Практичне заняття № 8 Тема: « Товарні запаси в структурі господарських засобів аптечних закладів, їх характеристика та класифікація»

Лекція № 10

Тема:«Товарні запаси в структурі господарських засобів аптечних закладів, їх характеристика та класифікація»

Актуальність теми:

Своєчасне та якісне лікарське забезпечення населення і лікувально-профілактичних закладів залежить від наявності в аптеці необхідних лікарських засобів і виробів медичного призначення необхідної якості в необхідній кількості в необхідний час за доступними цінами. Тому фармацевтичний фахівець повинен володіти знаннями про закономірності розвитку системи постачання аптек товарами, вміти визначати поточну потребу в них, здійснювати пошук постачальників, обґрунтовано оформляти замовлення, правильно приймати та зберігати товар в аптеці, визначати відпускну вартість для прийнятих лікарських засобів і виробів медичного призначення, проводити їх відпус

Рівень забезпечення населення безпечними, ефективними, якісними ЛЗ і ВМП, їх доступність та раціональне використання багато в чому залежать від стану товарних запасів аптечних закладів, що необхідні для забезпечення їх безперервної та ритмічної роботи.

Товарний запас – це маса лікарських засобів та інших товарів аптечного асортименту, які належать аптечному закладу, знаходяться на його балансі, перебувають у сфері обігу та підлягають реалізації.

Важливою складовою роботи аптеки з товарними запасами є визначення оптимального товарного запасу, збалансованого в асортиментному та грошовому вираженні.

Завищений товарний запас призводить до затоварювання аптеки, зменшення товарообіговості, дефіциту оборотних грошових засобів, ускладнення розрахунків із постачальниками, закінчення термінів придатності ЛЗ.

Недостатній товарний запас не може забезпечувати необхідний обсяг продажів, знижує прибутковість і рентабельність аптечного закладу, породжує дефектуру, призводить до втрати клієнтів, негативно позначається на іміджі аптеки.

До товарних запасів належать:

- Товари, які є в наявності в аптеці та її відокремлених структурних

підрозділах

- Товари, закуплені і оплачені аптекою і залишені на відповідальне зберігання у постачальника

- Товари, що перебувають в дорозі

- Товарні запаси, які здані на переробку

Класифікація товарних запасів:

1. Поточного призначення ( ЛЗ, ВМП та інші товари аптечного асортименту).

2. Товари сезонного призначення ( ЛРС, термолабільні ЛЗ).

3. Товари сезонного призначення ( вакцини, сироватки).

Надходження:

1. Заводи, фірми-виробники, фармацевтичні фабрики;

2. Оптові фірми, аптечні бази, аптечні склади;

3. ЦРА та інші аптечні заклади.

Місцезнаходження:

1. У відділі запасів;

2. У будь-якому з відділів аптек;

3. У загальному відділі ( за відсутності відділів) аптеки;

4. У дрібнороздрібній мережі ( аптечні пункти)

Товарний запас вимірюється:

1. У грошовому вираженні – складається із сумарної вартості окремих

товарних позицій усього аптечного асортименту.

2. У днях – означає кількість днів, протягом яких цей запас буде проданий.

3. В натуральних показниках – штуки, кілограми тощо.

В залежності від тривалості звітного періоду розрізняють:

- Середньомісячні ( Оміс )

- Середньоквартальні ( О кв.)

- Середньорічні ( Оріч.)

Оп. +. Ок

Оміс = ------------------

2

Оп. - товарні запаси ( залишки товару) на початок місяця.

Ок. – товарні запаси ( залишки товару) на кінець місяця

О1 + О2. + О3

Окв.=-------------------

3

О1 + О2. + О3. - середньомісячні товарні запаси ( залишки товару)

О І + О ІІ + ОІІІ + ОІУ

Оріч. =-----------------------------------

4

О І + О ІІ + ОІІІ + ОІУ. - середньоквартальні товарні запаси ( залишні товари)

Розмір товарних запасів залежить від:

1. Від обсягу товарообігу ( реалізації, продажів)

2. Швидкості руху товарів, які перебувають у постійному зв’язку з обсягом

реалізації як у цілому, а також за окремими групами та окремими товарними позиціями.

