Поняття електронного документа та електронного документообігу

В основу інформаційно-аналітичного забезпечення роботи організації передусім покладено опрацювання документів, які підлягають створенню, фіксуванню та обліку в певній формі.

Документи використовуються в різних галузях знань, сферах людської діяльності й суспільного життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін і тому поняття документ багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого воно використовується.

Відповідно до ст. 1 Закону України “Про інформацію” документ – це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

В інших джерелах документ визначається як структурована одиниця інформації, призначена для сприйняття людиною і оформлена та зафіксована на матеріальному носієві в установленому порядку з дотриманням певної форми її подання та формуванням обов’язкових ознак:

• функціональності – визначеності в межах існуючих суспільних відносин очікуваного впливу документа (в тому числі подальшого порядку дій) на його одержувачів після отримання та ознайомлення із вмістом;

• санкціонованості – визначеності фізичної і/або юридичної особи, яка відповідає у певний час за існування документа;

• реєстрованості – визначеності унікальної ідентифікації документа у множині документів.

Статтею 5 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” визначено, що:

Електронний документ (ЕД) – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. При цьому ЕД може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму подання шляхом відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною. Обов’язковими реквізитами ЕД є дані, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Відповідно до ст. 6 зазначеного Закону України обов’язковим реквізитом ЕД є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача ЕД іншими суб’єктами електронного документообігу і дає змогу підтвердити його цілісність. Накладанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) завершується створення ЕД. Однак необхідно зауважити, що лише ЕЦП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки), а інші види електронного підпису такого статусу не мають.

Оригіналом ЕД відповідно до ст. 7 цього Закону вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, в тому числі з ЕЦП автора. При цьому в разі надсилання ЕД кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом ЕД. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами ЕД та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Електронна копія ЕД засвідчується в порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для ЕД є його візуальне подання на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Статус ЕД визначається його реквізитом, що набирає таких значень:

• версія – примірник ЕД на стадії створення, який відрізняється від інших його примірників порціями вмісту;

• оригінал – примірник ЕД, який першим набуває чинності, що зазначається в процесі реєстрації відповідним значенням спеціального реквізиту;

• дублікат – примірник ЕД, який має юридичну силу оригіналу;

• копія – примірник ЕД, який точно відтворює вміст його оригіналу, а також усі його реквізити чи їх частину;

• витяг (з ЕД) – копія ЕД, яка відтворює частину всіх його структур і частину порцій вмісту.

Статтею 8 цього Закону визначено, що юридична сила ЕД не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, а також випадки, коли ЕД не може бути застосований як оригінал: свідоцтва про право на спадщину; документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів ЕД; в інших випадках, передбачених законом.

Життєвий цикл ЕД становлять чотири стадії: створення, поширення, виконання та використання, які реалізуються і забезпечуються як сукупність послідовних процесів за допомогою комп’ютерів та засобів зв’язку. При цьому виконання операцій із реалізації процесів відбувається автоматично або керується користувачами відповідних інформаційно- телекомунікаційних систем.

Технології створення ЕД дають змогу не тільки застосовувати їх нарівні із документами на папері, а й отримати якісно нові можливості їх опрацювання. Головною з них є суттєве підвищення оперативності документообігу в діяльності суб’єктів, а також можливість укладання угод та інших правочинів з використанням інформаційних технологій через загальнодоступні телекомунікаційні канали, тобто дистанційно.

Термін “документаційне забезпечення управління” (діловодство) увійшов до наукового та практичного обігу приблизно з середини 1970-х рр. у зв’язку зі зміною його організаційно-технічної основи і методологічних підходів до вдосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і появі нових інформаційно-телекомунікаційних технологій.

Діловодство розглядається як галузь діяльності, що забезпечує створення офіційних документів і організацію роботи з ними, а саме організацію руху документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправку з організації і (чи) безпосередньо в архів.

У широкому розумінні документообіг можна визначити як інформаційну діяльність суб’єктів інформаційних відносин, що реалізується шляхом виконання певних дій над документами.

Під системою документообігу розуміється сукупність методів, засобів і персоналу, що підтримує документообіг у межах встановленого регламенту документообігу.

Система автоматизації документообігу (система електронного документообігу) – організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації.

Особливе значення має регулювання (регламентування) документообігу, яке пов’язане з електронними документами.

Регламент документообігу являє собою сукупність правил інформаційної діяльності суб’єктів інформаційних відносин, визначених законодавством, нормативними актами або угодами. Регламент документообігу визначає ролі та права суб’єктів щодо створення, володіння, користування та розпорядження документами, порядок оформлення і фіксації інформації на носієві інформації.

Як узагальнене поняття електронний документообіг (ЕДО) можна тлумачити як інформаційні технології, що реалізують життєвий цикл електронного документа. При цьому систему електронного документообігу (СЕДО) можна визначити як автоматизовану систему оброблення інформації, що реалізує ЕДО та спряжену з іншими системами документообігу.

Необхідність застосування електронних документів і використання можливостей, що надає електронний документообіг для різноманітних суспільних потреб, в Україні стала на порядку денному ще в другій половині 90-х років минулого ХХ століття. До цього спонукав також і позитивний суспільний досвід розвинених країн у цій сфері. Але на той час не тільки в українському суспільстві в цілому, а й навіть в органах державної влади ще не було наявної матеріально-технічної бази та достатнього усвідомлення обсягу і складності тих завдань, які необхідно вирішити для досягнення зазначеної мети.

Зазначеними законами було визначено основні поняття та терміни у сфері електронного документообігу:

адресат - фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ;

дані - інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами;

посередник - фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу;

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа;

обов’язковий реквізит електронного документа – обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів;

суб’єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Слід виокремити такі основні принципи та завдання електронного документообігу:

• одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно його ідентифікувати у будь-якій підсистемі;

• можливість паралельного виконання операцій, що дає змогу скоротити час руху документів і підвищити оперативність їх виконання;

• безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за його виконання (завдання) в кожен момент часу життєвого циклу документа (процесу);

• єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, унеможливлює дублювання документів;

• ефективно організована система пошуку документів, що забезпечує пошук документів, володіючи мінімальною інформацією про них;

• розвинена система звітності при різних статусах і атрибутах документів, що дає змогу контролювати їх рух по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.