Важливі етапи планування
Правильно буде розбити планування на кілька етапів: плани на 5 років, плани на рік, плани на місяць і плани на день. Починайте з планів на 5 років і з планів на найближчий рік. Цей план повинен складатися з кількох пунктів, в яких будуть записані ваші головні цілі. Не треба відразу гнатися за великим списком. Запишіть максимально 10 ваших великих цілей, а потім починаємо планування місяці.
Планування місяця складається з того, що ми виділяємо хоча б 3-5 головних цілей на місяць. Бажано, щоб вони відразу були розбиті по сферах діяльності. Також тут ми обов'язково враховуємо свій щоденний графік з конкретними датами. Наприклад, похід до косметолога або до лікаря, дні народження друзів і близьких. Все це краще записати відразу, щоб потім це все не звалилося в один день. У багатьох є проблема з тим, що вони забувають про значущі дати та купують подарунки в останній момент. Планування допоможе вам уникнути таких ситуацій.
Точна дата
Якщо у вас є якась справа, яку ви постійно відкладаєте, поставте чітку дату її закінчення. Наприклад, 10 березня ви повинні дописати свою книгу або вибрати будинок для покупки. Також не забудьте про нагороду за виконане в строк завдання.
Матриця Ейзенхауера
Цей метод допоможе вам розділити завдання на групи по терміновості та важливості.
Важливі й термінові справи, які ви повинні зробити в першу чергу, в найкоротший термін.
Важливі, але не термінові справи, які ви повинні зробити, але все ж вони поступаються рівню важливості справах з першого пункту. Їх можна відкласти на деякий час.
Не важливі справи, але термінові, які не мають чіткого кінцевого результату, але потребують вирішення.
Не важливі та не термінові справи, які можна або відкласти на невизначений термін або не робити зовсім. Наприклад, перегляд новин в інтернеті.
Поділ на сфери і планування бюджету
Раніше вже було згадано, що справи варто розписувати за сферами їх діяльності. З них варто звернути особливу увагу на сферу фінансів. Їх потрібно планувати як на місяць, так і на тиждень. Тому що, коли ми розписуємо план тільки на місяць, потім в кінці виявляється, що ми витратили занадто багато.
Рутинні справи
Не варто забувати про рутинні справи. Ми звикли записувати у свій щоденник тільки важливі завдання, повністю забуваючи про рутину. Здавалося б, навіщо записувати якийсь дзвінок або похід за продуктами? Але насправді саме ці справи забирають у нас найбільшу кількість часу.
Правило планування 60:40
Суть цього правила полягає в тому, що ви плануєте тільки 60 відсотків робочого часу, а решту 40 відсотків залишаєте на якісь справи, які передбачити просто неможливо. Також ви можете використовувати це правило, розподіливши процентне співвідношення порівну. Між непередбаченими та спонтанними справами.
Це важливо ще й тому що, якщо протягом дня ви зустрічаєтеся з непередбаченими обставинами, які заважають вам виконати план, ви починаєте турбуватися. Це може призводити до неврозів, тому завжди залишайте місце для непередбачених справ.
Контроль часу
У перші кілька місяців, коли ви тільки починаєте пізнавати процес планування, всі справи варто записувати з конкретною кількістю часу, яку ви розраховуєте на це витратити. Таким чином в кінці тижня, ви зможете перевірити чи вірно ви все вказали.
Хороші помічники в плануванні:
Паперовий блокнот або планери
Додаток Asona
Бітрікс24
Google Календарь
LeaderTask
Pocket Lists
