Організація діловодства та інформаційна відкритість ЗЗСО: правові роз’яснення та практичні поради

З того моменту, як заклад розпочинає роботу – починається його документообіг. Законодавчо визначено, що саме керівник закладу освіти особисто відповідає за організацію діловодства закладу. На єдиних організаційних та правових засадах керівник відповідає, за якість підготовки й оформлення на належному рівні документів, за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, за функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами тощо.

У вебінарі юристка Інна Маніленко надасть правові роз’яснення, практичні поради та зразки документів з питань створення організаційно-розпорядчої та інформаційно-аналітичної документації у ЗЗСО та порядку її затвердження.

Етапи організації діловодства закладу

1. Призначення осіб, відповідальних за організацію діловодства та ведення архіву

Зі сштату працівників закладу керівник має обрати осіб, які наближені до теми діловодства або ж тих, хто готовий цьому навчатись. Це має бути комісія не менше 3 осіб. Після цього ви видаєте наказ про створення постійно діючої комісії та затверджуєте його.

2. Створення експертної комісії закладу

До основних завдань експертної комісії належить схвалення:

• інструкції з діловодства;

• номенклатури справ;

• положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

• актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та кадрових питань та інші.

3. Визначення форми ведення управлінської документації та її видів

Види управлінських документів:

• організаційні;

• розпорядчі;

• організаційно-аналітичні.

4. Розроблення Інструкції з діловодства закладу освіти

5. Складання номенклатури справ закладу (за структурним або функціональним принципом її побудови)

• Розроблення не пізніше 15 листопада поточного року.

• Визначення строків зберігання документів і справ.

• Схвалення експертною комісією закладу.

• Складення у чотирьох примірниках.

• Затвердження та введення у дію наказом закладу освіти грудні року, що передує виконанню.

• Погодження експертною комісією вищого рівня – один раз на п’ять років.

• Перегляд, внесення змін, передрукування і перезатвердження наказом закладу освіти – щороку.

6. Формування справ (у хронологічному та/або логічному порядку)

Загальні правила формування справ:

• вміщувати у справи лиш виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

• групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року;

• вміщувати у справи лише оригінали або засвідчені в установленому порядку копії документів;

• не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

• до справи включати документи лише з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

• окремо групувати у справи документи постійного, тривалого, тимчасового зберігання;

• за обсягом справа постійного та тривалого зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів.

7. Проведення експертизи цінності документів.

8. Передання справ в архів закладу освіти.

9. Зберігання документів в архіві.

10. Складання акту вилучення документів про знищення.

Організаційна документація

Організаційною називається та документація, яка забезпечує організацію роботу заклади як юридичної особи. Сюди входять:

• статут закладу освіти;

• положення про філію опорного закладу;

• структура і штатна чисельність;

• штатний розпис;

• колективний договір;

• правила внутрішнього трудового розпорядку;

• інструкція з діловодства закладу;

• номенклатура справ;

• посадова інструкція;

• робоча інструкція.

Розпорядча документація

У сфері ЗЗСО розпорядча документація – це єдиний документ, який називається «наказ». Всього є 5 груп наказів:

• з основної діяльності закладу;

• з адміністративно-господарських питань закладу;

• з руху учнів/вихованців;

• з кадрових питань закладу тривалого строку зберігання;

• з кадрових питань закладу тимчасового строку зберігання.

Інформаційно-аналітична документація

Сюди входить уся інша документація:

• різні протоколи;

• акти;

• довідки службового та біографічного характеру;

• доповідні та пояснювальні записки;

• характеристики;

• подання;

• звернення громадян та працівників закладу;

• графіки відпусток;

• службові листи.

Інна Маніленко зазначає, що кожен керівник має обов’язково перевірити, чи присутня вся ця документація у закладі, бо без будь-якої з них вести діловодство закладу неможливо.

Види журналів реєстрації, які ведуться в закладі освіти

• Журнал реєстрації вхідних документів.

• Журнал реєстрації вихідних документів.

• Журнал реєстрації внутрішніх документів.

• Журнал реєстрації звернень громадян.

• Журнал реєстрації фактів виявлення (звернення) про вчинення домашнього насильства, насильства за ознакою статі та булінгу.

• Журнал реєстрації наказів, протоколів.

Для того, щоб дізнатись більше про організацію діловодства та інформаційну відкритість ЗЗСО на єдиних правових засадах переходьте за посиланням та дивіться вебінар Інни Маніленко – https://vseosvita.ua/webinar/organizovuemo-dilovodstvo-ta-informacijnu-vidkritist-zzso-na-edinih-pravovih-zasadah-388.html

Вас також може зацікавити такий матеріал: Охорона праці та безпека життєдіяльності у ЗЗСО: аналіз законодавства