Обліково-фінансові документи. Особливості вживання числівника в ділових документах.

Практична робота _

Тема: Обліково-фінансові документи. Особливості вживання числівника в ділових документах.

Мета: вивчити основні вимоги до складання й оформлення обліково-фінансових документів, їх види документів та реквізити; навчитися правильно записувати цифрову інформацію в професійних текстах; узгоджувати числівники з іменниками; розвивати логічність та послідовність доведення власної думки під час професійної комунікації.

ХІД РОБОТИ

ЗАВДАННЯ 1. Прочитайте подані нижче матеріали, складіть тезовий план.

Що таке фінансовий документ?

Документи, пов'язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій чи підприємств, об'єднуються у групу обліково-фінансових документів.

До них належать: рахунки, накладні, акти, касові ордери, платіжні доручення, квитанції, виписки банку, розписки, розрахунково-платіжні відомості, список, таблиця, перелік, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера, заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунку в банку, доручення на представництво інтересів і на отримання власних гроші тощо.

Відмінна риса обліково-фінансових документів - їх сувора стандартизація. Майже всі ці документи є уніфікованими. Їх часто укладають на бланках і належать вони здебільшого до документації суворої звітності.

Доручення

Доручення - це письмове повноваження, що видається установою (організацією, підприємством) або окремою особою іншій особі здійснювати від імені довірителя певні юридичні дії.

Доручення видають на отримання певних коштів або матеріальних цінностей у касах установ чи підприємств, у магазинах чи товарних складах; на користування впродовж тривалого часу якимись видами транспорту; на представництво інтересів довірителя в банківських, фінансових установах, страхових компаніях, державних органах (наприклад, в судах України); на участь та голосування під час загальних зборів учасників юридичної особи та інші.

Залежно від того, хто оформляє повноваження, доручення бувають службові та особисті.

Серед особистих найпоширенішим документом є доручення на одержання грошей. Таке письмове повноваження не вимагає обов’язкового нотаріального засвідчення. Підпис довірителя може бути засвідченим керівництвом установи (організації, підприємства), де він працює або вчиться, адміністрацією стаціонарної установи, у якій перебуває на лікуванні, командуванням військової частини та ін.

Особисте доручення пишеться довільно, зазвичай, від руки, але обов’язково має містити такі реквізити:

• найменування документа (ДОРУЧЕННЯ);

• прізвище, ім’я та по батькові довірителя (як автобіографія має єдинопочаток - Я, прізвище, ім'я, по батькові, доручаю);

• прізвище, ім’я та по батькові довіреної особи (тут може бути вказаний її документ);

• точне вказання доручених дій (зміст);

• зазначення терміну, до якого доручення дійсне;

• дата видачі та підпис довірителя;

• посада і підпис особи, що посвідчила підпис довірителя;

• дата посвідчення підпису;

• печатка.

Для юридичної повноцінності документа слід указувати термін його дії. Доручення видається на строк до трьох років. Якщо він не позначений, документ зберігає силу впродовж року з дня видачі. При одержані за дорученням грошей або матеріальних цінностей необхідно подати паспорт або документ, який його заміняє.

Зразок 1. Приватне доручення

ДОРУЧЕННЯ

Я, Коваленко Оксана Петрівна, студентка 3 курсу філологічного факультету (паспорт серії МЮ № 123456, виданий Рівненським МВ УМВС України в Рівненській області 12.05.2015, зареєстрована за адресою: м. Рівне, вул. Соборна, буд. 15, кв. 4), доручаю старості групи Шевченку Тарасу Івановичу (паспорт серії МЮ № 654321, виданий Рівненським МВ УМВС України в Рівненській області 20.08.2016, зареєстрований за адресою: м. Рівне, вул. Київська, буд. 40, кв. 12) отримати в бухгалтерії університету належну мені стипендію за листопад 2026 року.

Доручення дійсне до тридцятого листопада дві тисячі двадцять шостого року.

