Комунікаційні технології

Опрацюйте теоретичний матеріал:

Комунікація (від лат. Communication — єдність) - це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо ) між двома або більше особами, спілкування за допомогою вербальних і невербальних засобів із метою передавання та одержання інформації.

Комунікативний процес - це взаємодія між різними суб'єктами комунікації, при якому здійснюється обмін інформацією. Він включає динамічну зміну етапів формування, передавання, приймання, розшифрування і використання інформації в обох напрямках при взаємодії комунікантів. Комунікація є важливим чинником існування суспільства, оскільки суспільства без спілкування немає. Комунікація є тим процесом, який забезпечує утворення суспільства.

Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:

1. Відправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.

2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал - засіб передачі інформації.

4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

Вибір засобів і технологій комунікації визначається рядом факторів:

• терміновість отримання інформації;

• доступність технології;

• персонал, задіяний у проекті;

• тривалість проекту;

• оточення проекту.

Наради, телеконференції:

• Дозволяють декільком учасникам обмінятися інформацією і прийти до прийняття спільного рішення протягом короткого проміжку часу.

• Наради сприяють більш тісному спілкуванню членів команди проекту, що дозволяє домогтися згуртованості.

• Успіх нарад як методу комунікацій залежить від того, наскільки вони ретельно підготовлені.

• Слід ознайомити кожного учасника з порядком денним наради.

• Учасники повинні бути заздалегідь сповіщені про місце і час проведення наради.

Інтернет-технології

Практично всі програмні продукти, за допомогою яких здійснюється підтримка управління проектами, містять в даний час засоби для відкритого обговорення проблем на основі Інтернету.

Найбільш відомі сервіси такого роду - Google Docs і Microsoft Office 365 - активно використовуються малими і середніми компаніями саме при роботі над проектами.

Активно розвиваються технології, коли співробітники компанії, задіяні в проекті, можуть отримувати доступ до корпоративної інформації, пов'язаної з проектом, на своєму особистому пристрої.

Формальні комунікації передбачені організаційною структурою. Вони поділяються на: вертикальні, горизонтальні та діагональні.

Комунікації зверху вниз вирішують п'ять основних завдань:

1) ознайомлення працівників з цілями організації з метою усвідомлення ними важливості роботи, що виконується;

2) викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт;

3) забезпечення розуміння роботи та її зв'язку з іншими завданнями організації;

4) надання інформації про процедури і методи виконашія роботи;

5) забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв'язку про результати діяльності організації.

Неформальні комунікації не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів. У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін «grape-vine» — система поширення чуток, неофіційних даних. Варто зазначити, що неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації.

Для системи неформальних комунікацій властиві такі позитивні ознаки:

— швидкість передавання інформації;

— потенційна можливість доповнювати формальні канали комунікацій;

— передбачливий характер неформальних комунікацій;

— оперування, як правило, останніми новинами тощо.

Письмові комунікації є у формах планової та звітної документацій, пам'ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо. Визначають такі переваги письмових комунікацій:

— якісне збереження інформації;

— можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

— ґрунтовність підготовки;

— можливість доведення інформації до багатьох працівників.

Недоліками письмових комунікацій вважаються:

— складність поновлення;

— об'ємність інформації (особливо знизу вгору).

До усних комунікацій належать: телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо. Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння.

Удосконалення письмових та усних комунікацій можна забезпечити шляхом використання контрольного переліку «П'ять «С» комунікацій», який наводить Р. Фалмер. Якщо повідомлення високо оцінюється за кожною з таких категорій, то воно успішно передасть ідеї від відправника до одержувача:

1. Ясність (Clarity). Якщо використати стосовно комунікаційного процесу закон управління, сформульований Морфі («Якщо що-небудь може зіпсуватися, то воно зіпсується»), то він матиме такий вигляд: «Якщо у вашому повідомленні що-небудь може бути неправильно сприйнятим, то воно і буде неправильно сприйняте». Повідомлення має бути настільки однозначним і логічно витриманим, наскільки це можливо.

2. Повнота (Completeness). Намагаючись спростити й уяснити ситуацію, можемо потрапити в «пастку» неповноти недостатньої поінформованості.

3. Лаконічність (Conciseness). Більшість комунікацій удосконалюється, коли кілька добре підібраних слів замінюють багатослівні повідомлення з недбало підібраними словами. У разі формування довгих послань іноді проблема пов'язана з обширністю теми. Часто справа пов'язана з неспроможністю комунікатора сформулювати конкретне повідомлення, яке він хоче передати.

4. Конкретність (Concreteness). Комунікатори вдаються до абстракцій та узагальнень, якщо не зовсім впевнені в реальностях, конкретних фактах. Абстракція звичайно набуває цінності, коли справа пов'язана з абстрактними поняттями, а вибір конкретної термінології залежить від ситуації.

5. Коректність (Correctness). Уміле використання методів комунікації буде непотрібним, якщо повідомлення некоректне. Однак некоректні повідомлення не завжди спричинені намірами виявляти інформацію. Незначні перебільшення, а також необгрунтовані узагальнення та припущення можуть зумовити виникнення великих комунікаційних бар'єрів.

«П'ять «С» комунікацій» корисні під час оцінювання будь-якого повідомлення, і досвідчені менеджери вміло реалізують ці вимоги.

Виконайте інтерактивні вправи.

Скріни виконаних вправ прикріпіть до цього завдання.