Службове листування

Службові листи є одним з найбільш поширених видів документів і слугують засобом спілкування — встановлення службових контактів, обміну інформацією між підприємствами. Шляхом листування партнери ведуть переговори, погоджують питання, з’ясовують відносини, викладають претензії тощо. При цьому відправниками і отримувачами можуть бути як юридичні, так і фізичні особи.

Службові листи слід оформляти тільки в тому випадку, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні (при особистій зустрічі або телефоном).

За функціональною ознакою службові листи ділять на ті, що потребують і не потребують відповіді.

Так, потребують відповіді: листи-прохання, листи-звернення, листи-запити, листи-пропозиції, листи-вимоги.

Серед листів, що відповіді не потребують, можна назвати: листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-відмови, а також супровідні та гарантійні листи.

Розглянемо найпоширеніші з них:

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ

Службові листи оформляють на спеціальних бланках, які так і називаються — бланк листа підприємства. Він може бути кутовим або поздовжнім залежно від розміщення реквізитів.

Бланк листа містить такі реквізити:

— зображення Державного герба України (для державних підприємств);

— зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

— код організації;

— назву організації вищого рівня;

— назву організації;

— назву структурного підрозділу;

— довідкові дані про організацію.

Крім того, на бланку листа рекомендується розміщувати обмежувальні відмітки для реквізитів: «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа». Інколи ставлять також обмежувальні відмітки для реквізитів «Адресат», «Резолюція», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про контроль», «Текст документа».

Листи, що надсилаються закордонним адресатам, доцільно оформляти на двомовних бланках. При цьому, крім української, використовують мову країни-адресата або одну з мов міжнародного спілкування.

Також листи можна оформляти на чистому аркуші паперу. В такому випадку вгорі ліворуч ставлять відбиток кутового штампу відправника.

Залежно від обсягу тексту використовують аркуші або бланки формату А4 або А5.

Зверніть увагу: службовий лист — єдиний документ, на якому не ставлять реквізит «Назва виду документа», тобто слово «Лист».

Реквізити службового листа:

— дата документа;

— реєстраційний індекс документа;

— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

— адресат;

— резолюція;

— заголовок до тексту документа;

— відмітка про контроль;

— текст документа;

— відмітка про наявність додатків (у разі необхідності);

— підпис;

— візи документа (оформляють на примірнику листа, що залишається у відправника);

— відбиток печатки (у разі необхідності);

— прізвище виконавця і номер його телефону;

— відмітка про виконання документа і направлення його до справи (проставляють від руки після виконання документа);

— відмітка про наявність документа в електронній формі;

— відмітка про надійдення документа в організацію (проставляє адресат у день надходження документа).

Зупинимося на особливостях оформлення деяких реквізитів.

Датою листа є дата його підписання, що повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа є тільки на бланку для листів.

У листах-відповідях цей реквізит проставляють обов’язково у спеціально відведеному для цього місці

Посилальну дату і номер укладач відповіді переписує з ініціативного листа цифровим способом. Це має такий вигляд: «На № 04-15/110 від 20.12.2016». Такий запис дозволяє при отриманні листа-відповіді швидко знайти копію листа-запиту. Цей реквізит не слід повторювати в тексті. Фраза: «На Ваш № __ від ______ повідомляємо таке...» — є зайвою.

Адресатом може бути інше підприємство, структурний підрозділ або окрема фізична особа. Якщо лист надсилають декільком адресатам, їх можна зазначати узагальнено.

Лист, оформлений на бланку формату А4, повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на запитання «про що?», наприклад: «Про узгодження цін на продукцію».

Текст листа повинен чітко відображати причину і мету його написання, розкривати суть справи, містити переконливі аргументи. Усі аспекти цього питання необхідно викладати стисло, але в достатній мірі повно. Викладення тексту листа має бути лаконічним, логічно послідовним і коректним. Не менш важливою для тексту листа є відповідність літературним нормам.

Доцільно, щоб лист був присвячений одному питанню. Це значно спростить і прискорить усі операції з обробки, пошуку, виконання та зберігання документа. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані.

У службовому листуванні прийнята форма викладення тексту від першої особи множини («просимо», «повідомляємо», «направляємо», «нагадуємо» тощо), оскільки посадова особа, яка підписує лист, виступає від імені підприємства. Також можливе викладення тексту від третьої особи однини («інститут інформує», «управління вважає за доцільне»).

Зміст службового листа складається з таких логічних елементів: вступ, докази та висновки. Які з перелічених елементів необхідні в кожному конкретному випадку, укладач листа визначає сам.

Вступ повинен містити викладення причин або безпосереднього приводу, що зумовили появу листа. Також у вступній частині в разі необхідності наводять посилання на нормативні або інструктивні документи. Часто вступом є посилання на рішення органу вищого рівня. Наприклад: «Відповідно до рішення наглядової ради правління ПрАО «Моноліт» інформує зацікавлені підприємства про...» або «З метою виконання розпорядження...».

У доказовій частині викладають історію питання, наводять факти, цифрові дані, посилання на нормативні акти, що повинні спонукати адресата до розгляду висловленого прохання (пропозиції) та прийняття певного рішення.

Висновок (його також називають основною частиною листа) є головним логічним елементом листа, у якому викладають суть питання, основну мету у формі прохання, пропозиції, гарантії, згоди або відмови тощо. Наприклад: «Ураховуючи викладене, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними і просимо відкликати претензію».

У листі можуть бути виражені й такі аспекти, як очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці. Наприклад: «Думаємо, що цей проект Вас зацікавить» або «Сподіваємося, що наша подальша співпраця буде такою ж плідною і взаємовигідною».

У завершальній частині листа перед реквізитом «Підпис» можуть розміщуватися слова «З повагою».

Якщо до листа додають документи, необхідно оформити реквізит «Відмітка про наявність додатків».

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, у якому він створений, у разі необхідності — керівники зацікавлених структурних підрозділів, а також заступник керівника підприємства згідно з функціональними обов’язками (якщо лист підписує керівник підприємства).

Уніфікація процесу оформлення листів дозволяє:

— організувати централізоване виготовлення бланків для листів;

— скоротити трудовитрати на складання та оформлення листів;

— прискорити обробку кореспонденції;

Приклад супровідного листа: