Правила оформлення документів з обліку робочого часу персоналу

Тема: Правила оформлення документів з обліку робочого часу персоналу

Мета:

Навчальна: формувати знання про нормативні вимоги до обліку робочого часу; навчити правильно оформлювати табель обліку робочого часу (форма № П-5); ознайомити з умовними позначеннями та порядком заповнення.

Розвивальна: розвивати уважність, відповідальність, логічне мислення;

формувати навички роботи з первинною документацією.

Виховна: виховувати дисциплінованість та відповідальність за ведення документації; формувати професійну культуру діловодства.

Порядок ведення табелю обліку робочого часу

1. Загальна характеристика табеля

Табель обліку робочого часу — це первинний обліковий документ, який використовується для фіксації фактично відпрацьованого часу працівників, контролю за дотриманням установленого режиму роботи та правильного нарахування заробітної плати. Він є обов’язковим для всіх підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, зокрема й для малих підприємств.

Табель являє собою поіменний список працівників структурного підрозділу або підприємства в цілому із щоденними відмітками про явки та неявки протягом облікового періоду (місяця). На його підставі здійснюється:

• нарахування авансу та заробітної плати;

• розрахунок надурочних, нічних годин;

• облік відпусток, лікарняних, відряджень;

• формування статистичної звітності з праці.

Ведення Табеля здійснюється у паперовій та електронній формі. Використання виключно електронної форми без паперового носія не допускається.

2. Нормативна база та форма Табеля

Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом Держкомстату України. Вона має рекомендаційний характер, тобто підприємство може доповнювати її додатковими показниками з урахуванням специфіки діяльності. Водночас обов’язковим є відображення всіх показників, передбачених державними статистичними спостереженнями.

Зразок

Підприємство має право використовувати власну форму Табеля, якщо вона забезпечує належний первинний облік робочого часу та неявок працівників.

Табель відкривається першого числа кожного місяця і передається до бухгалтерії двічі:

• для коригування розрахунку за першу половину місяця (аванс);

• для остаточного нарахування заробітної плати.

Порядок складання, подання та затвердження Табеля визначається локальними нормативними актами підприємства. Доцільно розробити окреме Положення про табельний облік.

3. Організація ведення Табеля

На невеликих підприємствах Табель зазвичай веде бухгалтер. На великих підприємствах ці обов’язки можуть покладатися на працівників відділу кадрів, керівників структурних підрозділів або спеціально призначеного табельника.

Кожному працівникові присвоюється табельний номер, який зазначається в документах з обліку праці та її оплати. Сумісникам надається окремий табельний номер. Особи, які працюють за цивільно-правовими договорами, до Табеля не включаються.

Внесення новоприйнятих працівників або виключення звільнених здійснюється лише на підставі відповідних наказів керівника.

Після заповнення Табель підписують відповідальні особи та передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

4. Порядок заповнення Табеля

Типова форма № П-5 складається з двох частин:

1. Перелік умовних позначень (літерні та цифрові коди).

2. Основна таблиця з даними по кожному працівнику.

У верхній частині щоденно зазначають кількість відпрацьованих годин або факт відсутності, у нижній — проставляють відповідний код (відпустка, лікарняний, надурочні тощо).

Найпоширеніші умовні позначення:

• Р — робочі години;

• РН — нічні години;

• НУ — надурочні години;

• ВД — службове відрядження;

• В — щорічна відпустка;

• Д — додаткова відпустка;

• ДО — соціальна відпустка працівникам, які мають дітей;

• ТН — оплачувана тимчасова непрацездатність;

• НН — неоплачувана непрацездатність;

• ПР — прогул;

• ІН — інший невідпрацьований час;

• НЗ — неявка з нез’ясованих причин.

Підставою для внесення записів є накази про відпустки, направлення у відрядження, листки непрацездатності, медичні довідки та інші документи.

Після закінчення місяця підраховують загальну кількість відпрацьованих годин, надурочних, нічних, днів відсутності за кожною причиною.

5. Особливості табелювання окремих випадків

Відпустки

У період щорічної або додаткової відпустки табелюються всі календарні дні, включаючи вихідні. Якщо на період відпустки припадають святкові дні, вони також відображаються відповідними позначками.

Тимчасова непрацездатність

До надання лікарняного листка відсутність може позначатися як «НЗ». Після отримання підтверджуючого документа вноситься відповідний код («ТН» або «НН»).

Звільнення

У разі звільнення працівника посеред місяця в Табелі відображаються фактично відпрацьовані дні до дати звільнення. Після цього проставляється умовна позначка про припинення роботи.

Підсумований облік робочого часу

За підсумованого обліку тривалість роботи за обліковий період не повинна перевищувати законодавчо встановлену норму. Якщо зміна переходить через північ, години розподіляються між календарними днями.

Ненормований робочий день

Для працівників із ненормованим робочим днем у Табелі зазначається нормативна тривалість робочого дня. Робота понад норму не вважається надурочною, але компенсується додатковою відпусткою.

Робота у вихідні та святкові дні

Робота у вихідний день компенсується або подвійною оплатою, або іншим днем відпочинку. У Табелі зазначають фактично відпрацьовані години та відповідні коди.

Зразок

6. Виправлення помилок

Підчистки та необґрунтовані виправлення в Табелі не допускаються. Зміни вносяться лише на підставі підтверджуючих документів. Порядок коригування доцільно визначити у внутрішньому Положенні про табельний облік.

Для уникнення помилок рекомендується вести додатковий облік явок працівників, на підставі якого заповнюється Табель.

Табель обліку робочого часу є важливим документом кадрового та бухгалтерського обліку. Правильне його ведення забезпечує контроль трудової дисципліни, достовірність нарахування заробітної плати та відповідність вимогам законодавства. Чітка організація табельного обліку та закріплення процедур у внутрішніх нормативних документах дозволяє уникнути помилок і суперечностей у роботі підприємства.