Тайм-менеджмент

Працівник офісу повинен керувати не лише своїм часом, а й часом співробітників. Адже кожна помилка, кожне недотримання термінів може загрожувати серйозними збитками для підприємства. Тому для офіс-адміністратора важливо якомога раніше перетворити час з постійного обмежувача можливостей у важливий стратегічний ресурс. Чим раніше офіс-менеджер навчиться керувати своїм часом, тим швидше і гармонійніше він буде зростати і розвиватися. Адже у нього з’явиться час на відпочинок і навчання, це означає, що й сам робочий процес стане якіснішим і ефективнішим.

Ефективний особистий тайм-менеджмент – це база і фундамент для професійного розвитку.

Тайм-менеджмент – це облік, розподіл і оперативне планування власних ресурсів часу. До технік тайм-менеджменту належать:

1. Матриця Ейзенхауера – це один із найпростіших інструментів, який допоможе швидко досягти успіху в управлінні своїм часом. Ейзенхауер запропонував розбивати всі справи на групи залежно від їх терміновості і важливості. Такий підхід дозволяє виділити важливі та істотні справи й вирішити, що робити з рештою.

Рис. 1. Матриця Ейзенхауера

Група «Важливі термінові» в ідеалі повинна бути порожньою. Завдання в ній – це аврал і позаштатна ситуація. Якщо у вас кожен день – аврал, отже, ви робите щось не так. Важливі нетермінові справи приносять найбільшу віддачу. Це робота над особистими та професійними проєктами, спорт і мови, здоров'я, нові клієнти. Приділяючи цим завданням досить часу, людина професійно зростає і досягає успіху. Це завдання про вас, ваш особистий шлях і те, що вам важливо.

Неважливі термінові – це погані завдання. Вони не наближають до мети, але ви змушені їх виконувати. Делегуйте їх тим, хто б записав такі завдання до своїх «важливих».

Неважливі нетермінові завдання взагалі не робіть. Просто відмовляйтеся.

2. Закон Парето, або закон 80/20 свідчить: 80 % завдань може бути вирішено за 20 % витраченого часу; на решту 20 % завдань витрачається 80 % часу.

3. Хронометраж – метод, що дозволяє вивчити витрати часу за допомогою фіксації і вимірювання тривалості дій, які ви виконуєте. Хронометраж допомагає провести «інвентаризацію» й «аудит» часу, а також обчислити, що найбільше поглинає ваш час. Його застосовують як в побуті, так і в трудовій діяльності. Коли підвищується ритм життя, до цієї техніки зростає увага, її все частіше рекомендують у тренінгах для особистісного зростання і бізнесу. Проведення хронометражу дуже просте, але його проводити здатний не кожен, оскільки у всіх є індивідуальні особливості.

4. Діаграма Ганта (графік Ганта) – це один із найбільш зручних і популярних способів графічного представлення часу виконання завдань. Як засіб планування використовується в особистому і корпоративному тайм-менеджменті; управлінні проєктами. Діаграма Ганта є наочним і зручним інструментом для управління проєктом. Незважаючи на те, що за великої кількості завдань вона стає перевантаженою, цей метод легкий і доступний кожному.

5. Метод «Альпи». Використання методу «Альпи» за щоденних витрат 10–15 хвилин приносить багаторазовий виграш у часі. Метод «Альпи» передбачає 5 стадій:

1. Складання завдань.

2. Оцінювання тривалості акцій.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60/40).

4. Ухвалення рішень за пріоритетами і передорученням.

5. Контроль (облік незробленого).

6. АВС-аналіз виходить із досвіду, який показує, що відсоткове співвідношення більш важливих і менш важливих справ завжди приблизно одне й те саме. Використовуючи букви A, B, C, усі завдання поділяють за трьома класами згідно з їх важливістю щодо досягнення професійних і персональних цілей. Багато менеджерів вже використовують цей принцип і займаються спочатку найбільш важливими завданнями.

ABC-аналіз ґрунтується на таких трьох правилах, що випливають із досвіду:

Найбільш важливі завдання (категорія А) становлять близько 15 % від усіх завдань, якими займається менеджер. Однак це важливі завдання (за внеском у досягнення мети – близько 65 %).

Важливі завдання (категорія B) у середньому становлять 20 % від загальної кількості завдань і 20 % – важливість роботи менеджера.

Менш важливі завдання (категорія C) становлять 65 % від загальної кількості завдань, але мають меншу відносну вагу – близько 15 % від загальної «цінності» результату. Згідно з ABC-аналізом рекомендується спочатку займатися справами групи А (найбільш важливі і приносять найбільшу частину результату). Наступні на черзі – завдання групи В, так само роблять значний внесок у досягнення спільної мети. У той самий час велика кількість завдань приносить малу частину результату. Подумайте, що робити з ними.

Уявіть собі один день із Вашого життя через 3-5 років без обмежень. Зробіть опис у формі есе обсягом 1-2 сторінки, при цьому потрібно відповісти на кілька запитань:

• Із чого почався Ваш день?

• Яке найяскравіше враження дня?

• Які люди Вас оточують, про що вони говорять?

• Як і над чим Ви працювали?

• Яких результатів Ви досягли?

• Які проблеми вдалося вирішити?

• Як Ви відпочивали?

• Яка головна подія дня?