Порядок передавання документів на зберігання до архіву закладу освіти

Під час діяльності закладу освіти щороку в ньому обов’язково створюються документи, які мають постійний та тривалий строки зберігання. Протягом року вони формуються у книги, справи відповідно до затвердженої на календарний рік номенклатури справ. А що далі? А далі передача до архіву закладу і лише у нормативно визначеному порядку, і тут вже з’являється багато різних запитань щодо того, як саме це все відбувається.

У вебінарі юристка Інна Маніленко проаналізує законодавчі норми, що регламентують порядок організації архівного зберігання документів і справ у закладах освіти та розгляне покроковий механізм передавання документів і справ до архіву закладу освіти.

Нормативно-правове забезпечення

• Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-ХII.

• Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 №1000/5.

• Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 10.02.2012 №232/5.

• Наказ МОН України від 25.08.2018 №676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти».

• Методичні рекомендації Державної архівної служби України «Укладання положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею і бібліотеки та положення про архівний підрозділ об’єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі».

• Методичні рекомендації Державної архівної служби України «Порядок заповнення паспорта підрозділу установи, організації, підприємства».

Експертиза цінності документів

У наказі №1000/5 вказано, що в усіх підприємствах, організація та установах обов'язково має бути експертна комісія (ЕК).

ЕК опорного закладу освіти приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК органу вищого рівня проєктів таких документів:

• описів справ постійного зберігання;

• описів справ з кадрових питань (особового складу);

• номенклатур справ;

• інструкцій з діловодства;

• положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

• актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

• актів про вилучення документів з НАФ;

• актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ.

схвалення:

• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

• актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

ЕК інших закладів освіти приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК органу вищого рівня проєктів таких документів:

• описів справ з кадрових питань (особового складу);

• актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

схвалення:

• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

• номенклатур справ;

• інструкцій з діловодства;

• положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

• актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Порядок проведення експертизи цінності документів

Експертиза цінності проводиться у двох випадках:

• у поточному діловодстві;

• в архіві закладу освіти.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють 4 групи справ:

• постійного зберігання;

• тривалого (понад 10 років) зберігання;

• тимчасового зберігання (до 10 років включно);

• ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури закладу освіти.

Алгоритм дій для передавання документів і справ до архіву закладу

1. Перевірити наявність документів і справ + систематизувати = сформувати справи.

2. Пронумерувати аркуші сформованих справ.

3. Оформити підсумковий запис у внутрішньому описі справ.

4. Скласти засвідчувальні записи кожної справи.

5. Підшити.

6. Оформити обкладинки справ.

7. Скласти загальні описи справ.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

• вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

• групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року за окремими винятками;

• вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відчутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

• не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

• до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

• окремо групувати у справи документи постійного, тривалого, тимчасового зберігання;

• за обсягом справа постійного та тривалого зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів.

Архівний документ та архівна установа

Архівний документ – документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення та місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна.

Архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ – це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи та діловодства.

У закладах освіти відповідальність за роботу з архівними документами покладають на одного з працівників закладу.

Архівному зберіганню підлягають:

• закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого зберігання;

• документи з особового складу працівників закладу;

• документи закладів освіти-попередників;

• документи ліквідованих підвідомчих структурних одиниць;

• документи особового складу, що надійшли на підставі заяв їх власників;

• друковані видання для інформаційно-довідкової роботи архіву.

Для того, щоб дізнатись більше про порядок передавання документів на зберігання до архіву закладу освіти переходьте за посиланням та дивіться вебінар Інни Маніленко.

Зареєструватись на вебінар: https://vseosvita.ua/webinar/poradok-peredavanna-dokumentiv-na-zberiganna-do-arhivu-zakladu-osviti-477.html

Вас також може зацікавити такий матеріал: Організація діловодства у дошкіллі та позашкіллі за новими вимогами і стандартами