11.11.2026 (підпис) Оксана КОВАЛЕНКО

Підпис студентки Коваленко Оксани Петрівни засвідчую:

Декан філологічного факультету (підпис) Іван МЕЛЬНИК
(Печатка факультету/установи)
11.11.2026

Зразок 2. Службове доручення

ДОРУЧЕННЯ №____

від «01» березня 2025 р.

Відкрите акціонерне товариство «АДА» (ідентифікаційний код за ЄДРОПУ ___________) в особі керівника ПЕТРОВА Володимира Володимировича, який діє на підставі Статуту, іменоване надалі «Довіритель», доручає Сидорову Костянтину Вікторовичу (паспорт _№__ виданий ______ РВ ХМУ ГУМВС України в Хмельницькій області дата видачі _______), іменований надалі «Представник», представляти інтереси ВАТ «АДА» у територіальному Центрі надання адміністративних послуг міста Рівне з питань подання заяви (з правом підпису) та отримання документів дозвільного характеру або адміністративної послуги у справі, що пов'язана із внесенням змін до реєстраційних даних фізичних осіб-підприємців.

Згідно з дорученням «Представник» має право:

- заповнювати та подавати заяви та документи до неї, завіряти копії цих документів;

- підписувати від імені «Довірителя» заяви та інші необхідні документи;

- отримувати документи адміністративної послуги, одержувати витяги, випис-ки, довідки, акти та інші документи;

Це доручення видано без права передоручення строком до 31 квітня 2025р.

Підпис (П.І.Б. уповноваженої особи) засвідчую __________

Керівник _______________ Володимир ПЕТРОВ

ЗАВДАННЯ 2. Прочитайте текст. Дайте визначення розписки і зазначте, яку інформацію слід обов’язково подати у тексті розписки. Як записуємо грошові суми та дати?

Розписка - це письмовий документ, який підтверджує якусь дію, що відбулася, найчастіше одержання грошей або матеріальних цінностей від установи (організації, підприємства) або приватної особи, завірений підписом одержувача.

Розписка має довільну форму.

ЇЇ реквізитами є: назва виду документа; посада, прізвище, ім’я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається розписка; у чому конкретно дано розписку; на підставі якого розпорядження чи документа одержано цінності; дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки можна розпочинати словами: Видана мною, інженером, ...; Ця розписка видана ...; Я, учитель середньої школи № 2... .

Датування здійснюється за таким зразком: 14 липня 1999 року.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: в сумі 500(п’ятсот) грн.

Зразок 1. Розписка про отримання матеріальних цінностей (службова)

РОЗПИСКА

Я, завідувач лабораторії інформаційних технологій Бондаренко Сергій Миколайович, отримав від матеріально відповідальної особи Савчук Наталії Олегівни для проведення наукової конференції мультимедійний проєктор Epson EB-X41 (інвентарний номер 10145892) у робочому стані, з пультом дистанційного керування та кабелем живлення.

Зобов’язуюся повернути зазначене обладнання до 15 листопада 2026 року.

11.11.2026 (підпис) Сергій БОНДАРЕНКО

Зразок 2. Розписка про позику грошей (приватна)

РОЗПИСКА

м. Рівне 11 листопада 2026 року

Я, Петренко Ігор Васильович, 14.03.1995 року народження (паспорт громадянина України № 001234567, виданий органом 5612 10.04.2018, РНОКПП 3477012345, зареєстрований за адресою: м. Рівне, вул. Степана Бандери, буд. 22, кв. 8), отримав у борг від Сидоренка Андрія Вікторовича, 02.09.1992 року народження (паспорт серії МЮ № 987654, виданий Рівненським МВ УМВС України в Рівненській області 15.10.2008, РНОКПП 3384709876, зареєстрований за адресою: м. Рівне, вул. Відінська, буд. 10, кв. 55), грошові кошти в сумі 10 000 (десять тисяч) гривень 00 копійок.

Зобов’язуюся повернути зазначену суму повністю в строк до 11 лютого 2027 року.

Гроші отримав у повному обсязі при підписанні цієї розписки. Претензій до Сидоренка А. В. не маю.

(підпис) Ігор ПЕТРЕНКО

ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ

Завдання 1. Редагування (знайдіть і виправте помилки в документі)

Умова: Прочитайте наведений нижче текст документа. Знайдіть 6 грубих помилок у змісті та оформленні реквізитів, після чого запишіть правильний варіант.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Іваненко Іван, доручаю своєму другу Петренку Олегу забрати мою трудову книжку у відділі кадрів ТОВ «Мрія», бо я зараз хворію.

Доручення дійсне до 31.11.2026.

Підпис: Іваненко І.
Підпис засвідчую: сусід по квартирі Ткачук П. О.

Завдання 2. Ситуаційне моделювання (складання документів)

• Варіант А: Ви — староста групи, яка захворів перед сесією. Складіть доручення на свого заступника для отримання в деканаті заліково-екзаменаційної відомості.

• Варіант Б: Ви берете у бібліотеці рідкісне видання книги під заставу або тимчасову відповідальність для підготовки дипломної роботи. Оформіть розписку на ім'я завідувача бібліотеки.

• Варіант В: Ви купуєте вживаний ноутбук з рук із розстрочкою платежу (частину суми віддаєте зараз, решту — через місяць). Складіть розписку від імені продавця про отримання першого внеску.

ОФОРМЛЕННЯ АКТА

Акт — це офіційний документ, складений комісією або кількома особами, який підтверджує встановлені ними факти, події, дії чи стан справ.

Основні різновиди актів у діловодстві:

• Приймання-передавання (справ, документів, майна, об'єктів, виконаних робіт).

• Списання (матеріальних цінностей, обладнання, літератури).

• Інвентаризації та ревізії (перевірка наявності майна чи коштів).

• Обстеження (умов праці, стану приміщення після аварії чи затоплення).

• Порушення дисципліни (про відмову надати пояснення, про прогул, про появу на роботі в нетверезому стані).

Особливості укладання:

• Акт завжди складається колегіально (щонайменше двома, а зазвичай трьома і більше особами). Одна людина не може скласти акт одноосібно.

• Текст акта поділяється на дві частини: вступну (вказується підстава складання документа та склад комісії) і констатуючу (описуються встановлені факти, висновки та пропозиції).

• Акт набуває юридичної сили лише після його підписання всіма членами комісії. Якщо хтось із членів не згоден зі змістом, він все одно підписує акт, але робить позначку «Із зауваженнями» і додає свою окрему думку письмово.

• Окремі види актів (наприклад, про списання майна чи приймання-передавання справ) потребують затвердження керівником установи.

2. Обов’язкові реквізити акта (за ДСТУ 4163:2020)

1. Назва організації (або бланк підприємства).

2. Гриф затвердження (у правому верхньому куті — якщо акт потребує затвердження керівником).

3. Назва виду документа — АКТ.

4. Дата та реєстраційний індекс (номер) документа.

5. Місце складання (назва населеного пункту).

6. Заголовок до тексту (відповідає на питання про що?, наприклад: Про списання матеріальних цінностей, Про приймання-передавання справ).

7. Текст документа:

   • Вступна частина: починається словом Підстава: (посилання на наказ, розпорядження або усне доручення керівника). Далі перелічують членів комісії із зазначенням посад, ініціалів та прізвищ (спочатку голова комісії, потім члени в алфавітному порядку). Присутніх (не членів комісії) вказують окремо.

   • Констатуюча частина: виклад суті, мети роботи комісії, встановлених фактів, таблиць із переліком майна/документів, висновків. Наприкінці вказують кількість примірників акта та місце їхнього зберігання.

8. Підписи голови та всіх членів комісії (без зазначення посад, оскільки вони вже вказані у вступній частині).

9. Відмітка про ознайомлення (якщо акт стосується конкретної особи, наприклад, при порушенні дисципліни чи передаванні справ).

Зразок оформлення акта

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ПРОМІНЬ»
(ТОВ «Промінь»)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Промінь»
(підпис) О. В. Кравчук
11.11.2026

АКТ

11.11.2026 № 14
м. Рівне

Про списання комп’ютерної техніки

Підстава: наказ директора ТОВ «Промінь» від 05.11.2026 № 88-ОД.

Складений комісією:
Голова комісії — заступник директора Микола ТКАЧЕНКО
Члени комісії:
головний бухгалтер Людмила МЕЛЬНИК
системний адміністратор Вікторія РОМАНЮК

Комісія провела огляд комп’ютерної техніки, що перебуває на балансі підприємства, та встановила, що зазначене нижче обладнання непридатне для подальшої експлуатації через фізичний знос і не підлягає ремонту:

1. Системний блок ASUS (інвентарний номер 1040021, рік випуску 2015) — вихід із ладу материнської плати та блоку живлення.

2. Монітор Samsung SyncMaster (інвентарний номер 1040025, рік випуску 2014) — пошкодження матриці.

Комісія вважає за доцільне списати зазначену техніку з балансу підприємства та передати її на утилізацію спеціалізованій організації.

Складено у 2-х примірниках:
1-й примірник — у бухгалтерію;
2-й примірник — у справу № 04-12.

Голова комісії (підпис) Микола ТКАЧЕНКО
Члени комісії: (підпис) Людмила МЕЛЬНИК
(підпис) Вікторія РОМАНЮК

ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ:

Завдання 3. Складання документа

Умова: У студентському гуртожитку № 2 (кімната 305) через прорив труби опалення на 3-му поверсі сталося затоплення стелі та стін. Комендант гуртожитку, вихователь та староста поверху створили комісію для фіксації збитків.
Завдання: Складіть акт обстеження житлового приміщення від імені цієї комісії. Не забудьте про обов'язкові реквізити (дату, місце, склад комісії, опис пошкоджень, висновки, кількість примірників та підписи).

Завдання 4. Проблемне запитання для обговорення

Ситуація 1: Під час інвентаризації на складі один із трьох членів комісії виявив, що дані у звіті завищені, і відмовився підписувати акт. Чи буде такий акт дійсним і як правильно вчинити цьому члену комісії згідно з правилами діловодства?

Ситуація 2: Студентка виписала доручення своїй одногрупниці на отримання стипендії в касі університету, вказала дату складання документа, але забула написати, до якого числа воно дійсне. Касир відмовився видавати гроші, заявивши, що документ оформлений неправильно і є недійсним. Чи правий касир?

Ситуація 3: Викладач університету потрапив до лікарні на стаціонарне лікування і хоче оформити доручення на дружину, щоб вона отримала його відпускні. Нотаріуса в лікарні немає. Хто має право засвідчити такий документ замість нотаріуса?

Ситуація 4: Один підприємець позичив іншому 50 000 гривень. Текст розписки вони набрали на комп'ютері, роздрукували, і позичальник лише поставив свій підпис у кінці. Через пів року боржник відмовився повертати гроші, а в суді заявив, що підпис не його, а аркуш паперу підроблений. Яка головна помилка кредитора при оформленні?

Ситуація 5: Студент позичив одногрупнику 2 000 гривень на тиждень. Замість паперової розписки боржник надіслав повідомлення в Telegram: «Я, Іван Петренко, отримав від Олега Сидоренка 2000 грн, зобов'язуюсь повернути до 20 листопада». Чи має таке повідомлення юридичну силу розписки?

Ситуація 6: Боржник вчасно повернув усю суму грошей кредитору, але забув забрати свою розписку, бо кредитор сказав, що порве її вдома. Через місяць кредитор знову почав вимагати гроші, погрожуючи звернутися до суду з цією розпискою. Хто правий за законом?

Особливості вживання числівників в офіційно-діловому стилі

В офіційно-діловому стилі числівники виконують функцію точності та захисту документа від підробки. Головна вимога — однозначність прочитання та дотримання норм сучасного українського правопису.

1. Основні правила написання та відмінювання числівників

• Дублювання важливих чисел словами: У розписках, дорученнях та фінансових актах грошові суми, терміни дії та кількість матеріальних цінностей пишуть цифрами, а в дужках — словами (з великої чи малої літери — залежно від вимог бланку, у суцільному тексті — з малої). Це унеможливлює дописування зайвих цифр шахраями.

  Приклад із розписки: 10 000 (десять тисяч) гривень 00 копійок.

• Оформлення дат (цифровий та словесно-цифровий способи):

  Цифровий спосіб (у реквізиті «Дата»): 11.11.2026 (день, місяць, рік пишуться двома, двома і чотирма цифрами через крапку, без літери «р.» наприкінці).

  Словесно-цифровий спосіб (у тексті документа): 11 листопада 2026 року (назва місяця ставиться в родовому відмінку, слово року пишеться повністю або скорочено — р.).

  Увага на закінчення порядкових числівників: Назви місяців у датах завжди вживаються в родовому відмінку однини (до тридцятого листопада, від п’ятого вересня, а не «до тридцяте листопада»).

• Відмінювання складених кількісних числівників: В українській мові у складених кількісних числівниках (на позначення грошових сум, кількості товару) відмінюються всі слова (на відміну від порядкових, де змінюється лише останнє слово).

  Правильно: отримав суму у розмірі семи тисяч п’ятисот сорока восьми гривень (Р. в.); повернути до дві тисячі двадцять сьомого року (порядковий числівник — змінюється лише сьомого).

• Узгодження числівників з іменниками:

  Після числівників два, три, чотири (та складених, що закінчуються на 2, 3, 4) іменники вживаються у формі називного відмінка множини (з наголосом як у родовому однини): два примірники (а не примірника), двадцять три гривні, чотири системні блоки.

  Після числівників п’ять і більше (а також слів кілька, багато) іменники ставляться у родовому відмінку множини: п’ять примірників, десять тисяч гривень.

• Нарощування відмінкових закінчень:

  Порядкові числівники, записані арабськими цифрами, мають відмінкові закінчення, що приєднуються через дефіс: у 2-х примірниках, студентка 3-го курсу, на 4-му поверсі.

  Після римських цифр (наприклад, для позначення кварталів або століть) закінчення не пишуться: у IV кварталі, ХХІ століття.

  У датах після арабських цифр відмінкові закінчення не ставляться: до 15 листопада (неправильно: до 15-го листопада).

ПОМИЛКИ У ВЖИВАННІ ЧИСЛІВНИКІВ В ОФІЦІЙНО-ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТАХ

• Плутанина слів «екземпляр» і «примірник»: Слово екземпляр в українській мові вживається щодо книжок або біологічних видів, а стосовно ділових паперів використовується виключно слово примірник. Тому замість помилкового «складено в 2-х екземплярах» потрібно писати «складено у 2-х примірниках» (або «у двох примірниках»).

• Неправильне відмінювання числівників на -сот: У родовому відмінку числівники від 200 до 900 мають закінчення -сот, а не -ста. Замість розмовного «не вистачає шестиста гривень» нормативним є варіант «не вистачає шестисот гривень» (так само: двохсот, п’ятисот, восьмисот).

• Зайве скорочення «р.» після цифрової дати: Якщо дата оформлена цифровим способом (через крапку), слово року або скорочення р. наприкінці не ставиться. Правильно писати: «Доручення дійсне до 01.12.2026» або використовувати словесно-цифровий варіант «до першого грудня 2026 року».