Національним Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 246 від 2.11.99 р., визначаються методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси та її розкриття у фінансовій звітності.

За цим стандартом запаси — це активи, які:

утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;
перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;
утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Їх структуру відображено на мал. 1.

У бухгалтерському обліку виокремлюють поняття «виробничі» запаси, що означають предмети праці, призначені для оброблення, перероблення або використання у промисловому виробництві чи для господарських потреб, а також засоби праці, які відповідно до чинних положень входять до складу оборотних засобів як малоцінні та швидкозношувані предмети.

Далі в тексті розглядатимуться саме ці складові запасів.

У плані рахунків для обліку матеріальних цінностей визначено рахунок 20 «Виробничі запаси», який має відповідні субрахунки.

Для великих і середніх підприємств із великою номенклатурою матеріальних цінностей для забезпечення якісного аналітичного обліку на основі діючої в Україні системи класифікації розробляється власний детальний класифікатор, який дає можливість розподілити МЦ за групами, підгрупами (за окремими видами, марками, гатунками, типорозмірами) та окремими номенклатурними номерами, номерами матеріалів. У ньому кожному найменуванню, типорозміру та гатунку присвоюється умовне цифрове позначення — номенклатурний номер (код). Кількість знаків у коді повинна бути мінімальною, але достатньою для того, щоб охопити найважливіші ознаки всього переліку використовуваних матеріалів.

Документальне оформлення надходження і витрачання запасів

Правильна та раціональна організація обліку запасів забезпечується чіткою системою документообороту. Усі операції, пов’язані з надходженням, переміщенням і відпуском матеріальних цінностей, потрібно оформляти первинними документами.

Форми документів, які застосовують у документальному оформленні надходження матеріалів на склад та їх відпуску зі складу, затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів».

Усі розрахункові документи (рахунки, рахунки-фактури та ін.) на матеріали, що надійшли, з відповідними додатками до них (специфікаціями, сертифікатами, якісними посвідченнями та ін.) направляють до бухгалтерії, де їх заносять до реєстру, у якому кожному рахунку присвоюють порядковий номер.

Зареєстровані у бухгалтерії розрахункові документи з додатками до них передають у відділ логістики (постачання), який проставляє в реєстрах акцептовані суми чи відмови від акцепту, після чого розрахункові документи щоденно передають до бухгалтерії.

Зареєстровані примірники розрахункових та інших документів (специфікації, сертифікати, якісні посвідчення тощо) передають для приймання та оприбуткування матеріалів.

Вантажі, доставлені уповноваженою особою на підприємство, здають на відповідний склад під розписку завідувача складом (комірника) на квитанції транспортного документу постачальника (товарно-транспортній накладній).

Своєчасне оприбуткування вантажів, що прибули, контролює відділ логістики (постачання) і бухгалтерія на підставі прибуткових документів. Порядок такого контролю підприємство визначає самостійно залежно від конкретних умов його діяльності та організації постачання. Відділи логістики (постачання) здійснюють також систематичні спостереження і оперативний контроль за вантажами, що перебувають у дорозі.

Усі матеріали, що прибули на підприємство, мають бути своєчасно оприбутковані на відповідних складах. Якщо в інтересах виробництва доцільно направити окремі партії матеріалів безпосередньо у виробництво, то їх обліковують як такі, що надійшли на склад і передані у виробництво. При цьому у прибуткових і видаткових документах роблять позначки про те, що матеріали отримані від постачальника і видані цеху без їх завезення на склад (транзитом).

Отримані матеріальні цінності приймають за кількісними та якісними параметрами.

Для одержання запасів зі складу постачальника або транспортної організації здійснює уповноважена особа суб’єкта господарювання

повноваження якої можуть бути підтверджені, зокрема письмовим договором, довіреністю, іншим актом органу юридичної особи тощо.

Оприбуткування запасів, що надійшли на підприємство здійснюють за допомогою таких документів.

