Основи електронного документообігу

Тема: Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за ознаками:

 найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

 походженням — службові (офіційні) й особисті: службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

 місцем виникнення — внутрішні та зовнішні: внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

 призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; напрямком — вхідні й вихідні;

 формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

 строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги; термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом; дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

 ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

 стадіями створення — оригінали, копії й виписки: оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

 за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні; складністю — прості (односкладові) й складні;

 строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

 технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом; носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.