Словниковий склад української мови весь час перебуває в еволюційному русі. У розвитку словникового складу мови відбуваються два протилежні один одному процеси: процес безперервного поповнення мови новими словами і процес зникнення з неї застарілих слів. Засвоєння в мові нових слів і зникнення застарілих відбувається не відразу, а поступово і повільно. Слова, які в певний період їх життя в мові вживаються не дуже часто, поволі можуть втрачати своє значення, рідше вживатися і згодом навіть зовсім зникати зі словникового складу. Тому в словниковому складі мови завжди одночасно існують два шари лексики: активна і пасивна.

До активної лексики сучасної української мови належать загальнонародні слова, які не мають ознак застарілості: земля, світло, вільний, білий, п’ять, писати, завтра, тут, а також слова і терміни, що широко використовуються в різних спеціальних галузях науки, техніки, культури: лексикологія, теодоліт, інтеграл.

До пасивної лексики мови належать слова, які вже (або ще) рідко вживаються. Сюди належать усі застарілі слова і нові слова, які недавно виникли і ще не ввійшли до загальнолітературного вжитку, а також слова спеціального призначення, діалектизми тощо. Застарілі слова є двох типів: історизми та архаїзми.

Історизми — це слова або їх окремі значення, що вийшли з ужитку, оскільки зникли реалії, які вони називали, і в сучасній мові відсутні їх синонімічні замінники. Це назви понять матеріальної культури, соціально-політичної сфери, професій, звичаїв, обрядів тощо: аз (літера А), аероплан (літак), мир (світ), штука (мистецтво), рогатина, сагайдак, жупан, десятина, аршин, алтин. Історизми не мають синонімів у сучасній мові. Тому їх використовують тоді, коли виникає потреба дати характеристику минулим епохам, назвати подію, що відбулася колись, зникле явище чи поняття. Наприклад: «Сагайдачний гартує козацьке військо в боях та походах, але про око залишався вірний підданець Зигмунда. Спирався він на старшину, але не рвав і з сіромою, бо розумів, що голота — велика сила».

Архаїзми (від гр. archaios «стародавній» — це витіснені іншими синонімами назви понять, що існують і в наш час: десниця (права рука), перст (палець), вия (шия), уста (губи), ланіти (щоки), зріти (бачити), письмовець (письменник).

Застарілі слова можуть знову входити до активного словника як назви відроджених у нових умовах реалій: гетьман, гривня, мічман, прапорщик, а також із набуттям нового значення: більшовик — член більшості у Верховній Раді; яничар — той, хто зрікся рідної мови, культури, батьківських звичаїв; баталія — сварка, бійка.

Неологізми (від гр. neos — новий і logos — слово) — це слова, що позначають нові поняття і предмети. Вони поділяються на дві групи: неологізми, які стали термінами, та неологізми-професіоналізми або слова професійного жаргону. Використання нових слів у тексті документа повинно ґрунтуватися на оцінці того, чи є це слово терміном, чи називає поняття, яке має усталене позначення в мові.

Неологізми першої групи доцільно використовувати в діловій чи науковій мовах. Це слова на зразок автосалон, екофорум, комп’ютер, модельєр, марафон, стиліст, телефакс, супутникова інформація, робот тощо.

Неологізми другої групи, які включають слова ваучеризація, спікеріада і нескінченну низку новотворів із додатком євро (євроремонт, євроманікюр, єврокухня), не варто вживати в офіційній діловій мові. Це стосується слів, які в українській мові мають прямі відповідники усталеного традиційного значення:

домінувати — переважати

ексклюзивний — виключний

екстраординарність — особливість.

Слово вмирає з трьох причин. Перша — коли зникає народ, носії цієї мови, друга — коли зникає предмет, поняття чи явище, яким його називали. Обидві ці причини є об’єктивними, оскільки зумовлені реаліями дійсності. Третя причина — суб’єктивна: існуючі реалії починають зумисне називати інакше й навіть іншою мовою. Наприклад, існує й донині Верховна Рада України, а не Парламент, головує на ньому, звичайно, голова, а не спікер, виборці, а не електорат, обирають міського голову, а не мера міста, в якому зникли крамниці й магазини, а натомість з’явилися шопи, бутики й маркети.

Декілька порад щодо вживання неологізмів, іншомовних слів у діловій мові та в науковому стилі:

а) не слід використовувати іншомовні слова, якщо в українській мові є їх прямі відповідники;

б) треба використовувати іншомовні слова лише в тому значенні, в якому вони зафіксовані в сучасних словниках, а якщо є синоніми — добирати потрібні найточніші відповідники, виходячи з контексту;

в) не можна використовувати в одному тексті іншомовне слово і його український відповідник.

Перевага надається державній мові, що значною мірою полегшить діловодство й допоможе уникнути небажаних двозначностей і помилок.