Чи ловили ви себе колись на думці, що 24 годин у добі катастрофічно не вистачає? Постійний поспіх, нескінченні списки завдань і хронічна втома часто заважають нам насолоджуватися самим життям. Проте час – це не просто ресурс, яким ми не можемо керувати; це простір для наших можливостей. Правильний тайм-менеджмент допомагає не лише встигати більше, а й вивільняти до 30% часу для того, що дійсно має значення: родини, саморозвитку та відпочинку. Ось 13 простих, але ефективних правил, які допоможуть вам навести лад у щоденних справах і повернути контроль над власним життям.
Правила «володіння» часом
Плануйте робочий час. Вам знову хочеться додати 25-ту годину? Насправді часу в добі завжди достатньо, питання лише в умінні його використовувати. Буває, ви хочете витратити час на одне, а в результаті робите щось абсолютно інше. Встановіть режим роботи і дотримуйтеся його. Ваше тіло і розум самі адаптуються, адже недарма кажуть: «звичка – друга натура». Планувати можна і потрібно все, що ви робите впродовж дня. Складіть список справ і подивіться, як розподіляється ваш графік по днях тижня. Цілком можливо, що якісь дні перевантажені, а якісь – вільніші. Розподіліть навантаження більш рівномірно із зазначенням дати і часу виконання на тиждень і на кожен день. Планувати можна двома способами: вручну (вести нотатки у блокноті чи органайзері) або за допомогою спеціальних комп’ютерних програм (Excel, Word або мобільних додатків). Планування краще робити наприкінці кожного дня, тобто звечора розписувати собі завдання на наступну добу, а також робити помітки про вже виконане.
Розставляйте справи за пріоритетністю. Усі завдання розподіліть за двома категоріями – важливість і терміновість. Починайте з термінових та важливих, далі – термінових, але менш важливих, потім – важливих, але не термінових і т. д. Розстановка пріоритетів дозволить виокремити головне і відкинути зайве. Критерії важливості можуть бути будь-якими: від значущості проєкту до фінансової мотивації. Так ви зможете заощадити і час, і власні сили. Ранжуйте денні справи за принципом «горить» і «може почекати». Щось потрібно виконати просто зараз, а щось може почекати до наступного тижня. Також корисно навчитися переглядати тексти швидким поглядом, вихоплюючи з контексту тільки те, що дійсно необхідно. Це значно скоротить час на визначення пріоритетності завдань. І не нехтуйте щоденниками та електронними записниками.
Концентруйтеся на одному. У цьому пункті все просто. Якщо ви виконуєте відразу багато справ, то ваша продуктивність падає. Візьміть собі за правило не приступати до нового завдання, поки не закінчили попереднє. Коли ви виконуєте якусь невелику справу, кількість перемикань уваги має бути мінімальною. Наприклад, якщо ви обіцяли передзвонити комусь із батьків, то набагато економніше з погляду часу і душевних сил буде зробити це відразу. А не п’ять разів на день згадувати про це, потім благополучно забути, згадати об одинадцятій вечір і докоряти собі за забудькуватість.
Позбавляйтеся «пожирачів часу». Виконуйте завдання послідовно та в порядку їхньої важливості. Не перескакуйте; переходьте до нової справи лише після повного завершення попередньої. Це дозволить якісніше працювати та витрачати менше зусиль. Мінімізуйте або взагалі виключте безцільне гортання соцмереж, постійну перевірку електронної пошти, перегляд телепередач, довгі теревені по телефону та часті «перекури». На ці речі ми марно витрачаємо дуже багато корисного часу. Подумайте, які саме ваші «пожирачі часу» і як ви можете з ними боротися.
Спочатку – найважче. Як показує практика, спочатку краще виконувати найскладніші справи. Якщо відкладати масштабні завдання, є ризик взагалі їх не виконати. Плюс весь день вас не полишатиме відчуття незавершеності, яке заважатиме іншим справам. До речі, в процесі виконання довгострокового і великого завдання кількість «перемикань» на відпочинок має бути, навпаки, більшою, інакше ви швидко втомитеся. Краще сідати за важливу роботу зранку – це найпродуктивніший час. А другорядні справи можна відкласти на вечір.
