Тема. Системи управління електронними документами. Технічні засоби обробки документів та інформації.
Сьогодні на уроці ми з вами ознайомимося з системами управління електронними документами.
Системи електронного документообігу (СЕД) - програмні засоби для створення документів, їх обробки, передачі, зберігання, узгодження та інших операцій, що реалізуються з використанням інформаційно-телекомунікаційних мереж. У СЕД відслідковуються створення і внесення змін у документи, терміни їх виконання, маршрути руху документів, контролюються версії. Охоплюється весь цикл діловодства - від постановки завдання на створення документа до його збереження в архів. Забезпечується класифіковане централізоване зберігання документів, управління потоками їх переміщення, розмежування прав доступу користувачів до документів відповідно до виконуваних функцій в системі. При впровадженні СЕД враховуються організаційно-штатна структура підприємства, а також можливість її масштабування та інтеграції з іншими корпоративними системами.
Під електронним документообігом розуміють – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Основні поняття електронного документообігу
Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп’ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Основні принципи організації електронного документообігу
Одноразова реєстрація документа.
Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
Безперервність руху документа.
Ефективно організована система пошуку документа.
Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів.
Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу.
Функції систем електронного документообігу
Підтримка життєвого циклу документів
Управління доступом
Централізоване управління документами
Забезпечення конфіденційності
Колективна робота над документами
Інтеграція з іншими системами
Маршрутизація документа
Docs Fusion і Docs Open (розробник компанія Hummingbird). Це одна з найпопулярніших у світі систем, що відносяться до класу «електронних архівів». На вітчизняному просторі Docs Ореn представлена досить давно і вже застосовується в багатьох організаціях. Docs може ефективно застосовуватися і в організаціях із великою кількістю співробітників (тисячі осіб), і в невеликих фірмах, де працює п'ять-шість чоловік. Система в першу чергу позиціонується як така, що призначена для організацій, які займаються інтенсивним створенням документів та їх редагуванням (головні офіси компаній, консалтингові компанії, органи влади тощо).
Documentum - це система управління документами, знаннями та бізнес- процесами для великих підприємств і організацій. Система тільки починає впроваджуватися в нашій країні, але вже давно і міцно зайняла позиції одного з лідерів індустрії. Documentum – це більшою мірою платформа, готовий продукт, призначений для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених проектних групах, організації корпоративного діловодства, динамічного керування вмістом корпоративних інтернет-порталів.
У продукті передбачено все, що потрібно для великої організації – це інтегрована система, що дозволяє комплексно вирішувати досить широкий спектр завдань. Вона володіє необхідною функціональністю для автоматизації ділових процесів, тобто забезпечує маршрутизацію, затвердження, розподіл, повідомлення і контроль виконання.
Microsoft SharePoint Portal Server. Система є електронним архівом з розвиненими засобами підтримки спільної роботи. Це, мабуть, перший продукт компанії Microsoft, який може претендувати на роль корпоративного. Підтримує спільне створення документів, ведення версій документів, вилучення та повернення документів до архіву (check-out, check-in). У ньому немає Windows-клієнта як такого. Для доступу до архіву використовується Web-клієнт (сторонні розробники можуть дописувати для нього свої компоненти) і компонент, інтегрований у Windows Explorer, що дозволяє звертатися до архіву як до набору файлів.
Дайте відповіді на запитання
Що таке електронний документообіг?
Які основні принципи електронного документообігу?
Які функції системи електронного документообігу
що таке система Documentum?
ВІдповіді на запитання в письмовій формі скинути мені у Вайбер