Форматування з використанням стилів. Структура документа

Опрацюйте теоретичний матеріал:

Для прискорення процесу форматування складних документів у Word застосовують стильове оформлення.

Стиль — це іменована сукупність параметрів форматування об’єктів документа, які визначають його зовнішній вигляд.

Текстовий процесор Word за замовчуванням має власну бібліотеку експрес-стилів.

Експрес-стилі — професійно розроблені стилі, у яких значення властивостей об’єктів підібрано гармонійно, з урахуванням основних вимог до дизайну. Такі стилі розроблено для об’єктів різних типів текстового документа — текстових об’єктів, таблиць, графічних об’єктів тощо.

Приклад:

Експрес-стилі об’єктів різних типів у Word

Використання стилів дає змогу однією дією одразу змінити значення кількох властивостей об’єкта. Колекцію стилів користувач може доповнювати власними стилями, створюючи їх на основі вже існуючих або наново. Тоді при збереженні документа з ним автоматично зберігаються і застосовані стилі, тобто під час подальшого відкриття документа зовнішній вигляд документа не буде змінюватися.

Стилі можна перейменувати або видалити, скориставшись командами контекстного меню ескізу стилю.

Стильове оформлення може бути застосовано не тільки до окремих об’єктів, а й до всього текстового документа як єдиного цілого.

Тема документа — це стиль оформлення текстового документа, який має ім’я і визначає для його об’єктів значення деяких властивостей (колір, розмір і шрифт символів, спосіб вирівнювання абзаців, міжрядковий інтервал, ефекти графічних зображень тощо).

Список вбудованих тем Word відкривається вибором на вкладці Конструктор у групі Форматування документа кнопки Теми:

Тему можна вибрати на початку створення документа або в процесі його підготовки.

Готуючи офіційні документи різних типів (накази, довідки, звіти, листи тощо), слід дотримуватись єдиних вимог і правил щодо їх оформлення, структури та змісту, які встановлюються нормативними актами — державними стандартами.

Виконання цих стандартів забезпечує:

• оперативне та якісне складання і виконання документів;

• зручне сприймання документа людиною, яка буде його опрацьовувати;

• організацію швидкого пошуку документів;

• здійснення комп’ютерної обробки ділових паперів.

В Україні використовують кілька основних стандартів оформлення документів, які постійно поповнюються. Наприклад, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (https://cutt.ly/shevOsc). Відповідно до цього стандарту:

• службові документи оформляються на папері формату А4 (210 см х 297 см) і А5 (210 см х148 см);

• окремі види документів, можуть оформлюватися на папері формату A3 (297 см х 420 см) і А6 (105 см х 148 см);

• мінімальні розміри полів становлять: ліве — З0 мм, праве — 10 мм, верхнє та нижнє — по 20 мм;

• шрифт основного тексту — Times New Roman, розмір — 12–14 пт, міжрядковий інтервал — 1–1,5 рядка, відступ першого рядка абзацу складає 1,25 см;

• зображення логотипа розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.

Крім того, у стандарті визначено структуру та правила оформлення списків, таблиць, дат, нумерації та інших об’єктів.
Крім державних вимог до оформлення документів, існують відомчі стандарти — вимоги до оформлення наукових праць, тез доповідей на наукових конференціях, шкільних підручників тощо. Ці правила публікуються у відомчих актах і заздалегідь доводяться до відома авторів документів. Вони можуть дещо відрізнятися від загальноприйнятих і враховувати також поліграфічні особливості видання.

Загальні правила стильового оформлення текстів:

• основний текст документа бажано оформлювати в одному стилі, для виділення заголовків, окремих смислових фрагментів можна використовувати інший формат;

• кількість різних кольорів і шрифтів у документі не повинна перевищувати трьох;

• розмір символів і міжрядковий інтервал потрібно підбирати такими, щоб текст можна було легко прочитати, без напруження очей;

• кольорова гама повинна відповідати призначенню документа;

• однотипну структуровану інформацію бажано подавати в таблицях;

• графічні зображення в документі (малюнки, діаграми, схеми) повинні доповнювати зміст тексту, роз’яснювати його окремі моменти.

Для створення документів зі схожою структурою доречно скористатися заздалегідь підготовленими та збереженими шаблонами документів.

Шаблон — документ, який зберігається у файлі особливого формату та використовується як основа для створення нових документів.

У Word файли шаблонів мають розширення .dotx (.dot).

Шаблон — це тип документа, при відкритті якого створюється його копія.

Приклад:

Бізнес-план — поширений документ, який часто створюється в Word. Замість створення структури бізнес-плану із самого початку можна використовувати шаблон зі стандартним макетом сторінки, шрифтами, полями та стилями.

Якщо користувач вирішить зберегти як шаблон документ, оформлений на власний розсуд, то слід відкрити вкладку Файл, зазначити місце збереження, назву і вибрати тип файлу — Шаблон Word (*.dotx).

Після цього з’являється можливість створити новий документ на основі цього шаблону.

Новий документ у програмі Word створюється на основі шаблону Normal.dotx.
За наявності доступу до інтернету Word дозволяє шукати і використовувати різні шаблони документів. Це можна зробити зразу після запуску Word (див. рис. 1).

Щоб скористатись онлайновим шаблоном для створення документа, потрібно на вкладці Файл клацнути команду Створити і вибрати тематику онлайн-шаблонів, а потім вибрати бажаний шаблон (рис. 1).

Рис.1

Структурні елементи текстового документа

Під оформленням документа розуміють його структуру: зовнішню (параметри сторінок, поля тощо) і внутрішню (заголовки, підписи тощо).

Великі складні документи розбивають на частини, розділи, підрозділи, параграфи та інші структурні елементи (рис. 1), відформатовані з дотриманням певних правил.

Рис.1

Структура документа — це ієрархічна схема розміщення складових частин документа.

Приклад:

Якщо розглянути структуру підручника (рис.2), то на верхньому (нульовому) рівні знаходиться назва документа, на першому рівні – назви розділів, другий рівень складають назви пунктів, третій – назви підпунктів і т. д.

Рис.2

Створення структури документа та її використання

Найчастіше структуру створюють для багатосторінкових документів, розділяючи їх на розділи, параграфи, пункти. Створення структури текстового документа в текстовому процесорі Word відбувається із застосуванням стилів оформлення текстових об’єктів Заголовок 1, Заголовок 2, …, Заголовок 9. Для цього потрібно назви всіх структурних частин документа відформатовати з використанням відповідного стилю. А саме, до назв структурних частин першого рівня (розділів) застосувати стиль Заголовок 1, назви частин другого рівня (пунктів) відформатовати із застосуванням стилю Заголовок 2 і т. д.

Для перегляду структури документа використовують режим перегляду Структура, який установлюється вибором кнопки Структура на вкладці Вигляд у групі Подання.

Виконайте інтерактивні вправи.

Скріни виконаних вправ прикріпіть до цього завдання