Швидкість товарообіговості – (Sобіг) – це відношення суми товарообігу за відповідний звітний період ( Т/о) до середнього товарного запасу (О).

Вимірюється числом оборотів:

Т/о

Sобіг =-------

О

Товарообіговість – швидкість реалізації товарів або кількість часу протягом якого реалізуються середні товарні запаси за звітний період.

Вона виражається числом днів, протягом яких реалізується середній товарний запас або числом оборотів які здійснюються середнім товарним запасом за звітній період ( у разах).

Показники товарообіговості за звітній період обчислюють за такими формулами:

Тобіг = О : Тодн К об. = Ч дн. : Тобіг

Тобіг - товарообіговість у днях

О - середні товарні запаси поточного зберігання в закупівельних цінах

Тодн - середній одноденний обіг товару в закупівельних цінах

К об. - показник, що характеризує товарообіговість у кількості оборотів

Ч дн. – кількість днів у періоді

Загальна кількість товарних позицій в аптеці залежить від:

- Прийнятою аптекою товарної політики;

- Місцезнаходження;

- Фінансових можливостей;

- Платоспроможного попиту населення;

- Конкурентного середовища;

- Кваліфікації персоналу;

- Якості роботи постачальників тощо.

При формуванні товарного запасу слід пам’ятати про доцільність наявності в аптечного асортименті основних ( життєво важливих та необхідних) ЛЗ відповідно до Національного переліку, затвердженого Постановою КМУ.

Джерела формування товарних запасів:

1. За рахунок власних оборотних засобів;

2. За рахунок позикових оборотних засобів ( банківського кредиту або товарного кредиту – надання постачальниками товару з відстрочкою платежу.

Аптечний асортимент за швидкістю реалізації товарів поділяється на три групи:

Група І – товари з високою швидкістю реалізації ( 12-35%);

Група ІІ – товари з помірною швидкістю реалізації ( 25-45%);

Група ІІІ -товари з низькою та непередбачуваною швидкістю реалізації ( до 40%).

Управління товарними запасами

Управління товарними запасами є одним з важливіших інструментів успішної роботи на фармацевтичному ринку. Оборотні засоби аптеки знаходяться переважно в товарних запасах.

Управління товарними запасами передбачає:

1. Зменшення товарних запасів;

2. Збільшення обіговості товарних запасів.

Управління товарними запасами – це значить управляти кожним найменуванням аптечного асортименту окремо на підставі систематичного вивчення попиту з боку споживачів.

Управління товарними запасами

Для забезпечення постійної наявності в аптеці ЛЗ усіх груп слід враховувати різні рівні їх страхових запасів. Необхідно визначитися з пріоритетами в управлінні товарними запасами, здійснювати контроль їх обіговості, вчасно відмічати тенденцію до затоварюваності аптеки та вживати заходів для стимулювання продажів: консультації фармацевта, зниження ціни тощо.

Разом з тим аптека може прийняти рішення про збільшення товарних залишків за кількістю та якістю, якщо це доцільно, у випадку коли економічний ефект перевищує затрати від утримання додаткових товарних запасів та відволікання з цією метою обігових грошових коштів.

Для формування ефективної політики управляння товарними запасами необхідно відстежувати інформацію за такими показниками:

• Товарообіговість (денна місячна, квартальна, річна)

• Зміна товарообігу залежно від сезонного попиту

• Товарні запаси в сумі та днях.

Визначення поточної потреби в лікарських засоба та ВМП

Важливим розділом організаційної роботи аптеки є правильне визначення поточної потреби в лікарських засобах і виробах медичного призначення. Для визначення мінімальної кількості препарату певного найменування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

- наявна кількість препарату;

- коли поновлюється замовлення;

- скільки замовити повторно?

