Згідно сучасних вимог до організації діловодства кожний заклад освіти зобов’язаний щороку складати і затверджувати нову номенклатуру справ – систематизований перелік назв справ, що формуються у його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ призначена для встановлення у закладі освіти єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ.