Прийняття вчителя на роботу, зміна педагогічного навантаження, відпустка чи атестація працівника потребують належного документального оформлення. Помилки в датах, посадах або наказах можуть ускладнити підтвердження трудових відносин і нарахування виплат.
Розглянемо, які кадрові документи використовуються у школі, на що звернути увагу під час їх перевірки та як упорядкувати роботу з ними. Матеріал насамперед орієнтований на керівників державних і комунальних закладів загальної середньої освіти.
Хто відповідає за кадрову документацію у закладі освіти
Організація кадрової роботи залежить від структури та можливостей закладу. У школі може працювати окремий фахівець із кадрових питань, а в невеликому закладі відповідні обов’язки можуть бути розподілені між працівниками.
У державних і комунальних школах діловодство організовують відповідно до інструкції закладу, розробленої на основі Інструкції МОН № 676 та затвердженої керівником. Важливо, щоб працівники розуміли, хто готує кадрові документи, хто їх підписує, реєструє та забезпечує зберігання.
Кадрові документи потрібно не лише сформувати, а й регулярно оновлювати: оформлювати прийняття та звільнення працівників, готувати накази, вести облік робочого часу й перевіряти актуальність особових справ.
Незалежно від розподілу обов’язків, керівнику важливо розуміти, які документи використовуються в закладі та як вони пов’язані між собою.
Основні кадрові документи закладу освіти
У кадровій роботі використовують як документи, що визначають загальні правила для колективу, так і документи, пов’язані з конкретним працівником. Їхній склад залежить від виду закладу, його структури, категорій персоналу та конкретних трудових ситуацій.
Група документів | Приклади | Що варто перевірити |
Організаційні документи | Штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові та робочі інструкції | Чи актуальні документи та чи відповідають вони організації роботи |
Документи про працівників | Особові справи, документи про освіту й кваліфікацію | Чи наявні потрібні документи та чи актуальні відомості |
Документи про трудові відносини | Трудові договори, контракти, заяви, накази | Чи узгоджуються посади, дати, умови та підстави |
Документи з обліку робочого часу | Табелі та інші документи, що використовуються для обліку | Чи відповідають записи фактично відпрацьованому часу та оформленим кадровим подіям |
Документи про відпустки | Графік відпусток, заяви та накази | Чи погоджено графік і чи оформлено конкретні відпустки |
Документи щодо педагогічних працівників | Матеріали з атестації та підвищення кваліфікації | Чи збережено документи, що стосуються відповідних працівників |
Облікові та архівні документи | Журнали реєстрації, номенклатура справ, описи | Чи можна знайти документ і визначити порядок його зберігання |
Таблиця допомагає зорієнтуватися в основних групах, але не замінює перевірку вимог до конкретного закладу та конкретного документа.
Штатний розпис і посадові інструкції
Штатний розпис
Штатний розпис показує, які посади передбачені в закладі та як організований його штат. Під час перевірки варто зіставити його з кадровими наказами, трудовими договорами та фактичною структурою школи.
Зокрема, потрібно звернути увагу:
чи правильно зазначені назви посад;
чи відображені внесені зміни;
чи узгоджуються назви посад у різних документах;
чи використовуються актуальні редакції документів.
Якщо в наказі про прийняття працівника зазначена одна назва посади, а в штатному розписі — інша, причину розбіжності потрібно з’ясувати. Не варто автоматично виправляти документи, не перевіривши підстави відповідних записів.
Посадові та робочі інструкції
Інструкції допомагають визначити завдання, права та відповідальність працівників. Для школи це важливо, адже в одному колективі працюють педагоги, адміністративний, технічний та інший персонал.
Під час перегляду інструкцій варто перевірити, чи відповідають вони посаді та фактичній організації роботи. Також потрібно звернути увагу на ознайомлення працівників із документами в установленому порядку.
Шаблон може бути основою для роботи, але перед застосуванням його слід адаптувати до конкретного закладу й посади.
Документи при прийнятті працівника на роботу
Під час прийняття важливо перевірити не лише наявність документів, а й правильну послідовність оформлення трудових відносин.
Відповідно до статті 24 КЗпП працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця, та повідомлення про прийняття на роботу в установленому порядку.
Під час перевірки документів про прийняття зверніть увагу:
на правильність персональних даних і назви посади;
дату початку роботи;
умови праці, передбачені для працівника;
наявність документів, необхідних для відповідної посади;
узгодженість заяви, трудового договору — якщо його укладено письмово — та наказу;
виконання вимоги щодо повідомлення про прийняття на роботу.
Для окремих посад законодавство може передбачати додаткові вимоги. Водночас не слід вимагати від кандидата документи чи відомості, подання яких не передбачене законодавством.
Трудова книжка
Відомості про трудову діяльність працівника обліковуються в електронній формі. Водночас законодавство передбачає окремі дії з паперовою трудовою книжкою на вимогу працівника.
Зокрема, якщо людина вперше приймається на роботу та вимагає оформити трудову книжку, роботодавець має це зробити у визначений законом строк. Також на вимогу працівника роботодавець вносить належні записи до книжки, що зберігається у працівника.
Тому під час перевірки кадрового обліку варто окремо з’ясувати, які документи та відомості щодо трудової діяльності є у закладу і які дії необхідні в конкретній ситуації.
Особові справи працівників
Особова справа допомагає систематизувати документи, пов’язані з працівником. Її склад залежить від категорії працівника, підстав внесення документів і правил, які застосовуються до установи.
Перевіряючи особові справи, варто звернути увагу на такі питання:
Чи сформовано справи належним чином?
Чи можна швидко знайти потрібний документ?
Чи відповідають копії та відомості документам працівника?
Чи внесено зміни, якщо змінилися персональні дані або інші важливі відомості?
Чи є документи, пов’язані зі змінами посади та умов роботи?
Чи обмежений доступ до персональних даних?
Не варто збирати документи «про всяк випадок». Склад особової справи потрібно визначати за правилами, що застосовуються до закладу, та з урахуванням конкретної ситуації.
Кадрові накази: що потрібно звіряти
Накази з кадрових питань відображають події, пов’язані з трудовими відносинами: прийняття, переведення, надання відпустки, звільнення та інші кадрові рішення.
Під час роботи з наказом важливо перевіряти не тільки його наявність, а й зміст:
чи правильно зазначені прізвище, ім’я та посада працівника;
чи відповідає дата події документам-підставам;
чи чітко сформульовано кадрове рішення;
чи зазначено підставу видання наказу;
чи підписано та зареєстровано документ;
чи організовано ознайомлення працівника, коли воно потрібне.
Наприклад, якщо в заяві працівник просить надати відпустку з певної дати, а в наказі зазначена інша, це розбіжність, яку слід перевірити до оформлення документів або усунути у встановленому порядку.
Окреме питання — формування справ. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів передбачають групування наказів з кадрових питань за їх видами та строками зберігання. Документи різних строків зберігання не слід складати в одну справу без перевірки відповідних правил.
Табель обліку робочого часу та відпустки
Облік робочого часу
Табель використовують для обліку робочого часу працівників. Його дані важливі для розрахунків, тому записи потрібно звіряти з документами про відпустки, відрядження, тимчасову непрацездатність та інші події.
Під час перевірки варто з’ясувати:
хто відповідає за ведення табеля;
чи вчасно до нього вносять дані;
чи узгоджуються позначки з підтвердними документами;
чи передаються дані для розрахунку заробітної плати в установленому порядку.
Якщо, наприклад, працівник перебував у відпустці, це має бути належно відображено і в документах про відпустку, і в обліку робочого часу.
Графік і оформлення відпусток
Графік відпусток допомагає планувати відпочинок працівників і роботу закладу. Водночас сам графік не замінює оформлення конкретної відпустки.
Варто перевіряти, чи погоджено та доведено графік до відома працівників у встановленому порядку, а також чи відповідають дати в наказах і документах, що були підставою для їх видання.
Для педагогічних та інших працівників умови надання окремих видів відпусток можуть відрізнятися, тому їх слід перевіряти з урахуванням посади й чинних норм.
Документи педагогічних працівників: особливості
У школі кадровий облік має враховувати специфіку роботи педагогів. Окрім загальних документів про трудові відносини, важливими можуть бути документи про освіту, кваліфікацію, атестацію та підвищення кваліфікації.
Освіта та кваліфікація
Під час прийняття педагогічного працівника перевіряють документи, необхідні для відповідної посади. Надалі важливо підтримувати відомості в актуальному стані та належним чином зберігати документи, які заклад має право використовувати.
Атестація
Документи, пов’язані з атестацією, допомагають підтвердити проходження встановленої процедури та її результати. Варто перевіряти, чи належно оформлено рішення й чи збережено матеріали, що стосуються конкретного працівника.
Підвищення кваліфікації
Для обліку підвищення кваліфікації важливо мати впорядковані відомості про відповідні заходи та документи, що підтверджують їх проходження. Під час перевірки слід враховувати чинні правила для відповідної категорії педагогічних працівників.
Окремо доцільно звіряти документи, що стосуються педагогічного навантаження, його змін і замін тимчасово відсутніх працівників. Для цих ситуацій важлива узгодженість між управлінськими рішеннями, кадровими документами та даними, що використовуються для оплати праці.
Типові помилки в кадрових документах
Розбіжності в посадах і датах
Одна з найпоширеніших проблем — різні назви посади або дати в документах, що стосуються одного працівника. Тому документи варто перевіряти разом: наприклад, наказ про прийняття — зі штатним розписом і документом-підставою.
Застарілі посадові інструкції
Якщо обов’язки працівника або структура закладу змінилися, інструкція може вже не відповідати фактичній роботі. Періодичний перегляд допомагає вчасно виявити такі розбіжності.
Відсутні документи-підстави
Наказ може бути оформлений, але документ, на підставі якого його видано, складно знайти. Тому важливо не лише готувати документи, а й визначити зрозумілий порядок їх зберігання.
Неузгоджені накази й табелі
Відпустка, відрядження або інша подія мають бути відображені в кадрових документах і враховані в табелі. Якщо дані не збігаються, потрібно з’ясувати причину до подальших розрахунків.
Документи зберігаються без системи
Коли накази, особові справи й інші кадрові документи розміщені без визначеного порядку, знайти їх у потрібний момент складно. Це також ускладнює контроль строків зберігання та доступу до персональних даних.
Як перевірити кадрову документацію школи
Перевірку зручно проводити послідовно — від загальних документів до документів окремих працівників.
Крок 1. Визначте відповідальних. З’ясуйте, хто готує, підписує, реєструє та зберігає документи. За потреби перевірте, як ці обов’язки закріплені в закладі.
Крок 2. Складіть перелік документів. Використайте номенклатуру справ, локальні документи та вимоги, що застосовуються до закладу. Не обмежуйтеся загальним шаблоном з інтернету.
Крок 3. Перевірте наявність і актуальність. Зіставте документи з фактичною структурою школи, складом працівників і кадровими подіями.
Крок 4. Звірте пов’язані документи. Наприклад, накази про відпустки — з табелями, а відомості про посади — зі штатним розписом і документами працівників.
Крок 5. Зафіксуйте виявлені питання. Складіть перелік документів, які потрібно знайти, оновити або перевірити детальніше. Для кожного питання визначте відповідального та строк опрацювання.
Крок 6. Визначте спосіб усунення недоліків. Порядок дій залежить від ситуації. Не слід створювати документи заднім числом або виправляти записи без з’ясування належної процедури.
Чекліст для керівника закладу освіти
Використайте ці запитання як відправну точку для внутрішньої перевірки:
☐ Чи визначено, хто відповідає за кадрові документи?
☐ Чи актуальний штатний розпис і чи узгоджуються з ним назви посад у кадрових документах?
☐ Чи переглянуто посадові та робочі інструкції з урахуванням роботи закладу?
☐ Чи належно оформлено прийняття, переведення та звільнення працівників?
☐ Чи можна знайти документи-підстави для кадрових наказів?
☐ Чи відповідають відомості в особових справах актуальним даним працівників?
☐ Чи узгоджуються документи про відпустки та інші кадрові події з табелями?
☐ Чи впорядковані документи щодо педагогічного навантаження, атестації та підвищення кваліфікації?
☐ Чи групуються документи з урахуванням правил і строків їх зберігання?
☐ Чи захищено персональні дані працівників від доступу сторонніх осіб?
Відповідь «ні» на будь-яке запитання не завжди означає порушення: спочатку потрібно перевірити конкретні обставини та вимоги до закладу. Але така відповідь показує, яке питання варто розглянути детальніше.