Введення особових справ працівників.

Мета:

Навчальна: закріпити знання з теми «Стилістичне оформлення та редагування службових документів», сформувати уміння та навички складання особової справи, навчитись класифікувати код професії (посади), удосконалити практичні навички застосування заповнення трудової книжки.

Розвивальна: розвивати пам'ять, увагу, спостережливість, загальну обізнаність; вміння застосовувати отримані на уроці знання в ситуаціях повсякденного життя та трудовій діяльності.

Виховна: виховувати уважність при вивченні нового матеріалу, охайність при оформленні документації, ввічливість у спілкуванні з майстром та одногрупниками, вміння плідно співпрацювати для досягнення мети, цікавість до отримання нових знань.

Особова справа працівника - це сукупність документів, у яких містяться біографічні відомості і дані про трудову діяльність працівника.

Особова справа — це не просто папка з паперами, а досьє, яке юридично фіксує кожен етап трудового життя людини на підприємстві. Керується згідно з чинними нормами діловодства (ДСТУ 2732:2004 та Наказом Мін'юсту №1000/5).

1. Порядок формування документів

Документи в особову справу підшиваються у хронологічному порядку (в міру надходження). Проте існують стандарти щодо того, що має бути першим.

Орієнтовний перелік документів (у порядку підшивання):

1. Внутрішній опис документів: (завжди йде першим, заповнюється поступово).

2. Доповнення до особового листка з обліку кадрів: (таблиця для фіксації змін у сімейному стані, освіті, посадах).

3. Особовий листок з обліку кадрів: (анкета з фотокарткою 3х4 см).

4. Автобіографія: (написана від руки або надрукована).

5. Копії документів про освіту: (дипломи, сертифікати).

6. Копії особистих документів: (паспорт, ІПН, військовий квиток — за наявності).

7. Заява про прийняття на роботу.

8. Наказ про прийняття на роботу (витяг або копія).

9. Подальші документи: (заяви та накази про переведення, зміну прізвища, заохочення).

2. Технічне оформлення справи

Кожна особова справа має бути оформлена за єдиним стандартом:

• Папка: Використовується картонна папка (швидкозшивач). На обкладинці зазначається ПІБ працівника у називному відмінку, дата початку справи та дата закінчення (після звільнення).

• Нумерація: Усі аркуші справи (крім внутрішнього опису) нумеруються простим олівцем у верхньому правому куті.

• Внутрішній опис: Містить номер документа, його назву, дату, індекс та номери аркушів у справі.

3. В особовій справі ЗАБОРОНЕНО зберігати:

У справу не підшивають:

• Довідки про місце проживання.

• Довідки про стан здоров'я (якщо це не передбачено специфікою роботи).

• Накази про надання відпусток (вони зберігаються окремо по 5 років).

• Накази про накладення дисциплінарних стягнень (догани).

• Копії документів, що не стосуються роботи (наприклад, свідоцтва про шлюб, якщо працівник не змінював прізвище).

4. Зберігання та доступ

Особові справи є документами з обмеженим доступом.

1. Місце зберігання: Справи зберігаються у вогнетривких сейфах або металевих шафах, що замикаються.

2. Конфіденційність: Доступ до справ має лише керівник та працівник відділу кадрів. Працівник має право ознайомитися зі своєю справою, але не може самостійно вилучати з неї документи.

3. Термін зберігання: Після звільнення працівника справа зберігається в архіві підприємства 75 років (або згідно з актуальними змінами у законодавстві — 50 років для певних категорій).

5. Закриття справи після звільнення

Коли працівник звільняється:

1. До справи підшивається заява та наказ про звільнення.

2. Внутрішній опис підсумовується (вказується кількість аркушів).

3. Справа засвідчується підписом кадровика.

4. Справа передається до архіву організації.

Якщо ведеться облік у цифровому форматі, обов'язково потрібно дублювати ключові документи в паперовому вигляді, оскільки цифрові підписи не замінюють вимогу щодо тривалого зберігання паперових оригіналів для пенсійного фонду.

