Фільтрування даних в базі даних.

Перегляньте відеоматеріал.

Створення фільтрів дозволяє у великих таблицях відображати лише потрібні дані.

Існує три види фільтрів:

• фільтр за виділеним зразком — відбір даних, які містять у своєму складі виділений фрагмент;

• простий фільтр — відбір даних відповідно до заданого вмісту поля;

• розширений фільтр — відбір даних проводиться за розширеними умовами пошуку.

Зверни увагу!

Перед створенням будь-якого фільтра потрібно впевнитися в тому, що для даної таблиці не встановлено умови фільтрування. Якщо жодних умов відбору не накладено, то кнопка Очистити всі фільтри у списку кнопки Додатково буде неактивною.

Створення простого фільтру

Для створення простого фільтру слід натиснути кнопку Фільтр  в групі Сортування й фільтр. У вікні, що відкриється (рис.1) слід зняти прапорець з Виділити все і поставити прапорці на тих значеннях, які слід відфільтрувати.

Рис.1

Більш складні умови фільтрування можна задати, відкривши підменю Текстові фільтри (для текстових значень полів) або Фільтри чисел (для числових значень). Вибір будь-якого елемента цього списку відкриває додаткове вікно з полем для введення фрагмента тексту, що стане складовою відповідної умови: Дорівнює, Не містить, Закінчується тощо . Якщо поле містить числові дані, то список умов буде іншим: Дорівнює,  Не дорівнює, Більше, Менше, Між, а для даних дати й часу — Дорівнює, Не дорівнює, Перед, Після, Між

Використання фільтра за виділеним зразком

Щоб скористатися найпростішим засобом відбору даних, потрібно:
1) виділити елемент, за яким проводитиметься фільтрування (наприклад, Автоленд);
2) натиснути на панелі інструментів кнопку Виділення ;
3) у списку (рис. 2) вибрати потрібне (Не дорівнює «Автоленд»).

Рис.2

У результаті фільтрації в таблиці залишаться видимими лише ті записи, що мають дані, які не збігаються з виділеним зразком (рис. 3). Поле, за значеннями якого відбулося фільтрування, позначене значком фільтра в заголовку.

Рис.3

Щоб відмінити фільтр, можна клацнути по значку фільтра в заголовку поля і в меню, що відкриється, поставити прапорець Виділити все.

Зверни увагу!

Фільтр не змінює даних у таблиці, а лише приховує ті, які не цікавлять користувача.

Використання розширених фільтрів

Розширений фільтр дає змогу виконати пошук і відображення даних з використанням декількох умов відбору для декількох полів. При цьому в умові пошуку допускається використання будь-яких операторів порівняння.

Для застосування розширеного фільтра слід відкрити таблицю в режимі подання таблиці і виконати дії:

• натиснути кнопку Додатково (Параметри розширеного фільтру);

• вибрати Змінити фільтр. Має з’явитися порожнє вікно фільтра (рис.4);

Рис.4

• у другому рядку вікна фільтру задати умови фільтрування — ввести з клавіатури або зі списку вибору, який відкривається при клацанні кнопки , розміщеної праворуч у відповідному полі;

• натиснути кнопку Застосувати фільтр  .

Приклад:

Відфільтруємо у таблиці Продажи записи, що задовольняють умові:

Форд, 2020 року випуску АБО Опель, не раніше 2019 року.

• натиснемо кнопку Параметри розширеного фільтру;

• виберемо Змінити фільтр;

• відкриємо список вибору в полі Марка і виберемо Форд, в полі Рік випуску виберемо 2020. Умови, введені в одному рядку для кількох полів, розглядаються як об’єднані операцією AND;

• в ніжній частині вікна перейдемо на вкладку АБО:

• в полі Марка виберемо Опель, в полі Рік випуску введемо >2018.

Рис.5

• натиснемо Застосувати фільтр  .

Отримуємо записи таблиці Продажи, що задовольняють указаній складеній умові:

Рис.6

Вигляд нижньої частини вікна змінився: відображаються кнопки переходу по знайдених записах, і кнопка Відфільтровано (рис.7). Якщо клацнути по цій кнопці, фільтр зниметься, відобразяться всі записи таблиці.