Надходження запасів на підприємство

Рахунок-фактура, накладна
Товарно-транспортна накладна (форма № 1-ТН)
Прибутковий ордер (форма № М-4)
Акт приймання матеріалів (форма № М-7)
Акт про приймання устаткування (форма № М-15)

Якщо не встановлено розбіжностей у кількості та якості, запаси оприбутковують на склад шляхом проставлення штампа безпосередньо на документі постачальника (доцільніше) або шляхом виписування прибуткового ордера (т. ф. № М-4). Прибуткові ордери виписують на фактично прийняту кількість цінностей. На численні однорідні вантажі (пісок, щебінь та ін.), що надходять від одного і того ж постачальника декілька разів впродовж дня, допускається складання прибуткових ордерів в цілому за день.

У разі перевезення вантажів автотранспортом приймання запасів, які надійшли на підприємство, здійснюють на підставі товарно-транспортних накладних (т. ф. № 1-ТН).

Приймальні акти і прибуткові ордери на оприбуткування запасів необхідно, як правило, складати в день надходження цих вантажів.

Якщо матеріальні цінності надходять в одній одиниці виміру (за вагою), а витрачаються в іншій (за підрахунком), то їх оприбуткування, зберігання і відпуск необхідно відображати в усіх документах одночасно в двох одиницях виміру (наприклад, стальні труби, арматура і т.п.). При дрібних закупівлях матеріалів (наприклад, канцелярських товарів) за готівку підзвітна особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник повинен проставити на рахунку постачальника дату, номер прибуткового ордера, підпис.

У деяких випадках (коли окремі партії матеріалів перебувають у процесі технічного приймання, лабораторних випробувань або при відмові від акцепту рахунка) матеріали приймають на тимчасове відповідальне зберігання і відображають на позабалансовому субрахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні».

Під відпуском сировини, матеріалів, конструкцій, деталей, палива, напівфабрикатів розуміють відпуск цих матеріальних цінностей безпосередньо для виготовлення продукції, а на будівництвах - для виконання будівельно-монтажних робіт. Крім того, сюди ж відносять і відпуск на ремонтні та господарські потреби.

Сировина, матеріали, паливо напівфабрикати та інші запаси потрібно відпускати у виробництво за вагою, обсягом або підрахунком відповідно до встановлених витратних нормативів і, як правило, на підставі попередньо встановлених лімітів.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу у виробництво та їх внутрішнє переміщення, є лімітно-забірні карти, акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів і накладна на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.

Лімітно-забірні картки використовують для оформлення відпуску матеріалів, які систематично витрачають при виготовленні продукції, а також для здійснення поточного контролю за дотриманням установлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби, і є виправдувальними документами для списання матеріальних цінностей зі складу.

Відпуск матеріалів, потреба в яких виникає періодично, заміна матеріалів, а також додатковий їх відпуск оформляють актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів, який об’єднує в собі розпорядчий і виправдний документи.

Понадлімітний відпуск матеріалів або заміна одних видів матеріалів іншими можливий тільки з дозволу керівника підприємства, головного інженера або осіб на те уповноважених.

Відпуск матеріалів усередині підприємства, включаючи відпуск підрозділам свого підприємства, розташованим за межами його основної території, або стороннім організаціям здійснюють за накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, яку виписують на основі договорів, нарядів та інших відповідних документів.

Цими ж накладними-вимогами оформляють здавання на склад відходів виробництва продукції, відходів від браку, матеріальних цінностей від ліквідації основних засобів, від розбирання тимчасових споруджень і т.п.

Накладну-вимогу виписують у двох примірниках: один з яких призначений для списання цінностей з того, хто передає, а другий - для оприбуткування цінностей тому, хто приймає.

При відпуску запасів стороннім підприємствам оформляють накладну (т. ф. № М-20), яка виписується у 2-3 екземплярах. При перевезенні вантажів автотранспортом замість (або на доповнення до) накладної виписують товарно- транспортну накладну (т. ф. №1-ТН).