Зразок

Опис документів особової справи

Зразок

Заява прийняття на роботу

Зразок

Особова кара працівника

Щоб правильно написати автобіографію, необхідно дотримуватися основної структури:

• назва документу;

• прізвище, ім’я, по батькові автора; дата та місце народження;

• освіту (місце і період навчання, присвоєна кваліфікація і спеціальність);

• вид трудової діяльності;

• останнє місце роботи і займана посада;

• нагороди, грамоти;

• сімейний стан;

• відомості про батьків і найближчих родичів (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце роботи/навчання і адреса проживання);

• дата складання автобіографії; особистий підпис.

Зразок

Трудовий договір – це угода між працівником і роботодавцем. У ньому сторони домовляються про те, на яких умовах вони співпрацюватимуть.

Так, трудовий договір визначає:

• які у працівника будуть обов’язки;

• яка у нього буде зарплата та посада;

• який у нього буде графік роботи.

Роботодавцем може бути як велика компанія, так і приватний підприємець. Це також може бути фізична особа, тобто будь-яка людина. Наприклад, за трудовим договором можна найняти няню чи водія в сім’ю.

Після того як трудовий договір підписали, співробітник зобов’язаний виконувати свої обов’язки. Він стає частиною колективу і слідує внутрішнім правилам компанії. Наприклад, він не може виїхати у відпустку, коли захочеться, або не прийти на роботу, якщо попередньо не отримав на це згоду роботодавця.

У той самий час роботодавець також бере на себе зобов’язання:

Виплачувати працівникові зарплату двічі на місяць. Подвійно оплачувати роботу у святкові дні. Надавати щорічну оплачувану відпустку співробітнику: не менше ніж 24 календарні дні. Оплачувати лікарняні

Важливо!

У трудовому договорі не можна прописувати пункти, що порушують права людини, гарантовані Конституцією. Наприклад, якщо людина працює програмістом, не можна заборонити їй працювати в IT-сфері навіть після того, як вона звільнилася з конкретної компанії.

Існує кілька видів трудових договорів України.

За термінами вони можуть бути:

Безстроковими: коли трудовий договір складають на невизначений термін, тобто в ньому немає дати закінчення. Це найпоширеніший вид трудового договору України.

Строковим: коли трудовий договір укладають на певний термін. Наприклад, приватний підприємець укладає трудовий договір із водієм терміном на п’ять років. Часто термінові трудові договори укладають із суддями та сезонними працівниками. У разі, якщо роботодавець захоче достроково розірвати трудовий договір, він повинен попередити про це працівника за два місяці.

На час, поки не будуть виконані певні види робіт. Наприклад, трудовий договір укладається на час, доки не буде запущений мобільний застосунок або видана книга

За формою трудовий договір може бути усним і письмовим.

Трудовий договір укладають обов’язково в письмовій формі, якщо:

• на цьому наполягає сам працівник;

• працівникові менше ніж 18 років;

• потрібно буде працювати в небезпечних районах і ризикувати здоров’ям;

• на роботу приймають одночасно кілька десятків людей;

• в інших випадках згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю в Україні.

Зразок

В подальшому залучаються до особової справи:

• Копії наказів про зміну в особових даних

• Копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики, атестаційні листи

Не рекомендується долучати до справи:

• Копії наказів про переведення на іншу роботу, про курси підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, заохочення, дисциплінарні стягнення, направлення у відрядження

• Зазначені відомості записуються в доповненні до особового листка з обліку кадрів

Оформлення та зберігання особових справ

• Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку.

• Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи і видаються для службового користування лише тим особам, коло яких визначається керівником закладом під підпис в спеціальному журналі.

• Правила заповнення, ведення та зберігання трудових книжок працівників в організації.

• Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються українською мовою. До трудової книжки заносяться:

• ім'я, прізвище та по батькові працівника, дата народження;

• відомості про прийняття на роботу (посаду), переведення на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи (посади);

• відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками Президента України, заохочення за успіхи в роботі та інші подяки відповідно до чинного законодавства України;

дані про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей