Електронний документообіг. Лайфхаки від заступника директора

У сучасному світі цифрових технологій запровадження електронного документообігу – це необхідність, яка дає нам можливість встигати за усіма змінами. Він значно спрощує рух документів по закладу освіти та прискорює процес заповнення їх вчителями.

У своєму виступі заступниця директора з навчально-виховної роботи спеціалізованої школи № 196, освітня експертка Вікторія Шпильова розповість, як запровадити електронний документообіг у вашому закладі та для чого він потрібен.

Електронний документообіг – це створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Як зазначає спікерка, поки що такий формат документообігу можна запровадити в школах лише частково, адже у нас все ще залишаються документи, які необхідно зберігати в паперовому вигляді, проте вже зараз ми можемо спростити собі роботу з документацією у школі.

Як створюється електронний документообіг?

Можливість запровадження електронного документообігу у школах передбачено Інструкцією з діловодства у закладах загальної середньої освіти та затверджено Наказом МОН України від 25 червня 2018 року.

Обіг електронних документів здійснюється наступним чином: на сервері організації створюється база даних, доступ до них здійснюється через браузер (як правило, підтримку браузера визначає розробник створеного інтерфейсу). Доступ можливий як через локальну мережу, так і через Інтернет.

Далі документи завантажуються у виділені папки, які розподілені відповідно до організаційної структури.

Переваги електронного документообігу:

• паралельне виконання різних операцій: це скорочує час руху документів і підвищує оперативність їх виконання;

• безперервний рух документа.

Поступове запровадження повного електронного документообігу у школі в перспективі веде до започаткування електронного документообігу між школою та державними органами.

Окрім того, з минулого року у школах започаткували ведення електронних журналів для учнів з 1 до 4 класи. В електронний журнал потрібно обов’язково внести всіх вчителів, які викладають у вашому закладі освіти, розклад, дані про всіх учнів та їх оцінки. Вікторія Шпильова також звертає увагу на те, що в електронному варіанті батьки бачать оцінки лише своєї дитини.

Найважливішими документами для школи є:

• Статут.

• Правила внутрішнього розпорядку.

• Освітня програма.

• Стратегія розвитку школи.

• Річний план роботи школи.

Усі ці документи можна створювати в електронному форматі. Їх також обов’язково потрібно опублікувати на сайті школи.

Використання хмарних сервісів

Із запровадженням дистанційного навчання кожна школа для себе обрала платформу, на якій буде здійснювати дистанційну освіту. Більшість шкіл користуватись або Google Workspace for Education або Microsoft Offine 365 Education. Саме на них варто орієнтуватись в першу чергу, оскільки надійність, довговічність, безпечність збереження даних у цих корпорацій значно вища, ніж у будь-яких інших компаній. 

Google Workspace for Education та Microsoft Offine 365 Education мають ряд переваг у порівнянні з будь-яким іншим хмарним сервісом.

• Безкоштовність.

• Висока якість розробки.

• Регулярне оновлення.

• Відсутність реклами.

• Безпечність.

• Постійна доступність.

• Довговічність.

Спікерка зазначає, що хмарні сервіси є інструментами для вирішення певних педагогічних завдань, і ставитись до них варто саме як до інструментів. Немає сенсу намагатися використовувати все різноманіття доступних сервісів для виконання аналогічних завдань. Значно ефективніше буде обрати один, найбільш зручний і надійний, і максимально повно освоїти його можливості.

Для того, щоб дізнатись більше про ведення електронного документообігу переходьте за посиланням та дивіться виступ Вікторії Шпильової на конференції «Тенденції розвитку сучасної освіти: готовність до нового 2021-2022 навчального року» – https://vseosvita.ua/conference/10

Вас також може зацікавити такий матеріал:  Організація діловодства та інформаційна відкритість ЗЗСО: правові роз’яснення та практичні поради