Первинна обробка документів

Обробка документів, що надійшли до бухгалтерії

Первинна обробка документів — підготовка документів для запису у відповідні облікові реєстри. Первинна обробка документів — це початок (перший етап) технологічного процесу бухгалтерського (у т.ч. і комп'ютерного) обліку.

Первинні документи є основним вихідним матеріалом для складання зведених звітних реєстрів — журналів-ордерів, відомостей, таблиць. Тому висока якість первинних документів, тобто відсутність помилок у їхньому заповненні, чіткий і розбірливий запис реквізитів є найважливішою умовою складання якісних і достовірних зведених реєстрів і звітності.

Обробка починається на етапі приймання документів. Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці:

• — за формою;

• — арифметично;

• — по суті господарської операції.

Перевірка за формою: дотримання форми документів, повнота і правильність оформлення документів, наявність у них обов'язкових реквізитів, відповідність дозвільних підписів затвердженому списку осіб на право підпису.

Арифметична перевірка: правильність обчислень і підсумкових (у т. ч. проміжних) підрахунків.

Перевірка по суті: перевірка законності і доцільності господарської операції, правильність проставлених розцінок, норм витрати (видачі), цін по суті господарської операції. Зміст документа повинен коротко, але чітко і недвозначно виражати суть господарської операції.

Бухгалтер зобов'язаний при прийманні й обробці документів звернути увагу на:

• 1) написання дати документа. Неправильно, наприклад, писати: 2.03.2013 р., — правильно: 02.03.13 р., тобто число (2 знаки), місяць (2 знаки), рік (2 знаки);

• 2) наявність номера документа (а в документах суворої звітності і серії). Видача (виписка) будь-якого документа має бути зареєстрована;

• 3) правильне позначення вимірника господарської операції. Вони можуть бути натуральними (в одиницях маси), трудовими (у людино-годинах), грошовими (грн., коп.). Відсутність вимірника в документі позбавляє його обліково-розрахункової основи. Загальні цифрові дані деяких документів повторюються прописом.

Первинні документи мають важливе контрольне значення. Багато документів підписують головний бухгалтер, його заступники, не вникаючи в їхню суть. А саме на цій стадії перевіряються законність операції і правильність оформлення документа. Головний бухгалтер, що не дивлячись ставить свій підпис під різними фінансовими документами, не вникаючи в суть того, що принесуть йому на підпис, цілком залежить від випадку і чесності працівників.

Неграмотне складання податкових документів, порушення порядку оформлення податкових накладних, неточності, що допускаються в книгах обліку продажу і покупки товарів, можуть призвести до негативних наслідків.

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, керівник підприємства зобов'язаний забезпечити виконання правомірних вимог головного бухгалтера щодо оформлення і представлення первинних документів для обліку, фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій.

Усі первинні документи після первинної обробки мають бути занесені в облікові реєстри. Облікові регістри - це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Перегляньте відеоматеріал. Основне законспектуйте. Додайте фото конспекту.

https://youtu.be/Ba3zYELnOqc?si=EQLA4NEqfjWfwt-o