Опорні школи і філії: централізована, децентралізована і змішана форми організації діловодоства (частина 3)

Детальніше про централізовану, децентралізовану і змішану форми організації діловодоства розповіла Інна Маніленко, методистка відділу управління закладами освіти Комунального навчального закладу Київської обласної ради «Київський обласний інститут післядипломної освіти педагогічних кадрів», старша викладачка кафедри педагогіки, психології та менеджменту освіти. 

 

Філія опорного закладу освіти не є юридичною особою і діє на підставі положення, затвердженого в установленому порядку (абз.4 п.3 Положення №532). Якщо пониження ступенів філій призведе до зміни істотних умов праці працівників цих шкіл, роботодавець має видати наказ не пізніш ніж за два місяці до запровадження змін.

Зразковий варіант: діловодні процеси в опорному закладі освіти та у філіях уніфіковано. Вони відбуваються за загальними законами, згідно з регламентом, як складові єдиної чіткої системи.

Ця взірцева схема часто не витримує випробування практикою. І зазвичай права рука не відає, що робить ліва. Відтак, відправлені документи зникають, а виконання доручень відкладається. Ускладнюється облік, ознайомлення з документами, обмін даними.

Форми організації діловодства три:

• централізована;
• децентралізована;
• змішана.

Критерії вибору – розташування філій та чисельність працівників у них.

Централізована форма

Централізована форма організації кадрового діловодства доцільна, якщо філії та ОЗО зосереджені в одному населеному пункті.

Практика засвідчує: чимало підприємств обирають цю форму і за наявності філій в іншій місцевості.

За централізованої форми:

1. всі процеси з кадрового діловодства зосереджено в ОЗО;
2. штатний розпис не передбачає кадрових служб чи посад кадровиків у філіях;
3. до філій передають документи для використання в роботі (копії локальних актів, витяги зі штатного розпису тощо) та/або для ознайомлення працівників;
4. оригінали, передані для ознайомлення, повертають до ОЗО.

Усі документи зберігають разом. Діловодні процеси прозорі. Їх зручно контролювати.

Істотний недолік: ризик затримки, втрати чи псування документів під час передавання (пересилання) до відокремлених підрозділів.

Вихід: готувати документи заздалегідь, передавати кур’єром, а якщо філії розташовані в іншій місцевості – користуватися послугами експрес-доставки чи кур’єрських служб, особові документи надсилати з описами вкладення та повідомленнями про вручення.

Що слід зробити обов’язково?

1. Призначити у кожній філії відповідальних за обмін інформацією з ОЗО. Відповідальний передаватиме заяви працівників, отримуватиме кадрові документи з ОЗО, ознайомлюватиме з ними колег, виконуватиме інші необхідні дії.

Оскільки стаття 31 КЗпП забороняє вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, ці обов’язки слід передбачити в посадових інструкціях.

2. Визначити в інструкції з діловодства порядок:

• обміну документами (пошта, кур’єр тощо);
• ознайомлення працівників філій із локальними актами, кадровими наказами, записами в трудових книжках (шляхом проставлення підпису в П-2);
• зберігання копій.

За відсутності індивідуальної інструкції з діловодства відповідний порядок можна закріпити в наказі з основної діяльності.

Локальні акти і штатний розпис

В ОЗО виготовляють і засвідчують копії локальних актів: 

• правил внутрішнього трудового розпорядку; 
• колективного договору;
• положення про порядок обробки та захисту персональних даних тощо.
• Засвідчені копії відсилають філіям.

Працівників філій ознайомлюють із копіями локальних актів. Листи ознайомлення передають до ОЗО, скажімо, раз на місяць. За потреби – частіше.

Штатний розпис директор затверджує наказом для закладу загалом, у т. ч. для відокремлених підрозділів. Доцільно оформити і засвідчити витяг зі штатного розпису для кожної філії.