Рис.7

Також скасувати дію фільтра й побачити всі записи таблиці можна, натиснувши кнопку  на панелі інструментів (при застосованому фільтрі ця кнопка має призначення Скасувати фільтр).
Зверни увагу!Створені фільтри зберігаються автоматично під час збереження таблиці.

У разі повторного відкриття таблиці збережений фільтр є поточним і може бути викликаний командою Застосувати фільтр. Якщо створюється новий фільтр, він заміняє фільтр, який було збережено з таблицею.

Практична робота:

Завдання:

У цій роботі потрібно відкрити базу даних «Успішність», з якою працювали на попередній роботі, знайти, які перші три учні мають найвищий середній бал, визначити, чи має хтось з учнів низький рівень навчальних досягнень з якогось з предметів.

Постановка завдання.

Предметна область: успішність (прізвище, ім'я, по батькові та оцінки з предметів).

План виконання роботи:

1. Запустіть програму Access .

2. Відкрийте файл бази даних, створений на попередній роботі – Успішність.accdb

3. Визначте, які перші три учні мають найвищий середній бал. Для цього:

• Відобразіть зміст таблиці Підсумкові оцінки. Для цього двічі клацніть на імені таблиці в Області переходів.

• Здійсніть сортування даних за спаданням по полю Середній  бал. Для цього:  

  1. Зробіть поточним поле Середній бал.

  2. Виконайте Основне → Сортування і фільтр →  За спаданням.

• Запишіть у зошит прізвища перших трьох учнів у списку .

4. Відмініть сортування, виконавши Основне → Сортування і фільтр → Видалити сортування.

5. Використовуючи пошук, визначте, чи має хтось з учнів низький рівень навчальних досягнень з якогось з предметів. Для цього:

• Відкрийте вікно Пошук і заміна, виконавши Основне → Пошук → Знайти.

• Укажіть такі значення властивостей пошуку:

• у полі Знайти — 1;

• у полі зі списком Пошук у — Поточний документ;

• у полі зі списком Зіставити — Усе поле .

• Виберіть кнопку Знайти далі та визначте, чи було знайдено записи, що відповідають умовам пошуку, якщо так, то скільки .

• Повторіть пошук для оцінок 2 та 3.

6. Змініть тип даних у полі «Фізичне виховання» на «Текст» («Короткий текст»), у комірки, що не мають будь-якого значення, введіть «зарах».

7. Для виставлення оцінок у додаток атестата про загальну середню освіту потрібно перевести в таблиці бази даних скорочений запис про оцінку «зарах» у повний — «зараховано». Для цього:

• Відкрийте вікно Пошук і заміна, виконавши Основне → Пошук → Замінити. 

• Укажіть такі значення властивостей заміни:

• у полі Знайти — зарах;

• у полі Замінити на — зараховано;

• у полі зі списком Пошук у — Поточний документ;

• у полі зі списком Зіставити — Усе поле .

• Здійсніть заміну, вибравши кнопку Замінити все, та визначте, скільки замін було здійснено .

8. Використовуючи фільтр, визначте, скільки дівчат з іменем Юлія є у класі. Для цього:

• Відкрийте список команд у заголовку поля Ім’я вибором кнопки

• Залиште позначку прапорця тільки біля значення Юлія .

• Виберіть кнопку ОК .

• Визначте кількість записів, що відповідають умовам фільтру .

• Відмініть фільтр, вибравши кнопку Видалення фільтра з Ім’я.

9. Знайдіть прізвища учнів (учениць), що мають високий рівень навчальних досягнень з інформатики . Для цього:

• Відкрийте список команд у заголовку поля Інформатика вибором кнопки .

• Виберіть у списку команду Фільтри чисел, а в її списку команду Між.

• Уведіть у вікні Діапазон чисел (мал. 1) у поле Від значення 10, а у поле До — 12 .

Рисунок 1

• Виберіть кнопку ОК.

• Визначте кількість записів, що відповідають умовам фільтру.

• Відмініть фільтр, вибравши кнопку Видалення фільтра з Інформатика.

• Закрийте вікно програми без збереження змін.

10. Зробіть звіт, відправте роботу на перевірку вчителю.

Домашня робота

Виконайте онлай вправу.