Основи електронного документообігу

1. Призначення та класифікація документів. Документообіг.

Документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності.

Види документів:

1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол.

2. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи.

3. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях.

5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

6. За ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення - оригінали й копії. Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат.

8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

9. За структурними ознаками:

- регламентовані (стандартні) - Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.).

- нерегламентовані (нестандартні) - нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації.

10. За ступенем регламентації та стандартизації документи поділяються на три групи:

1.Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується – документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).

3. Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

Документоо́біг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.

Основні етапи документообігу:

• прийом вхідної кореспонденції;

• обробка та реєстрація документів;

• контроль виконання документів;

• обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

1. Загальні правила оформлення документів. Стиль ділового листування.

У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил оформлення ділового листа:

1.Службові листи пишуть на бланках та аркушах стандартного формату А4 (210х297 мм) та А5 (210х148 мм) лише з його лицевої сторони.

2. На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні – на чистих аркушах паперу. На другу (останню) сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній має бути не менше двох рядків.

У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше однієї сторін­ки, то в кінці аркуша треба поставити «Далі буде» («Contitued over»).

3. При оформленні документів на двох i більше сторінках, починаючи з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього поля сторінки арабськими числами. Крапки i тире перед числами i після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 – 15 мм від верхнього поля.

4. Документ друкується шрифтом Times New Roman, 14 кеглем; вирівнювання – «За шириною»; міжрядковий інтервал «Полуторний» (1,5); абзацний відступ – п’ять знаків (1,25 см); верхнє і нижнє поле – 2 см, ліве – 3 см, праве – 1 см. Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним шрифтом i розміщуватись по центру рядка бланка.

5. Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідовністю: число, місяць, рік: 12.09.2016. У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати – 15 вересня 2016 року.

6. У тексті не допускаються виправлення, підчищення.

7. Конверти мають бути відповідного розміру й ко­льору. Траурні конверти (із чорною прокладинкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.

8. Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

9. Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати, бажано не більше ніж удвічі.

10. Підписуються тільки офіційні привітання. Ві­тальні листівки надсилаються без офіційних під­писів. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.

11. На телеграфний запит відповідь необхідно дати протягом 3-х днів, на лист — протягом 1—2 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то про­тягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийня­то до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів

Дайте характеристику документа за назвою, за призначенням, за походженням, за ступенем гласності, за стадією створення.