Лекція 2 Основи електронного документообігу

Шаблони, формуляр-зразки

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Визначити вид формуляра

Визначити вид формуляра

Визначити вид формуляра.

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" передбачає наступний склад реквізитів:

1 — зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим

2 — зображення емблеми юридичної особи або торгівельної марки (знака для товарів і послуг)

3 — найменування юридичної особи вищого рівня

4 — найменування юридичної особи

5 — найменування структурного підрозділу юридичної особи

6 — довідкові дані про юридичну особу

7 — код форми документа

8 — код юридичної особи

9 — назва виду документа

10 — дата документа

11 — реєстраційний індекс документа

12 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

13 — місце складення документа

14 — гриф обмеження доступу до документа

15 — адресат

16 — гриф затвердження документа

17 — резолюція

18 — відмітка про контроль

19 — заголовок до тексту документа

20 — текст документа

21 — відмітка про наявність додатків

22 — підпис

23 — відбиток печатки

24 — віза документа

25 — гриф погодження (схвалення) документа

26 — відмітка про засвідчення копії документа

27 — відомості про виконавця документа

28 — відмітка про ознайомлення з документом

29 — відмітка про виконання документа

30 — відмітка про надходження документа до юридичної особи

31 — запис про державну реєстрацію

32 — відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.

Уважно роздивіться документ. Визначити відсутні реквізити на документі.

Уважно роздивіться документ. Вкажіть назви реквізитів, які присутні в документі.

Уважно роздивіться документ. Яку назву має реквізит, що написаний під кутом від руки?

Уважно роздивіться документ. Напишіть назву реквізиту, який позначений червоною рамкою.

Уважно роздивіться документ. Вкажіть назву реквізиту, який позначений червоною рамкою.

Стандарти та уніфіковані системи документації.

Уніфікація - встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Класифікатор управлінської документації НК 010:2021, чинний з 19.04.2021 на заміну ДК 010–98. КУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. Відкрити і ознайомитисяз КУД можна за посиланням:

chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://undiasd.archives.gov.ua/doc/klasifikator.pdf

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

КУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

1) організаційно-розпорядча документація (код 01);

2) первинно-облікова документація (код 02);

3) банківська документація (код 03);

4) фінансова документація (код 04);

5) документація із праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 05);

6) бухгалтерсько-облікова документація (код 06);

7) документація з Пенсійного фонду (код 07).

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи підсистеми:

1. Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи;

2. Документація з керування персоналом.

Уніфікована система первинно-облікової документації включає слідуючи підсистеми:

1. Документація з обліку результатів інвентаризації

2. Документація з обліку та списання основних засобів

3. Документація з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

4. Документація з обліку нематеріальних активів

5. Документація з обліку сировини та матеріалів

Уніфікована система банківської документації включає слідуючи підсистеми:

1. Документація щодо здійснення безготівкових розрахунків

2. Документація щодо здійснення касових операцій

Уніфікована система фінансової документації включає слідуючи підсистеми:

1. Документація з єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування

2. Документація з податку на додану вартість

3. Документація з обліку платників податків і зборів

4. Документація з податкової звітності юридичних осіб

5. Документація, яку застосовують у процесі виконання бюджету

6. Документація з фінансової звітності юридичних осіб

7. Документація з фінансової звітності мікропідприємств, малих підприємств, непідприємницьких товариств, представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності

8. Документація з фінансової звітності суб’єктів державного сектору

9. Документація з бюджетної звітності розпорядників та одержувачів бюджетних коштів, фондів загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування

10. Документація, яку подають розпорядники та одержувачі бюджетних коштів до органу Державної казначейської служби України

11. Планово-звітна фінансова документація

Уніфікована система документації із праці, соціальних питань і соціального захисту населення включає слідуючи підсистеми:

1. Документація із соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань

2. Документація із соціального страхування на випадок безробіття

3. Документація із соціального захисту осіб з інвалідністю

4. Документація із соціального захисту громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи

5. Документація із працевлаштування

Уніфікована система бухгалтерсько-облікової документації включає слідуючи підсистеми:

1. Документація з обліку використання робочого часу та розрахунків із працівниками

2. Документація щодо оформлення касових операцій

3. Документація з реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій

4. Документація з обліку бланків суворої звітності

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять

2. ДСТУ 2394 - 94 Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Єдина система технологічної документації. Загальні вимоги до форм і бланків документів

4. ДСТУ 4163:2020. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила

6..ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення

7.ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови