Як і коли впроваджувати в діловодство ЗЗСО новий ДСТУ 4163:2020

Усі організаційно-розпорядчі документи повинні бути адаптовані до нових вимог ДСТУ.

З 1 вересня 2021 року усі юридичні особи, зокрема, заклади освіти, повинні застосовувати новий ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Відтепер візування, посвідчення копій, підпис, ознайомлення з документом, гриф та інші реквізити документів оформлятимуться по-новому.

У вебінарі юристка Інна Маніленко проаналізувала законодавчі новації, що регламентують порядок організації діловодства у закладах освіти та розглянула покроковий алгоритм управлінських дій з питань упровадження нового ДСТУ 4163:2020 у діловодство ЗЗСО.

Перед впровадженням нового ДСТУ документ необхідно знайти в офіційних ресурсах, ретельно вивчити, впровадити в діловодство закладу і тільки потім розпочинати активно його застосовувати, адже у керівника закладу освіти все має бути чітко та декларативно.

Організаційно-розпорядча документація закладу освіти

ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, а вони поділяються на організаційні, розпорядчі та інформаційно-аналітичні.

Організаційна документація

Статут.
Положення про відокремлений структурний підрозділ (філію опорного закладу освіти).
Структура і штатна чисельність.
Штатний розпис.
Колективний договір.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Інструкція з діловодства закладу освіти.
Номенклатура справ.
Посадова інструкція.
Робоча інструкція.

Розпорядча документація

Розпорядча складова будь-якого закладу освіти – це наказ. Вони можуть бути:

з основної діяльності закладу;
з руху учнів/вихованців;
з адміністративно-господарських питань закладу;
з кадрових питань закладу тривалого та тимчасового строку зберігання.

Інформаційно-аналітична документація

Протоколи.
Акти.
Довідки.
Характеристики.
Доповідні/пояснювальні записки.
Графіки відпусток.
Службові листи тощо.

Усі організаційно-розпорядчі документи повинні бути адаптовані до нових вимог ДСТУ.

Алгоритм дій щодо впровадження ДСТУ 4163:2020

Внести зміни до Інструкції з діловодства закладу освіти.
Подати проєкт Інструкції на схвалення експертної комісії закладу освіти.
Після схвалення створити наказ про затвердження і введення в дію Інструкції з діловодства закладу освіти в новій редакції з 01.01.2022.

Загальні аспекти змін в реквізитах

Пункт 4.3 ДСТУ

У разі виготовлення бланків документів використовуються такі реквізити як:

герб України (17 мм х 12 мм);
зображення емблеми (висота не більше ніж 17 мм);
найменування юридичної особи;
найменування юридичної особи вищого рівня;
найменування структурного підрозділу юридичної особи;
довідкові дані про юридичну особу;
код форми документа;
код юридичної особи;
назва виду документа;
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
місце складання документа;
адресат;
відмітка про контроль;
заголовок до тексту документа.

Пункт 4.4. ДСТУ

7 обов’язкових реквізитів бланків документів:

найменування юридичної особи;
назва виду документа;
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
заголовок до тексту документа;
текст документа;
підпис.

! Назва виду документа:

має бути на всіх видах документів, крім листів;
друкується великими літерами та має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі;
на поздовжніх бланках розміщується посередині, а на кутових – у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

Дата документа проставляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів України.

Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа. QR-код (21 мм х 21 мм) – у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа має містити реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь. Його розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

У найменуванні адресата допускається зазначати скорочене найменування юридичної особи ДОН КОДА:

(Директору Департаменту освіти і науки

Київської обласної державної адміністрації

Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ).

Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище, власне ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений термін. Позначають її великою літерою «К» або словом «Контроль».

Для того, щоб дізнатись більше про те, як і коли впроваджувати в діловодство ЗЗСО новий ДСТУ 4163:2020, переходьте за посиланням та дивіться вебінар Інни Маніленко: