Види службових листів. Ділове листування. Етикет ділового листування. Редагування професійних текстів і документів

• Ознайомтеся з теоретичним матеріалом

В залежності від змісту службові листи поділяються на такі:

• Інформаційні – в яких керівництовом чи органами влади і управління різних рівнів розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.

• Листи повідомлення — зазвичай направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.

• Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.

• Гарантійні — адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою.

• Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.

• Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.

• Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.

• Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.

• Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.

• Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ТА СТРУКТУРА ДІЛОВОГО ЛИСТА

Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.

1. Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).

2. При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.

3. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.

 
Загальна структура службового листа така:

• Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.

• В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.

• Завершальна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

КОРИСНІ ПОРАДИ ТА РЕКОМЕНДАЦІЇ

Тексти ділового листування мають такі характерні ознаки.

• Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.

• Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на важливі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.

• Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність — обов’язкові.

• Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.

• Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.

Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання — все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.

• Для детальнішого ознайомлення з матеріалом перейдіть за покликанням нижче (Аудиторне заняття №26):

  https://vhpu3literature.blogspot.com/p/blog-page_78.html

• Підсумуйте опрацьований матеріал, переглянувши презентацію.

• Наведіть приклади 3-х службових листів (за власним вибором), враховуючи всі необхідні вимоги щодо їх написання.