Для реалізації асортиментної політики необхідно постійно здійснювати контроль товарних запасів. Він полягає у підрахунку запасів, наявних у конкретному місці зберігання, а також у відстеженні процесу їх збільшення чи зменшення. Для цього використовують журнал обліку відмовлень, який ведеться безпосередньо в торговому залі, а також журнали обліку дефектури при наявності в аптеці окремого відділу запасів. Крім цього, велике значення має практичний досвід, зокрема знання поточних витрат того чи іншого лікарського засобу або виробу медичного призначення.

Поточний облік товарних запасів виявить, скільки товару ще є в наявності.

Для визначення термінів і обсягів нових закупок, потрібно знати:

- темпи продажу лікарського засобу (середній попит);

- тривалість часу між перевіркою товарних запасів;

- резервні запаси в разі відхилення рівня попиту протягом закупівельного періоду;

- прогнозований залишок препарату в аптеці на день поставки.

Формула кількісного обсягу замовлення

Робота над товарними запасами - це процес балансування між скороченням сумарних витрат, спрямованих на утримання запасів, і забезпеченням наявності запасів, достатніх для безвідмовної реалізації.

Саме тому, важливим моментом роботи аптеки є правильне визначення поточної потреби в лікарських засобах і супутніх товарах.

Для визначення мінімальної кількості препарату певного найменування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

• наявна кількість препарату;

• частота поновлюється запасів;

• існуючий попит на препарат.

Велике значення має практичний досвід, зокрема знання поточних витрат того чиіншого лікарського засобу або медичного виробу.

Для встановлення потреби у тому чи іншому товарі, також можна використати формулу:

КОЗ = (ППТЗ + ПОЗ) х СДНП + РЗ-3, де

КОЗ - кількісний обсяг замовлення конкретного товару;

ППТЗ - періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;

ПОЗ - період отримання замовлення;

СДНП - середньоденний норматив продажу даного товару;

РЗ - його резервний запас;

З - прогнозований залишок на день поставки.

Приклад:

Кожних шість днів здійснюється перевірка товарних запасів і оформлення замовлення, ще три дні йде на отримання замовлення і за розрахунками щоденно продається п'ять упаковок препарату А, бажаний резервний запас відповідає середньоденному попиту, залишок на день поставки становитиме п'ять упаковок цього препарату. Таким чином, аптека має замовити: КОЗ = (6 + 3)х5 + 5 – 5 = 45 упаковок препарату А.

Розглянута формула може бути застосована у випадках, коли попит медикаментів різко не змінюється за достатньо великий інтервал часу, тобто для них характерний високий і середній рівень передбачуваності споживання.

Установлення кількісного обсягу замовлень можна проводити за формулою:
КОЗ = (ППтз + Поз) × сдоП + рз – з,

де КОЗ — кількісний обсяг замовлення конкретного препарату;

ППтз — періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;

Поз — пе- ріод одержання замовлення;

сдоП — середньоденний обсяг продажу даного лз;

рз — резервний запас лз;

з — прогнозований залишок найменування аптечного асортименту на день поставки.

Приклад

Кожні 5 днів здійснюється перевірка товарних запасів та складання замовлень, ще 2 дні витрачаються на отримання замовлення, щоденна реалізація даного найменування ап- течного асортименту складає 8 упаковок, розрахунковий резервний запас відповідає обсягу одноденної реалізації, а прогнозований залишок на день поставки — 5 упаковок. значить, аптека повинна замовити:

КОЗ = (5 + 2) × 8 + 8–5 = 59 упаковок даного найменування.

формування товарних запасів означає, на скільки днів перед- бачений запас та з яким резервом. наприклад, за формулою 2 + 1 або 3 + 1 запаси формуються на 3 (2 + 1) або 4 (3 + 1) дні з резер- вом на 1 день та з поповненням товарних запасів кожні 2 та 3 дні відповідно. для розрахунку необхідна інформація про одноден- ну реалізацію цих найменувань аптечного асортименту. форму- ла такого розрахунку:

КОЗ = N × (K1 + K2),

де N — кількість упаковок, що реалізуються за 1 день;

K1 — період часу (у днях) запасу даного лз;

K2 — період часу (у днях) резервного запасу даного лз.

У вищенаведених прикладах K1 +K2 = 3 (2 + 1) та 4 (3 + 1) від- повідно. тоді, якщо протягом дня реалізується 10 упаковок пре- парату (тобто N = 10), коз складе: 10 × 3 = 30 та 10 × 4 = 40 упа- ковок відповідно.

Складання замовлень на товари аптечного асортименту

Для складання оптимальної заявки на товари аптечного асортименту необхідно правильно визначити потребу аптечного закладу на підставі систематичного аналізу попиту, що склався, та фактичного споживання кожного найменування товару.

ЛЗ відрізняються від інших товарів тим, що потреба в них виникає у випадку захворювання або його профілактики.

Потреба в ЛЗ залежить від цілого комплексу факторів медичного, економічного, соціального, правового, демографічного, екологічного та іншого характеру, а саме:

- Віковий склад;

- Платоспроможність;

- Ступінь соціального захисту;

- Асортимент ЛЗ;

- Нормативно-правове регулювання фармацевтичної діяльності;

- Місцезнаходження аптечного закладу;

- Кваліфікація персоналу аптек і ЛПЗ;

- Розмір бюджетних асигнувань; на охорону здоров’я;

- Впровадження нових методів лікування

- Страхова рецептура тощо.

Потреба – кількість ЛЗ і товарів аптечного асортименту, заявлена аптекою й достатня длязадоволення попиту населення та ЛПЗ.

Попит – кількість ЛЗ і товарів аптечного асортименту, необхідних для населення і ЛПЗ, диференційована за кожною товарною назвою.

Споживання – це обсяг фактичного реалізованих ЛЗ, ВМП і парафармацевтичних товарів у кількісному та грошовому вираженні.

Процес складання заявки на товари аптечного асортименту є одним з найбільш відповідальних етапів діяльності аптек, від якого в чому залежить кінцевий результат фінансово-господарської діяльності.

Заявки можуть подаватися в різній формі:

- Письмово;

- Телефоном

- Факсом:

- Поштою;

- Електронною поштою.

У письмовому замовленні вказуються замовник і постачальник товару, платник та дата виконання, найменування товару, що замовляється, одиниці вимірювання та його кількість та у разі необхідності, обумовлені сторонами ціни поставки.

При автоматизації процесу управління заявки складається та подається постачальнику в електронному вигляді.

Розрахунок необхідного замовлення постачальнику базується на інформації:

- Про залишки кожного найменування аптечного асортименту;

- Терміни подання заявки та доставки товару;

- Кількість замовлення та його вартість.

Контроль за складанням заявок на поставку нових партій товару необхідно здійснювати на основі даних аналізу динаміки продажів кожного окремого найменування аптечного асортименту.

Основне завдання такого контролю – визначення моменту, при настанні якого необхідно зробити замовлення на поставку.

Оперативний, спрощений розрахунок може проводитись на основі статистичних даних про реалізацію конкретного препарату.

Визначальною цифрою розрахунку є річна потреба у конкретному ЛЗ, яка визначається шляхом обчислення середнього рівня його продажів хоча б за декілька місяців. Виходячи з цього показника, обчислюються Qмах і Qмін .

Qмах - кількість одиниць товару, яку необхідно замовити при формуванні заявки

Qмін -кількість товарного залишку товару в упаковках, при досягненні якого слід здійснити замовлення.

Для препарату з високим рівнем продажів (більше 100 упаковок на місяць) Qmax обчислюється з розрахунку двохтижневої потреби за формулою Q : 24, де Q — річна потреба у препараті, 24 — кількість поставок на рік (1 замовлення на 2 тижні).

Для препаратів із низьким рівнем продажів (менше 100 упаковок на місяць) Qmax розраховується з тижневої потреби за фор- мулою Q : 48, де 48 — кількість поставок на рік (4 рази на мі- сяць). Qmin в обох випадках складає 30% від Qmax (Qmax : 3).