Розпорядчі документи

Із кадровими наказами працівників ознайомлюють під розписку. Є два доцільних способи організації ознайомлення з наказами у філіях:

1. оригінал наказу, підписаний директором, надсилають до філії, а після отримання підпису працівника про ознайомлення повертають до ОЗО;
2. працівників філій ознайомлюють із засвідченими копіями наказів (якщо передання оригіналів пов’язане з організаційними труднощами).

Оригінали наказів і копії з відмітками про ознайомлення зберігають в ОЗО. Особові картки (типова форма П-2) оформляють і зберігають в ОЗО. Під час прийняття на роботу, переведення, звільнення особову картку передають до філії, а після отримання підпису працівника повертають до ОЗО.

Із кожним записом, який роблять у трудовій книжці на підставі наказу (розпорядження) про призначення, переведення чи звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова форма № П-2), де відповідний запис дублюють (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58). Працівник розписується в особовій картці і в разі одержання трудової книжки при звільненні (п. 7.1 Інструкції № 58).

Графік відпусток

Графік відпусток, складений та затверджений відповідно згідно з статею 10 Закону України «Про відпустки» від 16.11.1996 № 504/96-ВР, зберігають в ОЗО. До філій передають витяги з графіка. Інформацію про перенесення відпусток уносять до графіка в ОЗО.

Табель обліку використання робочого часу

З ОЗО неможливо відстежити, як працівники філій використовують робочий час. Тому облік робочого часу ведуть у філіях. Ці відомості передають до ОЗО, де на підставі табеля працівникам нараховують заробітну плату. Табелі зберігають в ОЗО.

Трудові книжки

Трудові книжки всіх працівників зберігають у відділі кадрів ОЗО. Роботодавець зобов’язаний видати працівникові в день звільнення трудову книжку із записом про звільнення. У разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові сплачують середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець має цього ж дня надіслати йому поштове повідомлення про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника (п. 4.1, 4.2 Інструкції № 58).

Аби дотримати вимоги Інструкції № 58, варто передбачити в ПВТР норму, за якою працівники філій перед звільненням мають визначитися зі способом отримання трудової книжки. Якщо працівник бажає, щоб її надіслали поштою, він має подати роботодавцю дві заяви: про звільнення та про надсилання трудової книжки на зазначену адресу.

Працівників доцільно заздалегідь інформувати про особливості видачі трудових книжок. Не завадить письмове свідчення того, що роз’яснювальну роботу проведено. Зокрема, кадрова служба може розробити такий шаблон:

Зразок

Трудові книжки пересилають як листи з описами вкладення та повідомленнями про вручення. Отримання трудової книжки при звільненні працівник має засвідчити у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі – Книга обліку; п. 7.1 Інструкції № 58).

Зафіксувати в Книзі обліку факт отримання трудової книжки, що пересилалася за заявою працівника, можна таким чином. Працівник, відповідальний за ведення та облік трудових книжок, зазначає в Книзі обліку:

• у графі 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» — дату і номер квитанції про відправлення листа (із відповідною відміткою, наприклад: «Відправлено поштою на підставі заяви від 01.02.2017, зареєстр. за № 55»);
• у графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» — дату отримання трудової книжки, вказану в повідомленні про вручення поштового відправлення.

Завершення особової картки теж матиме особливості. Запис про те, що працівник отримав трудову книжку при звільненні, має бути і в особовій картці (п. 7.1 Інструкції № 58). Чинна форма картки П-2 (наказ Держкомстату від 05.12.2008 № 489) не містить графи для такого запису. Тому його вносять від руки, а графу з підписом працівника залишають порожньою.

Порада: Усі документи, пов’язані з пересиланням трудової книжки поштою (заява працівника, квитанція (чек) про відправлення листа, опис вкладення, повідомлення про вручення із розпискою про отримання), доцільно зберігати разом із Книгою обліку (наприклад, у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку обкладинки Книги обліку).

Якщо працівник філії, якого звільняють, заздалегідь не подасть заяву про пересилання трудової книжки, роботодавець має «спрацювати на випередження»:

1. підготувати кошти, що належать до виплати,
2. документи, які необхідно видати або з якими працівника слід ознайомити при звільненні,
3. доставити у відповідну філію кошти і документи, зокрема: наказ про звільнення (оригінал), його копію, засвідчену у встановленому порядку, трудову книжку із записом про звільнення, особову картку П-2, Книгу обліку.

Для виконання місії роботодавець може відрядити до філії працівника, відповідального за діловодство. Необхідність цього кроку зумовлена тим, що працівник територіально віддаленого підрозділу, перебуваючи в день звільнення на роботі, фізично не зможе звернутися за трудовою книжкою. А за її затримку відповідатиме роботодавець.

Децентралізована форма

Децентралізована форма організації кадрового діловодства є доцільною, якщо філії розташовані в різних населених пунктах. У штатному розписі для філій передбачають посади кадровиків або кадрові служби (залежно від штату). Кадрове діловодство можна ввірити й окремим працівникам філій в порядку суміщення посад.

У разі запровадження децентралізації:

• делегуйте філіям права вести кадрові документи та виконувати кадрові процедури;
• зафіксуйте делеговані права в положеннях про філії;
• переконайтеся, що довіреність директора кожної філії передбачає повноваження укладати, змінювати, припиняти, розривати трудові договори, підписувати кадрові накази, засвідчувати записи у трудових книжках.

Керівника філії призначає юридична особа. Керівник діє на підставі виданої йому довіреності (ст. 95 Цивільного кодексу України).

З погляду трудового права, керівник філії є найманим працівником, який керує роботою відокремленого підрозділу. А довіреність – це документ, де визначено обсяг прав, наданих керівнику філії, та межі, в яких він може діяти від імені юридичної особи.

Навіть за наявності довіреності трудові відносини з директором філії мають бути оформлені відповідно до статті 24 КЗпП, що передбачає видання наказу про прийняття на роботу і повідомлення ДФС. Трудовий договір із завідувачем філії варто укладати письмово.

Локальні акти і штатний розпис

Штатний розпис затверджують в ОЗО, а філіям надають засвідчені витяги. Працівників ознайомлюють із копіями локальних актів, виданих і засвідчених в ОЗО, але листи (журнали) ознайомлення зберігають у філіях.

Кадрові накази

Кадрові накази підписують директори філій. Оригінали наказів, особові картки, особові справи зберігають у філіях.

Графік відпусток

Якщо графік затверджують в ОЗО, то до філій передають витяги з нього. Утім, закон не забороняє складати окремі графіки відпусток у кожній філії. Головне, щоб повноваження щодо затвердження графіка були закріплені у довіреності завідувача філії.

Децентралізована форма діловодства має безсумнівні переваги. Працівники філій вчасно отримують і документи для ознайомлення, і оформлені трудові книжки при звільненні.

Змішана форма

Змішана форма передбачає часткову централізацію. Як саме розподілити діловодні функції між ОЗО та філіями, вирішують індивідуально, з огляду на специфіку діяльності. Наприклад, прийняття на роботу, переведення, звільнення оформляють в ОЗО, а надання відпусток, накладення стягнень, преміювання делегують кадровикам філій або посадовим особам, які відповідають за кадрове діловодство на місцях.

---

Інна Маніленко чітко роз’яснила основні пункти щодо створення ОЗО і філій, а також відповіла на питання про булінг і заповнення журнала під час карантину. Переглядайте вебінар з цієї теми будь-де та будь-коли, і замовляйте сертифікат з підвищення кваліфікації! 

Вебінар: https://vseosvita.ua/webinar/opornij-zaklad-osviti-ta-jogo-filii-osoblivosti-stvorenna-i-vzaemodii-152.html

Читайте також:

Опорні школи і філії: як правильно створити і налагодити роботу (частина 1)

Опорні школи і філії: трудові відносини між працівниками (частина 2)

#опорні_школи #вебінар #діловодство