Успішний бізнес-консультант Браян Трейсі казав: «З’їжте жабу на сніданок», де «жабою» він називав найважче завдання дня. Справа в психології — на початку дня у людини найбільше психічних та фізичних сил. А от наприкінці дня краще виконувати легші та приємніші справи, що не потребують великої концентрації.Адекватно оцінюйте свої сили. Ставте перед собою реальні завдання. Уникайте великої количества безглуздих і неважливих планів. Краще запланувати і виконати 5 справ, аніж запланувати 15 – і не зробити жодної.
Не беріть роботу додому. Як би дивно це не звучало, але вдома продуктивно працювати можуть далеко не всі, адже там є безліч відволікаючих чинників. Тож не кажіть собі: «Зроблю це вдома». Ні, вдома ви маєте бути разом зі своєю родиною, собакою, кішкою чи друзями, але тільки не з роботою. Вдома ви повинні відпочивати, щоб із новими силами почати наступний день.
Плануйте справи заздалегідь. Рухайтеся від більшого до меншого: від довгострокових цілей до короткострокових. Складне завдання простіше розбити на кілька дрібних кроків. Ставте перед собою конкретну мету (образ бажаного результату). Якщо у мети не буде вимірних параметрів, ви не зможете визначити, чи досягли її. Не ставте цілей, які призводять до збільшення стресу. Мета має бути орієнтована на результат, бути значущою для вас і конкретизованою в часі (наприклад, провести батьківські збори такого-то числа).
Навчіться говорити «НІ». Якщо якісь справи або люди не входять до ваших планів, краще відразу сказати «ні». Не потрібно думати, що вас не так зрозуміють. Ви маєте право відмовити, особливо якщо чуже прохання забирає ваш особистий час. Також навчіться делегувати. При плануванні дуже важливо встановити, яку роботу ви мусите виконати особисто, а яку можна передоручити. Наприклад, ви можете запросити на батьківські збори фахівця (медика, психолога, логопеда) – вони вже володіють інформацією, яку ви шукали б в інтернеті пів дня.
Чистий стіл. Нехай говорять, що безлад на столі – це ознака творчої натури. Проте у відомих і успішних людей стіл зазвичай чистий, і все лежить на своїх місцях. Такий порядок дозволяє знайти потрібне за лічені секунди. Не соромтеся також просити колег не відволікати вас від роботи, коли ви зайняті.
Не поспішайте. Коли ви взялися за справи, краще не поспішати й виконувати все розмірено. Поспіх лише призводить до помилок, а отже – до додаткових витрат часу на їхнє усунення. Важливо пам’ятати, що роботу завжди оцінюють за результатом. Тому необхідний самоконтроль: якщо ви бачите, що мети досягнуто, обов’язково похваліть себе за це. Це додасть натхнення та сил для підкорення нових вершин. Також не забувайте про самоаналіз (особливо якщо справу так і не вдалося завершити успішно).
Відпочивайте. Як не дивно, але якість відпочинку прямо пропорційна ефективності в роботі. Коли людина добре відпочиває, вона працює продуктивніше й усе встигає. Тому, якщо ви відчуваєте виснаження і розумієте, що потрібен перепочинок, краще влаштувати собі вихідний.
Мотивуйте себе! Якщо ви відчуваєте брак натхнення та небажання діяти, згадайте про свою мету. Візуалізуйте те, чого хочете досягти, уявіть, що ви отримаєте після завершення всієї роботи, і постійно тримайте в пам’яті кінцевий бажаний результат. Це допоможе не втратити запалу та наснаги.
Виконання цих нескладних порад обов’язково покращить ваші «стосунки» з часом та допоможе здійснити навіть найсміливіші мрії!