Перерахунок середньорічної потреби в кожному найменуванні аптечного асортименту оптимально слід проводити щоквартально. на- приклад, рівень продажів ходового препарату Х склав 4320 упаковок на рік. значить, Qmax складає 180 (4320 : 24), а Qmin відпо- відно 60 (180 : 3). як наслідок, коли запас препарату Х в аптеці скоротиться до 60 упаковок, необхідно зробити замовлення ще на 180 упаковок. аналогічно розраховується замовлення і на лз з низьким рівнем продажів.

Таким чином, для кожного найменування аптечного асорти- менту аптекою повинен бути відпрацьований свій алгоритм за- пасу та резерву на підставі практичного досвіду їх реалізації.

Особливості замовлення аптекою наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів

Для отримання наркотичних і психотропних ЛЗ аптечні установи подають заявку аптечним складам тільки в письмовій формі у чотирьох примірниках.

Вимоги- замовлення встановленої форми, мають бути підписані завідуючим

аптекою або його заступником та завірені круглою печаткою цього закладу.

Дані вимоги-замовлення виписуються окремо від інших ЛЗ і ВМП, а кількість замовлених і відпущених ЛЗ зазначається прописом.

Відпуск наркотичних, психотропних ЛЗ і прекурсорів здійснюється за окремими довіреностями, оформленими у встановленому порядку із зазначенням у них найменувань та прописом кількості всіх одержаних ЛЗ.

Із чотирьох виписаних примірників вимог-замовлень дві надаються постачальнику, а дві залишаються в аптечному закладі ( із них один – для ПКО).

Замовлення наркотичних і наркотичних ЛЗ ( табл. ІІ та ІІІ Переліку), прекурсорів ( список № 1 табл. ІУ) можуть здійснювати лише аптечні заклади, що мають відповідну ліцензію, видану на обіг наркотичних, психотропних засобів а прекурсорів, та відповідні приміщення для належного зберігання вказаних ЛЗ.

Після прийняття рішення про вибір постачальника необхідне правильне юридичне оформлення співробітництва між постачальником ( оптова фармацевтична фірма) та покупцем ( аптекою).

Правовим документом, що оформляє процес купівлі-продажу, є письмова угода. В ній вказується предмет угоди, порядок розрахунку, термін виконання, обов'язки сторін, порядок розгляду суперечок, інші моменти. Документ набуває чинності після підписання обома сторонами (продавцем-постачальником та покупцем-аптекою).

У письмовому договорі, вказуються:

- Юридичну адреси сторін, їх назва

- Права та обов’язки;

- Зміст договору;

- Порядок розрахунку;

- Термін виконання;

- Порядок розгляду претензій;

- Форм-мажорні обставини;

- Умови розірвання договору

- Підписи сторін.

Договір скріпляється печатками юридичних осіб-учасників і підписами уповноважених для цієї процедури осіб та видається кожній стороні. Крім того, учасники договору обмінюються пакетом документів, що підтверджують їх легальний юридичний статус як суб’єкту господарювання в Україні:

- випискою з Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців;

- витягом з реєстру платників ПДВ;

- копіями ліцензій з « мокрими печатками» на здійснення оптової та роздрібної торгівлі відповідно.

Документ набуває чинності після підписання обома сторонами (продавцем-постачальником та покупцем-аптекою).

Виконати завдання № 1

Відповісти на питання:

Завдання № 2

Вирішити задачі

1. Розрахуйте середньомісячний товарний запас, якщо залишок товару в закупівельних цінах на початок місяця склав 154 000 грн., а на кінець місяця — 168 000 грн.

2. Розрахуйте показник товарообіговості, якщо середньорічний товарний запас складає 158 000 грн. у закупівельних цінах, а обіг 1 дня — 7900 грн. (у закупівельних цінах).

3. Розрахуйте показник товарообігу в кількості оборотів, якщо товарообіговість у днях у поточному році склала 18 днів.

4. Розрахуйте максимальний (Qmax) і мінімальний (Qmin) запас на ходовий препарат Х з високим рівнем продажів — 3600 шт. на рік