронну копію

Запитання для перевірки знань

Дайте означення електронного документа.

Запитання для перевірки знань

Поясніть поняття електронного документообігу.

Запитання для перевірки знань

Який обов’язковий реквізит надає електронному документу юридичної сили?

Запитання для перевірки знань

Чим регламентуються порядок і організація електронного документообігу?

Запитання для перевірки знань

Наведіть приклади використання електронних документів у професійній діяльності і побуті.