Лекція 1 Основи електронного документообігу

1. Призначення та класифікація документів. Документообіг.

Документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності.

Види документів:

1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол.

2. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи.

3. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях.

5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

6. За ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення - оригінали й копії. Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат.

8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

9. За структурними ознаками:

- регламентовані (стандартні) - Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.).

- нерегламентовані (нестандартні) - нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації.

10. За ступенем регламентації та стандартизації документи поділяються на три групи:

1.Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується – документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).

3. Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

Документоо́біг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.

Основні етапи документообігу:

• приймання вхідної кореспонденції;

• обробка та реєстрація документів;

• контроль виконання документів;

• обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Що за документ представлений на малюнку? Які дані він містить?

Дайте характеристику документа за назвою, за призначенням, за походженням, за ступенем гласності, за стадією створення.

Дайте характеристику документа за назвою, за призначенням, за походженням, за ступенем гласності, за стадією створення.

Загальні правила оформлення документів

У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил оформлення ділового листа:

1.Службові листи пишуть на бланках та аркушах стандартного формату А4 (210х297 мм) та А5 (210х148 мм) лише з його лицевої сторони.

2. На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні – на чистих аркушах паперу. На другу (останню) сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній має бути не менше двох рядків.

У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше однієї сторін­ки, то в кінці аркуша треба поставити «Далі буде» («Contitued over»).

3. При оформленні документів на двох i більше сторінках, починаючи з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього поля сторінки арабськими числами. Крапки i тире перед числами i після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 – 15 мм від верхнього поля.

4. Документ друкується шрифтом Times New Roman, 14 кеглем; вирівнювання – «За шириною»; міжрядковий інтервал «Полуторний» (1,5); абзацний відступ – п’ять знаків (1,25 см); верхнє і нижнє поле – 2 см, ліве – 3 см, праве – 1 см. Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним шрифтом i розміщуватись по центру рядка бланка.

5. Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідовністю: число, місяць, рік: 12.09.2016. У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати – 15 вересня 2016 року.

6. У тексті не допускаються виправлення, підчищення.

7. Конверти мають бути відповідного розміру й ко­льору. Траурні конверти (із чорною прокладинкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.

8. Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

9. Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати, бажано не більше ніж удвічі.

10. Підписуються тільки офіційні привітання. Ві­тальні листівки надсилаються без офіційних під­писів. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.

11. На телеграфний запит відповідь необхідно дати протягом 3-х днів, на лист — протягом 1—2 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то про­тягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийня­то до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів

Уважно переглянути наданий документ. Написати помилки, які ви знайшли в оформленні даного документа.

Підказка: 3 помилки

Стиль ділового листування

Офіційно-діловий стиль - це стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі.

Характерною особливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні.

Основне призначення офіційно-ділового стилю - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації дідової мови.

Діловий стиль має такі особливості:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація податків і закінчень документів. Це так звані кліше – словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов’язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання. Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше - це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені - що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні - мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об’єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних організацій, закладів і виражають їхні інтереси - тобто є носіями певних функцій. У зв’язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо.

7. Нові поняття, значення, їх відтінки, утверджуючись у свідомості людини, в спілкуванні, входять у загальний вжиток внаслідок їх закріплення у тексті.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Текст документа складається з таких логічних елементів:

• вступу - зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

• доказу - викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

• закінчення - формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, ‑ складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Проаналізувати текст даного документа. Визначити наявність та кількість логічних елементів (записати у відповіді).